Cara Aman Menghancurkan Dokumen Penting yang Tidak Terpakai
Dokumen penting yang sudah tidak digunakan tidak dapat dibuang langsung, karena mengandung informasi yang sensitif untuk perusahaan atau instansi pemerintahan. Cara yang paling aman agar tidak jatuh ke tangan orang yang salah bukanlah dengan membuangnya semata, tetapi harus dihancurkan.
Meskipun begitu, Anda tidak dapat asal menghancurkannya, karena dokumen penting yang tidak terpakai masih dapat terbaca. Apalagi jika dokumen fisik tersebut bersifat rahasia, tentunya Anda tidak ingin informasi di dalamnya disalahgunakan oleh sembarang orang bukan? Oleh karena itu, beberapa cara menghancurkan dokumen penting berikut ini penting untuk untuk diketahui. Berikut adalah ulasan selengkapnya!
- Menggunakan Mesin Penghancur Kertas
Cara menghancurkan dokumen penting yang pertama adalah dengan memanfaatkan mesin penghancur kertas. Akan tetapi, cara ini terbilang cukup mahal, karena Anda butuh untuk membelinya jika di kantor memang tidak tersedia. Untuk mengakalinya, Anda dapat memilih mesin penghancur bekas dengan harga yang lebih terjangkau dibandingkan yang baru.
Saat ini ada banyak penghancur kertas yang tersedia dalam berbagai bentuk, ukuran, dan kualitas. Perlu Anda ketahui, mesin penghancur yang paling efektif biasanya yang memiliki harga lebih tinggi dan dapat dimanfaatkan untuk menghancurkan kertas dengan volume yang lebih tinggi dan efisien. Oleh karena itu, Anda perlu mencari tahu kebutuhan penghancuran dokumen penting terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk membelinya.
- Membakar Dokumen Penting yang Tidak Terpakai
Selain menggunakan mesin penghancur kertas, sebenarnya Anda juga dapat menghancurkan dokumen penting yang tidak terpakai dengan cara dibakar. Memang cara ini dapat mencemari lingkungan dan dapat menyebabkan polusi jika asapnya tidak dijaga dengan baik. Meskipun begitu, cara ini cukup efektif untuk menghancurkan dokumen berisi informasi sensitif yang Anda miliki.
Pada dasarnya, agar dokumen penting dapat dihancurkan dengan lebih aman, Anda memerlukan tempat yang jauh dari risiko terjadinya kebakaran. Misalnya, dengan menggunakan tong berbahan besi atau juga kaleng bekas. Selain itu, Anda juga bisa membakarnya dengan cara menggali tanah di pekarangan atau memanfaatkan api unggun jika memang volume kertas yang akan dihancurkan cukup besar.
- Menghancurkannya secara Manual dengan Tangan
Jika memang jumlah dokumen penting yang berencana dihancurkan tidak terlampau banyak, Anda juga dapat menggunakan cara menghancurkan dokumen penting secara manual dengan menyobeknya menggunakan tangan. Cara ini memang tidak terlalu aman, tapi dapat Anda terapkan jika suatu saat dalam kondisi mendesak untuk menghancurkan berkas dokumen.
Akan tetapi, Anda perlu memastikan agar setiap huruf yang ada di dalam kertas tersebut tidak lagi dapat terbaca. Anda juga dapat memanfaatkan gunting untuk mempermudah penghancuran kertas. Dengan begitu, dokumen penting Anda aman dari pihak yang tidak diinginkan.
- Menjadikannya sebagai Pupuk Kompos
Cara menghancurkan dokumen penting lain yang juga aman adalah dengan mengubahnya menjadi pupuk melalui proses pengomposan. Meskipun begitu, perlu diingat bahwa pengomposan dengan kertas dapat lebih maksimal kertas tersebut telah diparut atau dipotong kecil-kecil. Dengan begitu, dokumen penting tersebut tidak lagi dapat dibaca.
Untuk melakukan pengomposan, Anda dapat mencampur sisa dokumen penting tersebut bersama sisa sampah dapur yang akan dijadikan kompos, seperti sisa makanan, sayuran, atau kulit buah. Perlu Anda ketahui, kertas sendiri terbuat dari karbon, sehingga hasil pengomposan menggunakan kertas juga baik untuk pertumbuhan tanaman di kantor Anda.
- Menghentikan Penggunaan Kertas
Selain beberapa cara di atas, sebenarnya Anda juga dapat mencegah dokumen penting yang dimiliki bocor dengan cara beralih menggunakan dokumen digital. Dengan begitu, Anda tidak perlu lagi cara menghancurkan dokumen penting, karena seluruh dokumen yang Anda miliki tersedia dalam format elektronik. Selain itu, digitalisasi dokumen juga dapat memperpanjang usia dokumen Anda. Jika memang nantinya tidak dibutuhkan lagi, Anda cukup menghapusnya dari media penyimpanan.
Apalagi sudah banyak perusahaan yang telah menyediakan jasa alih media dokumen yang dapat Anda pilih. PrimaDoc dapat menjadi pilihan yang tepat untuk Anda, karena layanan pengelolaan arsip fisik dan digital-nya telah dipercaya banyak perusahaan serta memiliki sertifikat ISO 9001 untuk excellent quality. Untuk informasi selengkapnya, Anda dapat menghubungi PrimaDoc di sini.
Jadi, tidak perlu ragu lagu untuk menghancurkan dokumen penting yang Anda miliki. Dengan menerapkan beberapa cara di atas, informasi sensitif yang Anda miliki lebih aman, proses bisnis di organisasi Anda pun tetap berjalan. Jika memang informasi ini bermanfaat, jangan lupa untuk membagikannya dengan rekan Anda ya. Selamat mencoba! (Pradana)
