Sering Disepelekan, Inilah Tantangan Alih Media Arsip

Alih media arsip, yang merupakan tahapan awal dalam proses digitalisasi arsip menjadi salah satu tren transformasi digital yang banyak dilakukan. Dalam era digital yang terus berkembang, perusahaan menyadari pentingnya mengoptimalkan pengelolaan informasi dengan memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan menggunakan sistem manajemen arsip digital, perusahaan dapat menyimpan, mengatur, dan mencari informasi dengan efisien, menggantikan proses manual yang seringkali memakan waktu dan membutuhkan ruang penyimpanan yang besar.

Kapan Perusahaan Harus Mempertimbangkan Alih Media Arsip?

Pada dasarnya, tidak ada batasan waktu bagi perusahaan untuk melakukan digitalisasi arsip. Namun, beberapa kondisi menjadi indikator bagi manajemen untuk segera mempertimbangkan proses alih media. Berikut beberapa indikator yang menunjukkan waktu yang tepat untuk memulai proses alih media arsip:

1. Kapasitas ruang fisik yang terbatas

Jika perusahaan mulai mengalami keterbatasan ruang fisik untuk menyimpan arsip, seperti rak penyimpanan yang sudah penuh atau tidak ada lagi ruang tambahan, maka saatnya untuk mempertimbangkan alih media ke format digital. Jika dibiarkan berlarut-larut, ruang penyimpanan arsip akan penuh dan menyebabkan tumpukan arsip yang tidak tertata dengan rapi dan menyebabkan kekacauan.

2. Kesulitan dalam mencari dan mengakses arsip

Dokumen yang berantakan membuat karyawan menghabiskan waktu yang lebih banyak untuk mencari dokumen. Kondisi ini akan menyebabkan penurunan produktivitas karyawan, dan berdampak pada aktivitas bisnis perusahaan. Dalam kondisi ini, alih media arsip dapat menjadi solusi untuk meningkatkan produktivitas.

3. Pengelolaan arsip yang tidak efisien

Dokumen cetak menciptakan alur administrasi arsip yang tidak efisien. Karyawan harus menghabiskan waktu yang signifikan untuk mengorganisir, mencari, dan mengelola dokumen fisik tersebut. Proses manual ini seringkali memakan waktu dan membutuhkan upaya ekstra, yang dapat mengganggu efisiensi operasional perusahaan. Kondisi ini tidak sesuai dengan tuntutan era digital yang identik dengan kecepatan dan efisiensi. Digitalisasi arsip dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari, mengorganisir, dan mengelola arsip fisik. 

4. Analisis dan pengambilan keputusan

Arsip merupakan sumber informasi bagi manajemen untuk melakukan evaluasi dan merumuskan strategi bisnis. Ketika sistem pengelolaan arsip cetak tidak bisa memenuhi kebutuhan akan akses informasi yang mudah, cepat, lengkap dan akurat, maka perusahaan perlu mempertimbangkan digitalisasi arsip.

Dengan arsip digital, data dan informasi dari semua departemen dapat diakses dengan cepat dan mudah oleh manajemen. Dukungan data yang mudah diakses, lengkap dan akurat akan membantu manajemen dalam menghasilkan kebijakan yang efektif.

Tantangan Alih Media Arsip

Merubah bentuk arsip cetak ke bentuk digital dapat menghadirkan berbagai tantangan. Salah satunya adalah beban tambahan yang harus ditanggung oleh karyawan untuk mengerjakan alih media. Mengubah arsip cetak ke bentuk digital membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Hal ini akan mengurangi efisiensi kerja atau bahkan mengakibatkan karyawan harus lembur. Jika karyawan dipaksakan untuk mengerjakannya, performa perusahaan yang pada akhirnya dikorbankan.

Tantangan lain yang harus dihadapi selama proses alih media arsip adalah ketersediaan infrastruktur dan teknologi yang memadai. Untuk menghasilkan dokumen digital yang berkualitas, proses pemindaian dokumen tidak bisa dilakukan dengan alat scan yang biasa. Sarana dan teknologi yang digunakan harus berkualitas. Teknologi tersebut belum tentu dimiliki perusahaan secara umum, sehingga akan membutuhkan biaya yang cukup besar untuk pengadaannya.

Keselamatan dan keamanan dokumen selama proses alih media arsip juga menjadi hal yang perlu diperhatikan. Perusahaan harus memastikan bahwa dokumen yang diubah menjadi digital aman dari ancaman kebocoran atau kerusakan. Petugas alih media juga harus memastikan, bahwa dokumen digital telah diorganisir dengan sedemikian rupa sehingga memudahkan akses dan pengelolaannya di masa mendatang. Oleh sebab itu, alih media harus dilakukan oleh SDM yang terlatih dan kompeten.

Dalam menghadapi tantangan tersebut, layanan alih media arsip PrimaDoc merupakan solusi yang tepat untuk membantu mempercepat proses digitalisasi arsip. Dengan menggunakan layanan PrimaDoc, Anda tidak perlu membebani para pegawai dengan tugas tambahan yang memakan waktu dan tenaga. Tim profesional PrimaDoc akan menangani alih media arsip dengan keahlian dan perhatian yang tinggi terhadap keamanan data. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan infrastruktur dan teknologi yang berkualitas untuk menghasilkan dokumen digital yang terpercaya. Dengan demikian, perusahaan Anda dapat mengoptimalkan waktu, sumber daya, dan keamanan dalam proses digitalisasi arsip, serta menjaga performa dan efisiensi kerja yang tinggi. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)