Tetap Jaga Rahasia pada Polis Kadaluarsa
Tahukah Anda? Ternyata perusahaan asuransi wajib menjaga rahasia pada polis kadaluarsa, karena informasi di dalamnya terbilang cukup sensitif bagi nasabah. Sayangnya, belum semua perusahaan asuransi yang menyadari hal tersebut, sehingga masih ada ditemukan perusahaan yang tidak memiliki sistem yang tepat untuk menangani pengelolaan dokumen polis yang telah kadaluarsa.
Mengapa perusahaan asuransi wajib menjaga rahasia pada polis kadaluarsa? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Kewajiban Penyimpanan Dokumen Polis
Perlu Anda ketahui, pemerintah melalui UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan menyebutkan bahwa setiap perusahaan wajib menyimpan dokumen selama masa 10 tahun. Pada peraturan perundang-undangan tersebut disebutkan bahwa salah satu jenis dokumen yang wajib disimpan adalah dokumen yang berhubungan dengan hak dan kewajiban perusahaan. Tentunya, dokumen polis adalah salah satu di antaranya.
Dengan demikian, selama masa penyimpanan atau retensi arsip tersebut belum habis, maka perusahaan asuransi yang Anda kelola juga wajib menjaga rahasia pada polis kadaluarsa. Hal tersebut bertujuan agar hak dan kewajiban perusahaan atau juga nasabah dapat tetap terjaga dan jika sewaktu-waktu terdapat masalah, dokumen tersebut dapat segera ditemukan.
Tujuan dari Menjaga Rahasia pada Polis Kadaluarsa
Selain untuk menjaga agar hak dan kewajiban antara kedua belah pihak tetap terjaga, menjaga rahasia pada polis kadaluarsa sebenarnya memiliki tujuan lain yang tidak kalah penting. Beberapa tujuan tersebut antara lain:
- Menjaga kerahasiaan informasi nasabah
Tentunya Anda tidak ingin jika di kemudian hari nasabah menuntut perusahaan Anda atas kebocoran informasi yang dimiliki. Maka dari itu, kewajiban untuk menjaga rahasia pada polis kadaluarsa adalah jaminan agar informasi terkait data diri, riwayat penyakit, atau juga layanan yang dipilih nasabah tidak jatuh ke tangan pihak yang tidak bertanggung jawab.
- Menjaga kode etik perusahaan asuransi
Perlu Anda ketahui, Asosiasi Asuransi Jiwa Indonesia (AAJI) menyebutkan bahwa informasi dari pemegang polis harus dijaga ketat oleh perusahaan asuransi dan juga agen yang bertugas. Dengan demikian, jelas bahwa menjaga rahasia pada polis kadaluarsa adalah bentuk dari tanggung jawab perusahaan untuk menjaga kode etik tersebut tetap berlaku. Jika hal tersebut sampai dilanggar, maka ada risiko berupa sanksi yang diberikan bagi perusahaan Anda, mulai dari dikeluarkan dari asosiasi (blacklist) hingga sanksi denda yang mengacu pada peraturan pemerintah yang berlaku.
- Menyediakan informasi saat audit OJK
Otoritas Jasa Keuangan (OJK) merupakan badan yang bertugas untuk mengawasi setiap perusahaan asuransi. Pada setiap periode, OJK akan melakukan pemeriksaan (audit) terhadap semua dokumen yang dimiliki perusahaan. Oleh karena itu, Anda diwajibkan untuk menyerahkan dan menjaga rahasia pada polis kadaluarsa sebagai bentuk kepatuhan pada peraturan perundang-undangan, sehingga dinyatakan tetap dapat menyelenggarakan jasa asuransi di Indonesia.
Mengenal Aplikasi DMS untuk Jaga Rahasia pada Polis Kadaluarsa
Untuk membantu Anda dalam menyelenggarakan pengelolaan dokumen asuransi dan juga menjaga rahasia pada polis kadaluarsa, Anda dapat mempertimbangkan solusi Document Management System (DMS), yaitu sebuah aplikasi yang ditujukan untuk pengelolaan arsip secara online, baik untuk arsip fisik maupun digital.
Saat ini, PrimaDoc juga menyediakan aplikasi DMS yang dapat Anda jadikan pilihan. Dengan berbagai kelebihan seperti aplikasi berbasis web browser yang dapat diakses tanpa perlu instalasi khusus pada perangkat komputer, tim maintenance online yang siap membantu Anda, serta sistem enkripsi dengan keamanan tingkat tinggi, dapat membantu Anda dalam menjaga rahasia pada polis kadaluarsa dengan lebih efektif dan efisien.
Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan aplikasi demo yang dapat Anda coba terlebih dahulu. Anda juga dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya mengenai layanan ini. Dengan begitu, Anda dapat memilih solusi kearsipan yang tepat bagi perusahaan asuransi yang Anda kelola. (Pradana)
