Validasi Dokumen Anda Sebelum Terapkan Aplikasi PrimaDoc
keabsahan dan orisinalitas dari dokumen yang diproduksi sebuah organisasi, baik itu perusahaan maupun instansi pemerintahan. Sayangnya, banyak yang beranggapan bahwa validasi dokumen merupakan hal yang menyulitkan, khususnya jika masih dilakukan secara manual. Waktu yang dibutuhkan cukup banyak dan berisiko menurunkan produktivitas dari proses bisnis sehari-hari.
Oleh karena itu, PrimaDoc hadir dengan solusi yang dapat mempermudah Anda dalam melakukan validasi dokumen, yang dapat Anda peroleh dengan menggunakan aplikasi document management system dari PrimaDoc. Lantas, apa yang membedakan validasi dokumen menggunakan aplikasi PrimaDoc dibandingkan dengan cara manual? Simak penjelasannya berikut ini:
Mengenal Fitur Validasi Dokumen dari PrimaDoc
Perlu Anda ketahui, PrimaDoc merupakan vendor yang menyediakan solusi kearsipan untuk semua kebutuhan Anda. Salah satunya adalah solusi aplikasi document management system yang dapat Anda gunakan untuk mengelola dokumen secara online, baik itu untuk dokumen aktif maupun inaktif. Pada aplikasi ini, terdapat fitur yang bernama ‘approval’, yang dapat Anda gunakan untuk melakukan validasi dokumen dari pihak berwenang sebagai bukti otentikasi dokumen yang telah diproduksi oleh perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola.
Manfaat Fitur Validasi Dokumen (Approval) dari PrimaDoc
Setelah mengetahui pengertian dari fitur approval atau validasi dokumen dari aplikasi PrimaDoc, selanjutnya Anda perlu mengetahui tentang beberapa manfaat yang akan Anda peroleh dari penggunaan fitur ini. Adapun beberapa manfaat tersebut meliputi:
- Mempercepat proses validasi dokumen, karena distribusi dokumen dapat dilakukan secara online, maka permintaan validasi kepada pihak terkait pun dapat dilakukan dengan cepat, tanpa perlu mencetak dokumen melalui media kertas.
- Dapat diakses dari mana saja, berkat adanya aplikasi berbasis website dari PrimaDoc, maka Anda tidak memerlukan instalasi aplikasi pada komputer atau laptop khusus, karena sistem manajemen dokumen dapat diakses dengan membuka browser, baik dari komputer, laptop, hingga tablet PC. Dengan begitu, validasi dokumen pun dapat dilakukan dari mana dan kapan saja.
- Menyaring dokumen yang akan diunggah, untuk mencegah adanya kesalahan informasi dan diaksesnya dokumen oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, maka fitur approval dapat Anda manfaatkan untuk menyaring informasi yang tidak tepat pada sebuah dokumen sebelum dokumen tersebut diunggah dan digunakan oleh organisasi yang Anda kelola.
Cara Kerja Fitur Validasi Dokumen yang Perlu Anda Ketahui
Setelah mengetahui manfaat dari penggunaan fitur validasi dokumen (approval) dari aplikasi PrimaDoc, maka selanjutnya Anda juga perlu mengetahui cara kerja dari fitur ini untuk membantu Anda dalam memanfaatkan fitur ini dengan maksimal. Adapun cara kerjanya sebagai berikut:
- Dokumen yang diproduksi oleh staf perusahaan akan diunggah pada aplikasi document management system yang dimiliki PrimaDoc.
- Sebelum upload dokumen, staf diwajibkan untuk meminta validasi dari manajer atau pihak yang berwenang untuk mengotentikasi informasi yang terdapat di dalam dokumen.
- Manajer atau pihak yang berwenang akan memperoleh notifikasi untuk memeriksa dokumen yang telah diunggah oleh staf departemen yang dikelola.
- Setelah pemeriksaan selesai, manajer atau pihak yang berwenang akan memberikan approval atau validasi dokumen jika informasi yang terdapat di dalamnya sudah tepat.
- Dokumen yang sudah melalui proses approval akan tersimpan pada server dan dapat digunakan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Itulah tadi penjelasan singkat mengenai fitur validasi dokumen atau approval dari aplikasi PrimaDoc. Untuk informasi selengkapnya mengenai solusi pengelolaan arsip digital dari PrimaDoc, Anda dapat menghubungi tim marketing kami sekarang juga. Dengan begitu, Anda dapat menemukan solusi yang tepat untuk seluruh kebutuhan kearsipan Anda! (Pradana)
