Pantau Retensi Arsip Inaktif dengan Aplikasi PrimaDoc
Kehadiran aplikasi PrimaDoc dapat menjadi solusi untuk membantu Anda dalam memantau jadwal retensi dokumen inaktif agar tidak terlewat dari jadwal yang seharusnya. Apalagi jika Anda memiliki bisnis yang terbilang produktif dan volume dokumen yang cukup tinggi, tentunya tidak mungkin melakukan pemantauan dokumen satu persatu, karena akan memakan waktu yang sangat banyak.
Belum lagi jika ternyata ada arsip inaktif yang sulit ditemukan, tentunya hal ini dapat menimbulkan masalah yang dapat merugikan perusahaan yang Anda kelola.
Untuk itu, Anda perlu memahami lebih lanjut tentang cara aplikasi PrimaDoc dalam membantu Anda melakukan monitoring retensi dokumen, baik untuk arsip aktif maupun inaktif. Apa saja yang dibutuhkan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Manfaat Retensi Dokumen dengan Aplikasi PrimaDoc
Untuk memahami tentang peran penting dari aplikasi PrimaDoc, maka Anda perlu mengetahui tentang manfaat solusi ini dalam membantu Anda dalam mengelola jadwal retensi arsip. Adapun beberapa manfaat tersebut meliputi:
- Mempermudah proses retensi arsip
Sebelum adanya aplikasi DMS seperti yang dimiliki PrimaDoc, retensi arsip biasanya dilakukan dengan penjadwalan terstruktur yang perlu diawasi langsung oleh bagian kearsipan dan juga manajemen perusahaan. Dengan adanya aplikasi PrimaDoc, waktu yang dibutuhkan untuk penyusunan jadwal retensi arsip dapat diminimalisir, karena aplikasi ini dilengkapi dengan fitur untuk mengatur retensi arsip yang sudah tidak terpakai (inaktif).
- Mengurangi tumpukan dokumen di gudang arsip
Tumpukan dokumen dapat menjadi momok yang serius bagi perusahaan, karena dapat mempengaruhi produktivitas operasional bisnis Anda. Oleh karena itu, aplikasi PrimaDoc juga berperan penting dalam mengurangi tumpukan dokumen dengan lebih efisien, tanpa risiko jadwal retensi arsip yang terlewat dan berakibat pada membludaknya volume arsip yang Anda miliki.
- Menambah ruang penyimpanan arsip
Retensi arsip dengan menggunakan aplikasi PrimaDoc juga sebenarnya bermanfaat untuk menambah luas ruangan yang Anda gunakan sebagai gudang arsip, karena arsip inaktif telah dimusnahkan sesuai dengan jadwal yang seharusnya. Dengan begitu, bagian kearsipan dapat bekerja dengan optimal untuk mengelola seluruh dokumen yang Anda miliki, baik dokumen fisik maupun digital.
- Membantu pemenuhan amanat undang-undang
Perlu Anda ketahui, pemerintah melalui Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan telah menyebutkan bahwa setiap perusahaan diwajibkan untuk melaksanakan retensi arsip bagi arsip inaktif yang telah disimpan selama minimal 10 tahun. Tanpa adanya aplikasi PrimaDoc, tentunya penyusunan retensi arsip menjadi sulit dilakukan. Oleh karena itu, kehadiran solusi dari PrimaDoc ini juga dapat membantu Anda dalam mematuhi peraturan yang berlaku, sehingga Anda terhindar dari risiko sanksi administrasi dan juga pidana yang dapat memberatkan perusahaan.
Cara Aplikasi PrimaDoc Membantu Proses Retensi Arsip
Setelah sebelumnya sempat dibahas sedikit tentang fitur ‘retensi arsip’ yang terdapat di dalam aplikasi PrimaDoc, selanjutnya Anda perlu mengetahui tentang cara kerja dari fitur ini dalam membantu Anda untuk monitoring proses retensi dokumen.
Secara sederhana, cara kerjanya dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Arsip digital berhasil diunggah, yang dilakukan oleh arsiparis atau pejabat arsip yang memiliki akses di aplikasi DMS dari PrimaDoc.
- Mengisi semua kolom yang dibutuhkan, mulai dari nama dokumen, deskripsi konten yang menampilkan ringkasan isi, hingga pengaturan hak akses.
- Mengganti kolom retensi arsip, yang tersedia sebelum Anda akan melanjutkan otentikasi dokumen kepada pejabat perusahaan.
- Jadwal retensi arsip tersusun otomatis, yang dapat Anda akses dengan membuka aplikasi PrimaDoc melalui browser komputer, laptop, atau juga tablet PC.
Dengan cara kerja di atas, nantinya bagian kearsipan perusahaan dapat melakukan monitoring terhadap dokumen yang hampir habis masa retensinya dengan mudah. Tidak perlu mengecek langsung dokumen yang tersimpan, karena semuanya dapat dilakukan lewat aplikasi PrimaDoc.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai aplikasi PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
