Sulitnya Pencarian Data Internal Sangat Berbahaya bagi Perusahaan!

Pencarian data memang terlihat seperti kegiatan yang mudah, tapi nyatanya masih ada banyak perusahaan yang sulit melakukannya! Tidak tanggung-tanggung, menurut laporan Mckinsey pencarian data internal menghabiskan waktu rata-rata 1,8 jam setiap harinya atau sekitar 9,3 jam setiap pekannya. Bayangkan, waktu yang bisa digunakan untuk produktivitas lainnya harus dihabiskan hanya untuk pencarian data dan mengumpulkan informasi saja.

Padahal pencarian data sangat krusial untuk semua aktivitas dalam perusahaan, baik untuk operasional, marketing, hingga dokumen untuk HRD, atau kebutuhan data pendukung lainnya. Selain itu, pencarian data internal juga dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, sehingga kesulitan yang dihadapi dalam pencariannya dapat berpengaruh kepada kebijakan strategis dari perusahaan. Mengapa hal tersebut dapat terjadi? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Fungsi Pencarian Data yang Sering Diabaikan

Meskipun pencarian data merupakan aktivitas sederhana di dalam sebuah organisasi, masih banyak yang menganggap remeh fungsi pencarian data yang dimiliki oleh organisasi bisnis atau pemerintahan. Pencarian data internal yang efisien dapat bermanfaat bagi sebuah perusahaan, karena data bukan hanya sekadar berupa grafik atau dokumen semata, tapi juga merupakan faktor yang penting agar bisnis dapat berkembang dengan baik. Adapun fungsi data internal adalah:

Dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, karena pencarian data internal yang cepat dapat menjadikan proses pengambilan keputusan yang lebih cepat pula.
Sebagai pedoman perencanaan, yang berhubungan dengan rencana jangka pendek atau panjang dari organisasi bisnis maupun pemerintahan. Selain itu, data tersebut juga dapat dimanfaatkan untuk penelitian.
Acuan implementasi kegiatan, bagi perusahaan yang akan melakukan sebuah kegiatan, data juga dapat berfungsi untuk diimplementasikan dalam bentuk rencana strategis yang dapat mengembangkan perusahaan.
Bahan evaluasi kegiatan, yang dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan dari kegiatan yang telah dilaksanakan, berdasarkan data internal yang dimiliki organisasi yang Anda kelola.
Sebagai memori organisasi, karena data internal berfungsi layaknya memori sebuah organisasi, maka data tersebut dapat dimanfaatkan untuk mempercepat pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, mengingat fungsi pencarian data yang cukup banyak, maka Anda perlu memahami berbagai kendala yang dihadapi oleh organisasi bisnis atau pemerintahan yang dikelola. Tentunya Anda ingin data yang dimiliki dapat digunakan dengan maksimal, bukan?

Mengapa Pencarian Data Internal Sulit Dilakukan?

Seperti yang kita ketahui bersama, jumlah data akan terus bertambah dari waktu ke waktu. Apalagi jika Anda memiliki pusat arsip yang masih dikelola secara manual, tentunya pencarian data internal sangat sulit untuk dilakukan. Meskipun begitu, ada beberapa masalah lain yang dapat ditemukan saat melakukan pencarian data, meliputi:

Kategorisasi yang kurang baik, dapat menjadi kendala yang besar, karena kategorisasi berfungsi untuk memisahkan dokumen saat melakukan pencarian data internal.
Pusat data yang membludak, dengan adanya data yang rumit dan banyak jumlahnya, tentu saja mencari data satu-persatu membutuhkan waktu yang lama.
Kurangnya sumber daya manusia, karena pencarian data fisik membutuhkan karyawan yang cukup banyak, tentunya kekurangan SDM menjadi kendala yang menghambat pencarian.
Tidak adanya sistem pencarian terintegrasi, yang mengakibatkan proses keluar-masuk data atau dokumen tidak dapat terpantau dengan baik.
Adanya data yang hilang, merupakan kendala lainnya yang menyebabkan sulitnya pencarian data milik sebuah organisasi, karena terkadang tidak ada SOP untuk peminjaman data yang jelas.

Mengapa Kesulitan Pencarian Data Internal Sangat Berbahaya?

Perlu Anda ketahui, baik itu organisasi bisnis atau pemerintahan pasti dihadapi dengan banyak situasi yang membutuhkan pengambilan keputusan. Dengan sulitnya melakukan pencarian data internal, ada banyak kerugian yang membebankan perusahaan, antara lain:

Hilangnya kesempatan dalam meraih keuntungan.
Biaya yang dikeluarkan untuk pengelolaan data cukup besar, tapi kontraprestasi kecil.
Berkurangnya efisiensi organisasi, karena terlalu banyak waktu yang untuk pencarian data.
Data yang hilang sulit diganti, khususnya data yang termasuk dalam arsip vital organisasi.
Perusahaan menjadi sulit berkembang, karena data yang dibutuhkan untuk membuat rencana pengembangan perusahaan sulit didapatkan.

Solusi Pencarian Data Internal yang Lebih Baik

Untuk dapat melakukan pencarian data internal yang lebih baik, Anda dapat melakukan alih media dari seluruh data fisik menjadi data digital. Dengan adanya sistem khusus untuk mengelola informasi dan data, tentunya hal ini dapat menghilangkan berbagai kendala yang dihadapi oleh data fisik. Selain itu, pencarian data yang efisien dapat membantu Anda dalam menentukan kebijakan yang berdampak jangka panjang pada organisasi yang Anda kelola.

Lalu, bagaimana jika ternyata organisasi Anda tidak memiliki SDM yang mumpuni untuk alih media? Jangan khawatir, karena PrimaDoc dapat membantu! Berbekal pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan dan sertifikasi ISO 9001 untuk pelayanan terbaik, PrimaDoc memiliki aplikasi web based yang dapat digunakan untuk melakukan pencarian dalam hitungan detik. Apalagi aplikasi dari PrimaDoc juga dibekali teknologi terkini, sehingga keamanannya jauh lebih baik.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan dari PrimaDoc? Hubungi kami sekarang juga!

Jika Anda menyukai artikel ini dan penting untuk diketahui oleh kolega Anda, bagikan artikel ini melalui media sosial Anda.(Pradana)