5 Keuntungan Menerapkan DMS bagi Koperasi

Perkembangan teknologi yang sangat pesat menjadi isyarat dimulainya era industri 4.0. Hal ini memberikan tantangan bagi seluruh kegiatan ekonomi melakukan transformasi dari yang sebelumnya dilakukan secara konvensional, menjadi lebih modern dengan Document management system. Hal tersebut juga termasuk bagi kegiatan koperasi.

Saat ini, badan usaha koperasi semakin ditinggalkan oleh masyarakat. Apalagi dengan munculnya berbagai platform investasi online dan badan usaha sejenis yang memberikan kemudahan bagi anggota/nasabahnya melalui platform digital. Apabila koperasi tidak segera beradaptasi, lambat laun koperasi akan semakin dilupakan dan ditinggalkan. DMS memberikan kesempatan bagi koperasi untuk mendigitalisasi bisnis mereka, sehingga menampilkan citra yang lebih modern dan dapat dengan mudah diterima oleh masyarakat. Dalam artikel ini, akan dibahas 5 keuntungan menerapkan DMS bagi koperasi.

Penyimpanan Dokumen Secara Digital

Dalam sebuah kegiatan koperasi, ada banyak sekali dokumen yang perlu dikelola. Mulai dari data anggota, iuran anggota, pinjaman anggota, struktur anggota, dan lain sebagainya. Berbagai dokumen ini perlu diadministrasikan dengan baik untuk memudahkan operasional koperasi. Sayangnya, pengelolaan dokumen yang selama ini dilakukan secara konvensional seringkali memunculkan berbagai masalah. Salah satunya adalah sulit untuk menemukan dokumen karena terlalu banyaknya arsip.

Anda dapat merasakan keuntungan menerapkan DMS karena menawarkan sistem penyimpanan dokumen secara digital. Dokumen tidak perlu lagi dicatat dalam kertas tebal. Penyimpanan dokumen secara digital tidak hanya memudahkan proses penginputan saja, namun juga memudahkan akses bagi admin untuk mencari dokumen dengan cepat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Keuntungan menerapkan DMS membuat Anda dapat mengakses dokumen dalam beberapa kali klik saja.

Transparansi Data dan Penyaluran Dana

Koperasi merupakan badan usaha dimana setiap anggota memiliki hak yang sama. Salah satu keuntungan menerapkan DMS pada pengelolaan dokumen koperasi adalah memungkinkan diberlakukannya transparansi pengelolaan dana anggota, mulai dari penyaluran hingga catatan keanggotaan. Administrator dapat mengatur akses bagi setiap anggota koperasi, sehingga setiap anggota dapat melakukan kontrol terhadap pengelolaan dana koperasi.

Bagi koperasi, keuntungan menerapkan DMS akan transparansi pengelolaan dana dapat berdampak pada meningkatnya kepercayaan anggota, yang pada akhirnya meningkatkan kredibilitas koperasi dan loyalitas anggota.

Pemindahan Dokumen Dapat Dilakukan Dengan Mudah

Tidak jarang, kegiatan koperasi membutuhkan transfer/pemindahan dokumen antar unit untuk kegiatan operasional. Misalkan pelaporan rutin dari unit bisnis koperasi ke pusat. Administrasi dokumen secara konvensional membuat proses pemindahan dan pelaporan dokumen cukup rumit dan membutuhkan tenaga ekstra bagian administrasi untuk membuat laporan yang lengkap. Namun, Anda akan merasakan kemudahan proses pemindahan dokumen dari keuntungan menerapkan DMS.

Karena dokumen disimpan secara digital, akses perpindahan dokumen dapat dilakukan secara digital juga. Hal ini tidak membutuhkan kertas dan map yang harus disusun terlebih dulu. Dokumen dapat dipindahkan secara langsung melalui fitur jaringan internet. Anda dapat merasakan keuntungan menerapkan DMS dengan kemudahan dan kecepatan proses pemindahan dokumen.

Arsip Tersimpan Dalam Jangka Panjang

Masalah lainnya dalam penyimpanan dokumen secara konvensional adalah resiko kerusakan dokumen yang cukup tinggi. Kertas sangat rawan mengalami kerusakan jika terkena air, hilang, serta dapat rusak karena tikus dan rayap. Anda tentu tidak ingin dokumen koperasi rusak karena berbagai faktor tersebut selama proses penyimpanan.

Keuntungan menerapkan DMS dengan sistem penyimpanan digital adalah terhindar dari berbagai resiko kerusakan dokumen seperti yang disebutkan sebelumnya. Bahkan jika perlu, Anda masih dapat membuat cadangan dokumen untuk Menghindari berbagai resiko kehilangan dokumen digital koperasi.

Sistem Keamanan Enkripsi

Dokumen koperasi tidak hanya berjumlah banyak, namun juga mengandung berbagai data yang bersifat sensitif. Meskipun salah satu keuntungan menerapkan DMS adalah memudahkan akses dan perpindahan dokumen, sistem enkripsi data sesuai dengan batas kewenangan anggota dapat menjadi sistem keamanan untuk mencegah dokumen diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.

Koperasi dapat memperoleh dukungan sistem enkripsi yang berkualitas dari DMS PrimaDoc. Teknologi enkripsi akan membuat data menjadi acak dan sulit dibaca, ketika diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Hal tersebut akan melindungi data-data penting koperasi dan membuatnya tidak mudah bocor ketika diakses secara ilegal. Ingin mengetahui lebih banyak tentang sistem DMS PrimaDoc? Silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc! (Pradana)