Efisiensi Laporan Rutin BPR kepada OJK dengan Document Management System
Bagaimana sebenarnya kehadiran Document Management System dapat menjadi ujung tombak pelaporan yang lebih efisien bagi BPR yang ditujukan kepada OJK?
Bagi beberapa orang yang belum mengetahui tentang fungsi dari Document Management System (DMS), tentunya jawaban atas pertanyaan tersebut menjadi krusial. Apalagi jika Anda sedang menghadapi era disrupsi teknologi seperti saat ini, di mana semua sudah serba digital. Tentunya tanpa kehadiran sistem yang tepat, Anda akan kesulitan dalam menjadikan proses pelaporan untuk tujuan audit keuangan menjadi lebih efektif.
Untuk itu, informasi mengenai fungsi dan juga adaptasi manajemen arsip digital dengan aplikasi DMS bagi BPR ini penting untuk diketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengenal Lebih Dekat Mengenai Fungsi Document Management System
Bagi Bank Perkreditan Rakyat (BPR) yang belum mengenal Document Management System, maka sangat penting untuk mengetahui fungsi yang sebenarnya dari aplikasi ini. Adapun secara umum, aplikasi DMS memiliki beberapa fungsi bagi BPR, antara lain:
Menjadikan sistem penataan dokumen lebih mudah dan efisien
Tanpa adanya aplikasi DMS, Anda akan kesulitan dalam menata dokumen, khususnya dokumen aktif yang sering keluar-masuk dari gudang kearsipan. Tentunya hal tersebut dapat diatasi dengan adanya DMS, karena mampu menjadikan proses indexing lebih cepat, sehingga temu kembali informasi mengenai laporan yang dibutuhkan untuk laporan rutin kepada Otoritas Jasa Keuangan (OJK) menjadi mudah dilakukan.
Proses yang lebih cepat dalam data sharing
Kehadiran data sharing yang lebih cepat menjadi kelebihan yang dapat menjadikan transaksi yang dilakukan oleh BPR menjadi lebih cepat pula. Tidak ada lagi kesulitan pencarian dokumen, karena semua tersedia secara digital dan dapat diakses dengan cepat melalui Document Management System
Mempermudah akses laporan dari mana saja
Untuk menghadapi pandemi yang mengharuskan banyak instansi keuangan mengubah pola kerja menjadi Work From Home, adanya Document Management System juga dapat menjadikan akses laporan keuangan yang dibutuhkan untuk OJK dapat dilakukan dari mana saja.
Apalagi jika Anda menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc, tentunya Anda tidak hanya dapat memanfaatkan aplikasi web based yang dapat Anda gunakan hanya dengan browser biasa, tetapi juga menikmati beragam fitur yang berpotensi meningkatkan produktivitas bisnis Anda.
Cara Meningkatkan Efisiensi Laporan dengan Aplikasi DMS
Dalam operasional bisnis, tentunya pemilihan sistem yang tepat sangatlah penting. Untuk itu, Anda dapat meningkatkan efisiensi pelaporan rutin kepada OJK dengan memanfaatkan aplikasi Primadoc.
Aplikasi ini dirancang khusus oleh tim profesional di bidang kearsipan dan juga teknologi agar dapat menghadirkan solusi yang tepat untuk instansi perbankan seperti Bank Perkreditan Rakyat.
Dalam menjalankan fungsinya sebagai Document Management System, aplikasi PrimaDoc dapat membantu Anda dalam mengerjakan banyak hal, yaitu:
Pencarian dokumen laporan berdasarkan kata kunci
Pencarian berdasarkan kata kunci (keyword) akan memangkas waktu yang Anda butuhkan untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan, mulai dari laporan keuangan hingga aktivitas transaksi perbankan selama periode tertentu.
Dilengkapi fitur retensi dokumen
Untuk menghemat ruang penyimpanan (storage) pada server, aplikasi Document management System dari PrimaDoc juga dilengkapi fitur untuk mengatur jadwal retensi arsip, sehingga arsip inaktif yang tidak dibutuhkan lagi dapat segera dimusnahkan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Mengetahui ringkasan dokumen dengan mudah
Setiap dokumen yang akan Anda akses akan dilengkapi dengan deskripsi konten yang menjelaskan tentang ringkasan informasi dari dokumen. Dengan begitu, Anda dapat menemukan dokumen laporan yang tepat untuk kebutuhan pelaporan rutin kepada Otoritas Jasa Keuangan.
Mengatur hak akses dokumen agar lebih aman
Dengan adanya fitur pengaturan hak akses, Anda juga dapat mengatur akses terbatas bagi setiap user berkat adanya teknologi enkripsi yang disematkan pada aplikasi PrimaDoc. Hal ini dapat menurunkan risiko dokumen yang akan Anda laporkan kepada OJK dari tangan jahil yang tidak bertanggung jawab.
Selain beberapa cara di atas, sebenarnya masih banyak lagi cara lainnya untuk menggunakan aplikasi Document Management System dari PrimaDoc dengan lebih optimal, terutama dalam membantu proses pelaporan rutin kepada OJK dengan lebih efisien.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi dari PrimaDoc ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk selengkapnya! (Pradana)
