Solusi Pemeliharaan Arsip Vital Agar Tidak Rentan Rusak

Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting bagi setiap perusahaan, organisasi, maupun instansi pemerintahan. Ketersediaan informasi yang cukup, akurat dan mudah diakses sangat penting dalam mendukung pengambilan kebijakan dan operasional kegiatan. Adanya sistem pengelolaan arsip, seperti pemeliharaan arsip vital  menjadi prasyarat mutlak yang harus ada untuk memperlancar kegiatan bisnis.

Di antara tumpukan dokumen yang ada di gudang arsip, setiap perusahaan maupun instansi pemerintah pasti memiliki arsip vital. Arsip vital merupakan dokumen yang sangat strategis karena berhubungan dengan aspek legalitas, hak, kewajiban serta aset-aset perusahaan, organisasi, atau instansi pemerintahan. Terlebih, arsip vital tidak bisa diperbaharui maupun diganti meskipun hilang atau rusak. Disisi lain, arsip vital tidak terhindari dari berbagai potensi yang menyebabkan kerusakan arsip. Oleh karena itu, diperlukan pemeliharaan arsip vital yang baik. Terlebih arsip vital yang disimpan dan dimanfaatkan untuk kepentingan jangka panjang.

Pentingnya Pemeliharaan Arsip Vital

Pemeliharaan arsip vital merupakan hal yang sangat penting guna meminimalisir potensi kerusakan arsip. Arsip vital merupakan salah satu jenis dokumen yang sering dibutuhkan informasinya dalam kegiatan sehari-hari. Hal ini membuat arsip vital seringkali diambil dari tempat penyimpanannya. Intensitas akses yang tinggi tersebut ternyata juga meningkatkan potensi kerusakan arsip vital. 

Intensitas penggunaan yang tinggi namun tidak dibarengi dengan upaya pemeliharaan arsip vital yang baik meningkatkan kerentanan dokumen terhadap kerusakan. Entah karena tertekuk, lecek, atau sobek.

Faktanya, arsip vital yang disimpan di gudang tanpa diakses sama sekali juga tetap berpotensi mengalami kerusakan. Terlebih ketika tidak dibarengi dengan program pemeliharaan arsip vital sama sekali. Sebagaimana sifat alamiah kertas, arsip vital yang disimpan di gudang arsip juga akan lapuk seiring dengan lamanya waktu penyimpanan. Berbagai faktor juga dapat menjadi ancaman bagi keawetan arsip yang disimpan. Mulai dari rembesan air, jamur, hama serangga seperti rayap maupun kecoa, atau bahkan pencurian.

Program Pemeliharaan Arsip Vital

Untuk dapat meminimalisir potensi kerusakan arsip vital, diperlukan prosedur pemeliharaan arsip yang terencana dan tepat. Terdapat tiga program pemeliharaan arsip vital yang harus dilakukan agar arsip vital tidak mudah rusak, yitu preservasi, konservasi dan restorasi arsip. Berikut adalah penjelasan selengkapnya:

1. Preservasi Arsip

Preservasi merupakan metode pemeliharaan arsip vital yang bertujuan untuk memperpanjang usia penyimpanan arsip. Preservasi bisa dilakukan pada arsip yang kondisinya masih bagus serta arsip yang fisiknya sudah rusak. Preservasi yang dilakukan pada arsip yang kondisinya masih baik bertujuan untuk merawat serta mencegah rusaknya arsip dari berbagai sebab. Sedangkan preservasi pada arsip yang rusak, bertujuan untuk memperbaiki arsip sehingga informasi yang tercatat dapat dibaca kembali.

Salah satu metode pemeliharaan arsip vital preservasi adalah enkapsulasi. Enkapsulasi arsip merupakan metode memelihara arsip yang dilakukan dengan melapisi arsip menggunakan suatu bahan pelindung sehingga terhindar dari penyebab kerusakan seperti debu, air dan sebagainya.

2. Konservasi Arsip

Konservasi arsip merupakan metode memelihara arsip sebagai upaya untuk mencegah dan melindungi arsip dari potensi-potensi kerusakan. Berbeda dengan proses preservasi yang juga dapat bersifat kuratif, konservasi arsip lebih berfokus pada tindakan preventif. Jadi, proses konservasi arsip hanya dilakukan pada arsip vital yang kondisinya masih bagus.

Konservasi arsip dilakukan dengan menggunakan proses fisika dan kimia yang telah terstandarisasi guna melindungi arsip dari potensi-potensi kerusakan seperti jamur, lapuk dan sebagainya.

3. Restorasi Arsip

Restorasi termasuk sebagai tindakan kuratif dalam pemeliharaan arsip vital. Restorasi merupakan tindakan perbaikan yang dilakukan kepada arsip yang sudah rusak kondisinya, dimana informasi yang tertulis di dalamnya sulit atau tidak bisa dibaca. Konservasi arsip bertujuan untuk mengembalikan kondisi arsip yang sudah rusak menjadi utuh kembali atau mendekati kondisi semula, sehingga informasi didalamnya dapat dibaca lagi.

Pentingnya pemeliharaan arsip vital dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan tidak bisa dipandang sebelah mata. Arsip vital harus dijaga kualitas dan keawetannya, agar tidak mudah rusak, hilang atau dicuri. Kabar baiknya, PrimaDoc menawarkan jasa pemeliharaan arsip vital yang terpercaya dan profesional untuk menjaga keberlangsungan arsip vital Anda. Kami menyediakan semua program pemeliharaan arsip di atas yang langsung ditangani oleh tim ahli dan bersertifikat ANRI. Ingin berdiskusi lebih banyak tentang hal ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)