5 Potensi Masalah Kearsipan dan Kinerja yang Sering Terjadi pada Kantor Notaris

Pengelolaan arsip merupakan salah satu variabel penting dalam sistem kerja notaris. Setiap saat, notaris akan mengurus berbagai dokumen penting klien. Saat ini, mayoritas kantor notaris masih mengelola arsip secara konvensional. Padahal pengelolaan arsip yang seperti itu seringkali menimbulkan berbagai masalah kearsipan. Berikut berbagai potensi masalah kearsipan yang sering ditemui di kantor notaris dengan sistem pengelolaan arsip secara konvensional.

Antrean Terlalu Lama

Profesi notaris merupakan jenis pekerjaan yang akan selalu berhubungan dengan orang lain, dalam hal ini terutama klien. Secara umum, klien yang membutuhkan jasa notaris adalah mereka yang berkepentingan mengurus legalitas dokumen maupun aset. Tidak jarang, nominal yang di urus mencapai angka ratusan juta. Dalam artian, mayoritas klien yang dihadapi adalah orang-orang penting yang seringkali tidak memiliki banyak waktu luang.

Sayangnya, masalah kearsipan yang dikelola secara konvensional dapat mengakibatkan pengurusan dokumen menjadi lama. Bahkan hanya untuk penyerahan atau pengecekan dokumen saja, hal tersebut seringkali menimbulkan antrian. Pada akhirnya membuat klien Anda harus menunggu lagi cukup lama.

Meskipun antrean merupakan hal yang wajar di kantor notaris, tetapi hal itu  tetap saja menjadi sesuatu yang dihindari, khususnya oleh orang-orang yang tidak memiliki banyak waktu luang. Klien Anda yang benar-benar sibuk, bukan tidak mungkin untuk menyerah dan memilih kantor lain dengan layanan yang lebih cepat.  Dalam hal ini, kemampuan notaris untuk mengatasi masalah kearsipan yang lama dan menimbulkan antrian dapat menjadi aspek kompetitif, khususnya pada era digital seperti sekarang.

Pengerjaan yang Berbelit

Pekerjaan notaris akan selalu berhubungan dengan dokumen protokol notaris yang banyak dan menumpuk. Untuk mengurus satu orang klien saja, ada beberapa bendel dokumen yang harus dikerjakan. Hal ini merupakan masalah kearsipan yang seringkali justru diabaikan, terutama dengan pengelolaan arsip yang konvensional seperti saat ini.

Banyaknya dokumen yang diurus membuat pelayanan notaris berbelit-belit dan lama. Padahal dengan digitalisasi yang sudah diterapkan di berbagai sektor kehidupan, masyarakat menginginkan semua hal dapat dilakukan dengan mudah. Masalah kearsipan ini harus segera diselesaikan. Layanan yang berbelit dan lama bukan tidak mungkin mengakibatkan kekecewaan klien Anda, yang pada akhirnya membuat mereka enggan untuk kembali lagi. 

Berkas Hilang

Berdasarkan Undang-undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, menjaga keamanan minuta akta selama dalam proses pengurusan merupakan salah satu tanggung jawab pejabat notaris. Sayangnya, hal ini justru menjadi salah satu masalah yang sering terjadi pada sistem penyimpanan arsip secara konvensional, yaitu rusak atau hilangnya dokumen. Ada banyak faktor yang dapat menyebabkan hal ini, mulai dari permainan orang dalam, kelalaian karyawan yang lupa mengembalikan ke tempat semula, minuta yang sobek dan sebagainya.

Kelalaian pejabat notaris dalam menjaga minuta akta dapat dapat membuatnya dikenai sanksi mulai dari peringatan tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat, maupun pemberhentian dengan tidak hormat. Selain itu, kepercayaan masyarakat terhadap kantor notaris terkait juga akan menurun.

Turnover Karyawan Terlalu Sering 

Pengelolaan arsip notaris secara konvensional dapat menimbulkan beban kerja pegawai yang berat. Pada gilirannya, masalah kearsipan ini akan membuat karyawan merasa lelah untuk tetap bekerja dengan sistem yang sama. Apalagi ketika kantor notaris mengurus banyak klien dalam satu waktu. Hal ini pada akhirnya dapat membuat karyawan memilih untuk bekerja di kantor notaris lain dengan sistem kerja yang lebih baik dan ringan, terutama jika ada kantor notaris dengan sistem pengelolaan arsip yang lebih praktis.

Penipuan oleh Karyawan

Masalah dari sistem pengelolaan arsip konvensional yang terakhir adalah potensi penipuan dan penyalahgunaan oleh karyawan yang tinggi. Minimnya pengawasan meningkatkan peluang penipuan oleh oknum karyawan. Hal ini dapat menyebabkan kerugian materiil yang besar bagi kantor, terlebih jika sampai dibawa ke jalur hukum.

Itulah sebabnya, saat ini semakin banyak kantor yang mempertimbangkan peralihan sistem pengelolaan arsip menjadi digital. Penggunaan sistem penyimpanan arsip digital seperti PrimaDoc semakin banyak seiring dengan kesadaran akan sisi efektivitas dan efisiensinya. Selain lebih mudah bagi karyawan untuk menyimpan ataupun mencari dokumen kembali, penyimpanan arsip digital juga didukung dengan sistem keamanan yang lebih ketat untuk meminimalisir upaya penyalahgunaan. 

Bagi Anda yang tertarik untuk memahami lebih mendalam tentang penyimpanan arsip digital, hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)