Tingkatkan Produktivitas Karyawan dengan Sistem Pengelolaan Arsip PrimaDoc
Produktivitas karyawan merupakan faktor penting yang mempengaruhi pencapaian suatu bisnis, karena berpengaruh secara langsung terhadap produktivitas perusahaan. Perusahaan yang didukung oleh karyawan dengan produktif akan dapat cepat berkembang dibandingkan dengan perusahaan yang karyawannya kurang atau tidak produktif.
Begitu pentingnya produktivitas dalam menentukan keberhasilan suatu bisnis, setiap perusahaan akan menghabiskan banyak sumber daya guna meningkatkan produktivitas karyawannya. Berbagai metode mulai dari benefit yang kompetitif, tempat kerja yang nyaman, membangun interaksi kerja yang produktivitas, mengadakan acara karyawan, hingga pemberian fasilitas dan tunjangan bagi karyawan dilakukan hanya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
Meskipun demikian, memberikan itu semua tidak secara otomatis dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Banyak perusahaan yang telah mencoba berbagai metode dan menghabiskan banyak sumber daya dalam upaya meningkatkan produktivitas, namun masih belum mendapatkan hasil yang sebanding. Jika masalah ini juga terjadi di perusahaan Anda, ada satu faktor penting yang perlu dievaluasi karena berpotensi menghambat produktivitas kerja karyawan Anda, yaitu pengelolaan arsip.
Pengelolaan Arsip yang Rumit Habiskan Waktu Kerja Karyawan
Pengelolaan arsip merupakan rutinitas sehari-hari para pegawai kantoran. Setiap hari karyawan akan berhubungan dengan dokumen dan arsip, entah itu mencari dokumen di gudang, mencetak arsip, membaca dan menganalisa arsip, serta berbagai aktivitas administrasi lainnya. Sayangnya, pengelolaan arsip yang rumit justru menjadi faktor yang menghambat produktivitas karyawan Anda.
Dilansir dari inc.com, studi menemukan bahwa rata-rata pegawai kantoran menghabiskan 4,3 jam kerjanya setiap minggu hanya untuk mencari dokumen dalam bentuk kertas. Studi yang sama juga menemukan fakta bahwa permasalahan yang sama juga dialami oleh jajaran eksekutif. Setiap hari eksekutif perusahaan rata-rata kehilangan waktu 1 jam hanya untuk mencari dokumen.
Banyaknya jam kerja yang habis untuk mencari dokumen kertas otomatis akan mengurangi produktivitas karyawan Anda. Tidak sebatas itu, mencari dokumen kertas yang tidak terorganisir dengan baik juga akan menyebabkan kelelahan dan menyebabkan stres yang bersifat kontraproduktif.
Jika dokumen di perusahaan Anda menumpuk begitu saja di gudang arsip tanpa terorganisir dengan baik, karyawan akan kesulitan menemukan suatu dokumen tertentu. Terlebih jika perawatan arsip jarang dilakukan, maka cara pengelolaan arsip perusahaanlah yang justru menghambat produktivitas karyawan Anda. Jangan biarkan masalah ini terus berlarut-larut. Manajemen harus segera menemukan solusi dan mengimplementasikannya.
Pengelolaan Arsip Digital, Solusi Pengelolaan Arsip yang Efisien
Perkembangan teknologi telah menawarkan solusi pengelolaan arsip yang jauh lebih praktis dan efisien, yaitu digitalisasi arsip. Perusahaan dapat menggunakan penyedia layanan digitalisasi arsip seperti PrimaDoc untuk melakukan alih media dan menyiapkan semua infrastruktur pengelolaan arsip digital yang dibutuhkan. Anda dapat langsung menikmati berbagai keuntungan dari sistem pengelolaan arsip digital tanpa perlu menghabiskan waktu dan tenaga untuk melakukan proses digitalisasi arsip.
Berikut berbagai keuntungan yang dapat diperoleh dari digitalisasi arsip perusahaan Anda:
- Dokumen ditemukan dengan sekali klik
Dengan arsip digital, karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mencari dokumen kertas di gudang arsip. Dokumen yang dibutuhkan dapat dicari dengan sekali klik menggunakan fitur pencarian. Kemudahan ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan.
- Akses dokumen dari mana saja
Berbeda dengan arsip kertas yang harus dibawa secara fisik, dokumen digital dapat diakses dan dibaca kapan saja dan dari mana saja. Akses dokumen hanya memerlukan komputer, jaringan internet dan hak akses saja, bahkan ketika mereka sedang dirumah. Karyawan dapat mengakses dokumen yang dibutuhkan dari komputer kerja mereka. Kemudahan akses ini akan meningkatkan produktivitas karyawan, karena tidak perlu menghabiskan waktu untuk pergi ke gudang arsip, atau berangkat ke kantor jika karyawan terkait sedang menjalankan kerja dari rumah.
- Kategorisasi lebih mudah
Arsip digital dapat dikategorisasikan dengan mudah. Semua pengelolaan arsip dilakukan melalui aplikasi Document Management System (DMS). Dokumen perusahaan dapat ditata sesuai dengan jenis dan kategorinya sehingga memudahkan pencarian dan pengelolaan di kemudian hari.
- Tidak menuntut banyak perawatan
Dokumen digital akan terjaga kondisinya dalam jangka waktu yang panjang. Perusahaan tidak perlu mengalokasikan jam kerja karyawan untuk melakukan perawatan dokumen berkala yang mengurangi produktivitas karyawan.
Perusahaan Anda juga dapat memperoleh berbagai keuntungan tersebut saat menggunakan DMS PrimaDoc. Dilengkapi dengan fitur-fitur yang memudahkan pengelolaan arsip seperti fitur manajemen arsip, manajemen gudang arsip, manajemen retensi, pembatasan akses dan lain-lain. Pengelolaan arsip menjadi jauh lebih mudah dan praktis, siap mendukung produktivitas karyawan perusahaan Anda. Ingin mengetahui lebih mendalam tentang cara kerja DMS PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk menjelaskannya lebih lanjut kepada Anda! (Septiani)
