Temukan File Lebih Cepat dengan Teknologi OCR. Apa itu?
Digitalisasi arsip menjadi salah satu tren transformasi bisnis di era digital. Berdasarkan data pada www.dataindonesia.id, sebanyak 81% bisnis di Indonesia telah mengadopsi teknologi arsip digital. Seiring dengan perkembangan teknologi arsip digital, aplikasi Document Management System (DMS atau sistem pengelolaan dokumen) tidak lagi harus dilakukan secara manual. Beberapa DMS kini telah didukung dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR). Apa yang dimaksud dengan teknologi OCR dan apa manfaatnya bagi dunia bisnis?
Pengertian OCR
OCR merupakan teknologi yang memungkinkan dapat mengekstrak teks dari file gambar dengan format PDF, JPEG dan JPG. Berbeda dengan file gambar biasanya, hasil pemindaian dari teknologi OCR memungkinkan teks dalam file gambar yang dipindai dapat diedit secara digital sebagaimana teks biasa. Sebagai contoh, ketika Anda memfoto sebuah buku, Anda tidak bisa mengedit teks pada buku tersebut secara langsung. Namun dengan OCR, teks pada file gambar tersebut akan terdeteksi sebagai teks biasa, sehingga memungkinkannya untuk di edit menggunakan editor teks seperti biasa.
Cara kerja teknologi OCR diawali dengan memindai gambar teks dari berbagai sumber, seperti dokumen PDF atau gambar digital. Setelah memperoleh gambar, OCR mengidentifikasi kata-kata dengan memecahnya menjadi karakter-karakter terpisah dan mengekstraksi fitur karakter, seperti bentuk dan pola. Sistem kemudian akan melakukan pengenalan variasi huruf untuk memastikan akurasi dalam mengidentifikasi teks, termasuk mengatasi variasi jenis huruf dan gaya penulisan. Analisis bahasa juga dilakukan untuk memahami konteks dan urutan kata dalam kalimat.
Teknologi OCR tidak hanya sebatas pada pengenalan karakter, namun juga melibatkan deteksi data agar hasilnya lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ini termasuk mengenali elemen-elemen seperti tabel, grafik, atau struktur dokumen lainnya. Dengan proses tersebut, OCR dapat menghasilkan teks yang dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi dan sistem, memungkinkan pengeditan, pencarian, dan analisis lebih lanjut.
Manfaat OCR Bagi Dunia Bisnis
Teknologi DMS yang dilengkapi dengan fitur OCR membawa dampak signifikan bagi perusahaan dalam mengelola informasi dan data bisnis mereka. Pengelolaan dokumen digital merupakan solusi yang tepat dalam menciptakan efisiensi pengelolaan arsip perusahaan. Namun, dokumen hasil alih media justru seringkali tersimpan dalam format PDF, JPEG, atau JPG sehingga terdeteksi sebagai file gambar.
Dokumen teks yang tersimpan dalam format gambar tidak dapat diproses oleh perangkat lunak pengolah kata seperti halnya dokumen teks. Ini akan menyulitkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data dan informasi. Sedangkan, menyalinnya menjadi file teks secara manual akan menghabiskan waktu yang sangat lama.
Teknologi OCR mengatasi masalah ini dengan mengubah file gambar yang berisi teks menjadi data teks yang dapat diolah oleh aplikasi text editor pada umumnya. Ini akan mempermudah perusahaan dalam melakukan pengelolaan data, dan penyesuaian dokumen jika memang dibutuhkan. Selain itu, OCR juga dapat meningkatkan efisiensi operasional dengan memastikan bahwa setiap file digital yang disimpan dapat dengan mudah dicari.
Bagaimana Teknologi OCR Dapat Mempercepat Pencarian Dokumen Digital
Dokumen menjadi sumber informasi penting bagi operasional bisnis dan kegiatan manajerial. Banyaknya jumlah arsip digital yang dikelola seringkali membuat karyawan lupa nama setiap file digital yang disimpan. Ini seringkali memaksa karyawan untuk mencari dokumen digital yang mereka butuhkan berdasarkan topik atau isinya. Masalah muncul ketika dokumen yang dicari tersimpan dalam format gambar. Ini memaksa mereka untuk mencari dokumen secara manual dengan mengeceknya satu persatu, yang menghabiskan banyak waktu.
Teknologi OCR memungkinkan Anda dapat menemukan file berdasarkan teks di dalamnya. Jadi, Anda tidak harus mengingat judul file yang sedang Anda cari. Fitur ini memungkinkan pencarian data dengan lebih akurat dan efisien dalam hitungan detik. Teknologi ini secara signifikan dapat meminimalisir pemborosan waktu yang dibutuhkan dalam akses dan pencarian dokumen digital.
Kabar baiknya, perusahaan Anda dapat menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc yang didukung oleh scanner khusus berteknologi OCR. Hal ini sangat bermanfaat di kemudian hari agar file digital perusahaan Anda dapat dipindai oleh mesin pencarian hingga ke dalam teks isinya. Selain memudahkan pencarian, hal ini juga memudahkan proses manajemen arsip digital secara keseluruhan. Dengan PrimaDoc, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dalam pencarian dokumen, tetapi juga memastikan aksesibilitas dan pencarian data yang lebih akurat dan efisien. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut tentang layanan kearsipan kami! (Septiani)
