3 Alasan Mengapa Kantor Anda Perlu Menerapkan Less Paper Office
Dalam beberapa tahun terakhir, konsep kantor dengan penggunaan kertas yang minimal, atau “less paper office” telah menjadi tren bisnis yang semakin populer. Tren ini didorong oleh kesadaran akan dampak lingkungan dari penggunaan kertas, khususnya di lingkungan perkantoran. Naiknya kesadaran akan keberlanjutan lingkungan ini tidak terlepas dari fakta bahwa arsip cetak perkantoran menjadi salah satu penyebab utama masalah lingkungan di dunia. Dilansir dari www.hellonimbly.com, penggunaan kertas di lingkungan perkantoran mengalami peningkatan sebesar 22% setiap tahunnya. Ironisnya, 45% dari dokumen yang dicetak dibuang pada hari yang sama, dan mayoritas dokumen yang tersisa menjadi sampah dalam 3 bulan setelah dicetak. Ini menyebabkan 26% sampah yang ada di tempat pembuangan akhir (TPA) di seluruh dunia adalah kertas.
Selain limbah yang dihasilkan, proses produksi kertas juga menyebabkan dampak negatif signifikan. Proses produksi kertas bertanggung jawab atas penebangan 4 miliar pohon setiap tahun. Dalam menghadapi tantangan ini, adopsi solusi alih media ke dokumen digital tidak hanya membantu mengurangi dampak lingkungan, tetapi juga memberikan keuntungan besar bagi perusahaan. Berikut 3 alasan mengapa kantor Anda perlu beralih ke less paper.
- Mengurangi Jejak Karbon
Dalam proses produksi kertas, sebanyak 4 miliar pohon ditebang setiap tahunnya. Data dari www.theworldcounts.com menunjukkan bahwa penebangan pohon ini telah menyebabkan hilangnya 386 juta hektar hutan dalam rentang waktu 2001 hingga 2019, yang menyebabkan 12% dari total emisi gas rumah kaca global. Ini belum menghitung pencemaran yang dihasilkan dari transportasi untuk mengangkut bahan baku pohon, pencemaran udara yang disebabkan oleh pabrik kertas, dan transportasi untuk mengangkut kertas itu sendiri. Tak berhenti disitu, limbah kertas yang membusuk juga menghasilkan gas metana, yang diperkirakan 25 kali lebih beracun daripada karbon dioksida. Ironisnya, lebih dari seperempat sampah global adalah kertas.
Jika melihat berbagai dampak yang dihasilkan dari penggunaan kertas, less paper office menjadi sebuah langkah yang tepat untuk menjaga keberlangsungan lingkungan. Dengan beralih ke arsip digital, perkantoran dapat mengurangi jumlah kertas yang digunakan. Ini sama dengan mengurangi penggunaan 10.000 lembar kertas untuk setiap karyawan di kantor Anda setiap tahunnya.
Beralih ke solusi less paper juga akan mengurangi pencemaran udara akibat transportasi kayu bahan baku pembuatan kertas, polusi selama proses produksi kertas, serta gas metana yang ditimbulkan akibat limbah kertas. Ini tidak hanya dapat memperbaiki dampak lingkungan, tetapi juga membangun citra positif perusahaan yang peduli pada keberlanjutan.
- Meningkatkan Kolaborasi
Tak hanya mengurangi dampak lingkungan, beralih ke less paper office juga akan meningkatkan efisiensi dan kolaborasi di tempat kerja. Dengan mengadopsi solusi alih media ke dokumen digital, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih terintegrasi dan kolaboratif. Tim dapat dengan mudah mengakses dan berbagi informasi, dokumen, dan data secara real-time. Ini akan berdampak pada percepatan aliran kerja, serta meningkatkan kolaborasi antar departemen dan tim.
Dengan mengurangi ketergantungan pada kertas, perusahaan membuka pintu bagi inovasi dalam cara bekerja. Memungkinkan karyawan untuk fokus pada hal-hal yang lebih bernilai tambah daripada tugas administratif yang memakan waktu.
- Meningkatkan Transparansi
Less paper office juga dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Dengan jejak audit digital yang tercatat secara otomatis, manajemen dapat dengan mudah melacak setiap perubahan dokumen. Hal ini sangat krusial, terutama ketika diterapkan di instansi pemerintahan yang memerlukan tingkat transparansi yang tinggi dalam proses pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban.
Less paper office memungkinkan informasi untuk dapat diakses dan diverifikasi dengan cepat oleh pihak terkait, meningkatkan keterbukaan dan kepercayaan masyarakat. Dengan adopsi solusi digital terdepan, perusahaan tidak hanya menunjukkan komitmen pada efisiensi operasional, tetapi juga pada prinsip-prinsip akuntabilitas dan transparansi yang penting dalam membangun reputasi yang solid.
PrimaDoc siap membantu perusahaan Anda mewujudkan less paper office melalui layanan alih media arsip ke dokumen digital yang efisien dan aman. Dengan dukungan tim arsiparis berpengalaman, PrimaDoc tidak hanya membantu mengubah dokumen cetak Anda menjadi format digital, tetapi juga menyediakan solusi Document Management System (DMS) terintegrasi untuk penyimpanan dan pengelolaan arsip digital. DMS PrimaDoc memungkinkan akses mudah dan aman ke dokumen penting perusahaan, meningkatkan efisiensi kerja, kolaborasi tim, serta menjaga transparansi dan akuntabilitas. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk memulai transformasi digital arsip perusahaan Anda dan ciptakan lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan.
