Stop Ketergantungan dan Dampak Negatif Kertas!

Penggunaan kertas oleh manusia sudah berlangsung sejak berabad-abad lalu. Tetapi, di era modern, peningkatannya kian tinggi dan mulai menimbulkan masalah lingkungan.  Dampak negatif kertas inilah yang perlu seluruh pihak antisipasi demi untuk keberlanjutan lingkungan.

Selain demi keberlanjutan, mengantisipasi dampak negatif kertas juga dapat membantu perusahaan dan bisnis Anda untuk tidak sepenuhnya bergantung pada kertas. Ada banyak kelemahan dari sebuah sistem kerja yang berbasis kertas, baik dari sisi biaya maupun produktivitas. Oleh karenanya, apabila kantor Anda masih menggunakan kertas dalam jumlah besar, Anda perlu menyimak artikel ini hingga akhir. 

Mengapa penggunaan kertas bermasalah?

Perubahan gaya hidup dan jaman menyebabkan penggunaan kertas terus meningkat. Kebutuhan kertas nasional sendiri diketahui sekitar 5,6 juta ton per tahun. Untuk membuatnya diperlukan bahan baku kayu dalam jumlah besar dan mahal. Sementara itu, untuk memproduksi 1 rim kertas diperlukan 1 batang pohon usia sekitar 5 tahun, dan untuk menghasilkan 2 pak tisu berisi 40 sheet membutuhkan 1 batang pohon berumur 6 tahun. Padahal 1 batang pohon itu bisa menghidupkan sekitar 3 orang. Selain itu, limbah yang dihasilkan dari proses produksi kertas dan tisu juga sangat besar. Baik secara kuantitatif dalam bentuk cair, gas dan padat maupun secara kualitatif. Tak heran mengapa dampak negatif kertas saat ini masih menjadi polemik serius.

Jika kita tidak mulai memperbaiki pola konsumsi kertas dan tisu sejak sekarang, maka akan terjadi kebiasaan dan menyebabkan pembabatan hutan terus menerus dan kurang diimbangi dengan penanaman kembali. Apabila hutan terus dibabat, keseimbangan ekosistem akan kacau dan menyebabkan apa yang sekarang kita kenal dengan global warming. Sampai saat ini pun Indonesia sudah kehilangan sekitar 72 persen hutan aslinya dan semakin hari kerusakan hutan masih tetap berlanjut sebagai dampak negatif kertas.

Dampak negatif kertas terhadap tata kelola dokumen perusahaan

Di samping berbagai problematika lingkungan terkait kertas, ternyata sistem kerja berbasis kertas juga tak memberikan dukungan untuk performa kerja yang maksimal di perusahaan. Justru sebaliknya ketergantungan pada kertas dapat membawa perusahaan Anda pada situasi yang tak menguntungkan.  Berikut hal-hal yang perlu Anda ketahui: 

1. Dokumen rawan rusak: kertas merupakan material yang ringkih dan mudah rusak oleh berbagai faktor, mulai dari jamur, serangga, air, dan bahkan pelapukan. Berbagai informasi penting dapat ikut hilang apabila perusahaan Anda masih bergantung pada  dokumen kertas. 
2. Kebutuhan biaya kertas yang tinggi: sistem berbasis kertas membutuhkan kertas dalam jumlah banyak per harinya. Jumlah ini, apabila Anda akumulasikan ke dalam pengeluaran bulanan dan tahunan akan  terlihat sebesar apa biaya yang harus Anda keluarkan. Padahal, biaya sebesar itu dapat Anda efisiensikan dan alokasikan untuk fokus pada kebutuhan lain yang lebih strategis.
3. Kebutuhan peralatan dan ruang penyimpanan yang terus bertambah:  dampak negatif kertas lainnya dapat Anda lihat pada kebutuhan ruangan penyimpanan. Untuk usaha kecil dan menengah, tentu hal ini belum terasa sebagai beban. Namun, seiring dengan perkembangan dan perusahaan dan ekspansi bisnis, kebutuhan ini jelas jadi semakin membebani kantor, baik dalam sisi anggaran maupun ruangan. 
4. Menghambat kecepatan distribusi informasi: media kertas memerlukan waktu untuk pencarian, pengumpulan dokumen, dan pendistribusian kepada bagian-bagian divisi yang bersangkutan. Hal ini dapat mengganggu pelayanan, terutama bagi perusahaan di sektor publik dan instansi pemerintah . 
5. Tidak fleksibel: pengelolaan, penyimpanan dan pemanfaatan dokumen dalam bentuk kertas sangat terbatas. Pengolahan data dan informasi perlu diinput secara manual dan memakan waktu setiap kali akan mengekstrak data. Salah input dan masalah transparansi pun besar risikonya. 

Hindari ketergantungan pada kertas dengan cara berikut

Setelah memahami dampak negatif kertas, Anda tentu kini menjadi lebih sadar akan lingkungan dan kebutuhan alternatif lain sebagai pengganti kertas. Lalu, apa solusi untuk beralih dari ketergantungan terhadap kertas? Teknologi digital adalah solusinya. 

Penggunanya untuk menyimpan dokumen dalam bentuk komponen elektronik yang lebih hemat energi dan mendukung berkelanjutan. 

Selain menghindari dampak negatif kertas, implementasi sistem digital di dalam organisasi Anda juga dapat meningkatkan kualitas sistem kerja dan produktivitas perusahaan, serta mendukung pemeliharaan dokumen dan informasi yang lebih aman. Tertarik untuk mengetahui selengkapnya? Hubungi PrimaDoc untuk berkonsultasi gratis hari ini.