Integrasikan Pelayanan Digital dengan Digitalisasi Arsip PrimaDoc
Membangun sistem pelayanan digital bukan hal yang mudah, meskipun banyak perusahaan yang telah menggunakannya. Tidak ada batasan atau bentuk baku dari strategi tersebut, sehingga setiap pimpinan perusahaan perlu menganalisanya secara kreatif sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Salah satu di antaranya, strategi mengintegrasikan sistem pelayanan dengan digitalisasi arsip.
Meskipun teknologi digital telah banyak dimanfaatkan dalam aktivitas bisnis, penyimpanan dokumen digital masih tergolong sistem yang cukup baru. Kebanyakan perusahaan masih menerapkan pengelolaan dokumen secara manual. Setiap data yang diolah melalui komputer, mayoritas dibuat dokumen versi cetaknya dan kemudian disimpan di gudang arsip konvensional. Termasuk saat menjalankan aktivitas pelayanan, perusahaan retail masih lebih banyak memanfaatkan sistem pengelolaan berbasis cetak untuk dokumen transaksi pembelian, data pelanggan, pengelolaan gudang dan sebagainya.
Dengan masih banyaknya perusahaan yang belum memahami potensi digitalisasi arsip untuk mendukung sistem pelayanan perusahaan, kami menyajikan artikel ini. Anda akan mendapatkan penjelasan yang lebih mendalam tentang berbagai manfaat ketika pelayanan digital perusahaan diintegrasikan dengan sistem penyimpanan digital!
Kebutuhan Sistem Pelayanan Digital
Untuk menciptakan kepuasan pada pelanggan, sistem pelayanan yang dijalankan harus didukung oleh setiap komponen penting yang diperlukan. Dalam hal ini, sistem pelayanan digital akan berjalan secara optimal jika didukung oleh komponen-komponen berikut:
- Perangkat Keras Berkualitas
Kualitas dari perangkat keras yang dimanfaatkan, akan berpengaruh terhadap pada sistem saat digunakan. Perangkat yang memiliki kualitas yang baik, akan memberikan akses yang lebih cepat dan koneksi yang lebih stabil. Pelanggan dapat menerima pelayanan yang lebih responsif dan memuaskan.
- Software yang Mudah Dioperasikan
Komponen kedua ini juga sangat penting untuk membangun sistem pelayanan digital yang mudah dipahami oleh pelanggan. Mereka dapat memilih produk ataupun melakukan transaksi tanpa terganggu oleh beragam fitur yang membingungkan. Selain itu, software yang mudah dioperasikan juga akan lebih mudah untuk diintegrasikan dengan sistem digitalisasi arsip. Karyawan tidak perlu banyak belajar hal baru untuk beradaptasi dengan keseluruhan sistem digital yang dibangun.
- Prosedur yang Praktis
Semakin praktis prosedur yang dibuat dalam sistem pelayanan, semakin senang pelanggan untuk terus menjalaninya. Mereka tidak akan segan untuk melakukan pembelian kembali karena sistem pelayanan yang didapatkan tidak merepotkan.
- Penyimpanan yang Handal
Sistem digital akan selalu membutuhkan dukungan sistem penyimpanan yang prima. Pelayanan kepada pelanggan tidak akan efektif jika perusahaan masih menggunakan sistem penyimpanan dokumen konvensional. Di era ketika pelanggan menuntut pelayanan yang cepat, digitalisasi arsip menjadi solusi terbaik. Dokumen dapat lebih mudah diakses, tanpa terpengaruh aspek jarak dan waktu.
Tips Membangun Sistem Penyimpanan Arsip Digital
Meskipun secara prinsip memiliki fungsi yang sama, masing-masing sistem penyimpanan arsip digital dibangun dengan algoritma dan fitur yang berbeda. Itulah sebabnya, sebelum memutuskan sistem digitalisasi arsip yang akan digunakan, perusahaan sebaiknya melakukan observasi mendalam terhadap beberapa hal berikut:
- Pengkategorian Arsip
Penyimpanan digital lebih memudahkan pegawai untuk mencari file, salah satunya karena terdapat dukungan fitur pengkategorian arsip. Dengan adanya fitur tersebut, perusahaan dapat membuat sistem pengelompokkan arsip yang membuatnya lebih rapi dan lebih mudah untuk ditemukan kembali.
- Sistem Pengelolaan Arsip
Bagian berikutnya yang juga perlu diamati sebelum memilih sistem digitalisasi arsip adalah fitur manajemen dokumennya. Memang benar bahwa arsip yang lebih sering diakses adalah arsip yang aktif. Namun, akan jauh lebih baik jika sistem juga menyediakan fitur manajemen untuk arsip yang tidak aktif maupun arsip retensi.
- Fitur Keamanan
Penyimpanan dokumen digital sering diragukan sisi keamanannya dalam menyimpan data penting. Data dianggap lebih mudah bocor dan dikirimkan ke pihak lain melalui internet. Itulah mengapa fitur keamanan juga menjadi salah satu hal yang sangat penting dalam sistem digitalisasi arsip. Perusahaan perlu memastikan bahwa sistem yang akan diterapkan juga dilengkapi dengan fitur ini.
Dengan tersedianya semua fitur tersebut, perusahaan akan mendapatkan dukungan optimal untuk sistem pelayanannya. Arsip yang terkategori akan memungkinkan setiap dokumen pelayanan ditemukan dengan lebih cepat untuk pelanggan. Perusahaan pun tidak perlu mengkhawatirkan dokumen pelayanan hilang meskipun telah berusia lama, karena tersedia fitur untuk pengelolaan arsip inaktif. Sedangkan fitur keamanan menjamin setiap data strategis perusahaan dan data pribadi pelanggan terjaga dengan baik.
Digitalisasi arsip PrimaDoc yang dilengkapi dengan berbagai fitur tersebut dapat memberikan sistem yang lebih praktis dan aman. Setiap dokumen pelayanan dikelola di dalam satu tempat penyimpanan terpusat, memudahkan proses integrasi dengan sistem pelayanan yang digunakan. Dapatkan lebih banyak informasi dan konsultasikan setiap kebutuhan sistem digital Anda dengan tim marketing PrimaDoc! (Pradana)
