Kelola Jadwal Retensi Arsip dengan Optimal

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan elemen penting bagi pusat kearsipan sebuah organisasi, karena menyangkut masa simpan dari arsip yang dibutuhkan oleh perusahaan atau instansi pemerintahan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, retensi arsip merujuk pada jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Sementara itu, JRA merupakan daftar yang berisi jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, dan juga keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang akan dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan untuk kebutuhan organisasi pemerintahan atau swasta.

Oleh karena itu, JRA sangat penting bagi perusahaan, karena dibutuhkan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Meskipun begitu, masih banyak yang belum mengetahui pengelolaan jadwal retensi arsip yang optimal. Jika ada kesalahan, bukannya tidak mungkin akan terjadi kesalahan dalam pemusnahan arsip.

Jadi, bagaimanakah cara untuk mengelola jadwal retensi arsip yang tepat? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengenal Tujuan dan Manfaat Pembuatan Jadwal Retensi Arsip

Hal pertama yang perlu Anda ketahui sebelum mengetahui pengelolaan jadwal retensi arsip adalah mengenal terlebih dahulu tujuan dari dibuatnya JRA. Beberapa tujuan tersebut meliputi:

Memenuhi persyaratan hukum, yaitu berlandaskan Pasal 53 Ayat (3) Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 menyebutkan bahwa setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, BUMN, BUMD, dan juga perusahaan swasta diwajibkan untuk memiliki JRA.
Digunakan untuk kepentingan organisasi, karena jadwal retensi arsip dapat menyelamatkan biaya yang dibutuhkan untuk mengelola arsip, karena arsip yang telah habis masa retensinya dapat dimusnahkan. Selain itu, kehadiran pengelolaan jadwal retensi arsip juga memungkinkan perusahaan Anda untuk meningkatkan efisiensi, lebih aman dari beban pertanggungjawaban, dan juga mewujudkan terjadinya penyusutan arsip dengan konsisten di pusat arsip yang dikelola.

Di sisi lain, jadwal retensi arsip yang tepat juga memiliki banyak manfaat bagi perusahaan atau juga instansi pemerintahan, khususnya dalam kegiatan penyusutan arsip antara lain:

Jadwal retensi arsip yang tepat dapat mengelompokkan arsip sesuai dengan rekomendasi penilaiannya, yang dilengkapi dengan keterangan untuk dimusnahkan, dinilai kembali, atau permanen.
Pengelolaan jadwal retensi arsip yang baik juga mampu membuat arsip aktif dan inaktif dapat terkelola lebih baik, karena setiap jenis arsip tidak disimpan pada tempat yang sama.
Efisiensi dari bidang kearsipan lebih meningkat.
Arsip yang memiliki nilai historis atau berisi bukti pertanggungjawaban dapat terselamatkan, karena JRA memastikan agar jenis arsip ini tidak bercampur.

Menentukan Pengelolaan Jadwal Retensi Arsip sesuai Peraturan Hukum yang Berlaku

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (PERKA ANRI) Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip, dapat disimpulkan bahwa cara menetapkan jadwal retensi arsip yang tepat dapat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu:

Penyusunan rancangan jadwal retensi arsip, meliputi kegiatan perencanaan pendataan arsip, identifikasi tugas dan fungsi, serta pembuatan rancangan. Setelahnya, dilanjutkan dengan pembahasan jenis arsip, retensi arsip, dan keterangan JRA yang dilakukan oleh tim kerja yang memuat setidaknya beberapa unsur dalam organisasi, meliputi pimpinan unit kearsipan, unit pengolah arsip, pengelola arsip atau arsiparis.
Permohonan persetujuan jadwal retensi arsip, bagi Anda yang berada di instansi pemerintahan, draft JRA yang telah ditandatangani oleh pimpinan bidang kearsipan wajib diajukan kepada ANRI. Susunan rancangan dan juga surat permohonan tersebut diajukan kepada Kepala ANRI dalam bentuk softcopy dan hardcopy.
Pengesahan jadwal retensi arsip, yang dilakukan setelah proses pembahasan dan verifikasi selesai dilakukan oleh Kepala ANRI untuk retensi arsip yang dimiliki instansi pemerintahan. Nantinya, ANRI akan mengeluarkan pengesahan dalam bentuk peraturan atau penetapan.

Oleh karena itu, untuk menciptakan jadwal retensi arsip yang tepat, baik perusahaan atau instansi pemerintahan, maka beberapa tahap di atas perlu Anda lakukan. Untuk membantu instansi yang Anda kelola, melakukan alih media arsip digital juga sangat disarankan, sehingga proses pengelolaan jadwal retensi arsip dapat dilakukan dengan maksimal.

Jika Anda masih kebingungan untuk melakukan pengelolaan jadwal retensi arsip sendiri, PrimaDoc dapat menjadi pilihan terbaik, khususnya jika Anda belum memiliki SDM untuk bidang kearsipan yang handal. PrimaDoc merupakan solusi untuk pengelolaan arsip terpadu yang telah banyak membantu perusahaan dan instansi pemerintahan dalam menghadirkan sistem kearsipan yang efisien. Tertarik untuk mengetahui selengkapnya? Hubungi kami di sini dan dapatkan penawaran terbaik dari kami. (Pradana)