Saatnya BPR Tampil Lebih Kompetitif dengan Digitalisasi Arsip
Dalam kegiatan usaha yang dijalani Bank Perkreditan Rakyat (BPR), pencatatan arsip dan dokumen sangat penting. Catatan seperti setoran uang nasabah, data diri nasabah, pengajuan pinjaman, dan sebagainya harus tercatat lengkap dan akurat. Tak hanya itu, pengelolaan dokumen juga harus dijalankan dengan baik untuk menjamin dokumen dapat tersimpan dengan aman dan dapat dicari dengan mudah untuk dicari kembali. Bahkan BPR dapat tampil kompetitif dengan digitalisasi arsip yang menawarkan kemudahan pencatatan, penyimpanan dokumen, pengelolaan dan pencarian ulang dokumen secara cepat.
Terdapat banyak kelebihan digitalisasi arsip BPR, daripada jika dilakukan secara konvensional. Berikut kami uraikan 4 kelebihan yang dapat membuat BPR lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip!
Dokumen Lebih Mudah Ditemukan
Seiring dengan berjalannya operasional BPR, jumlah dokumen yang harus disimpan akan semakin bertambah banyak. Sistem administrasi dokumen secara konvensional membuat BPR menghasilkan dokumen kertas dalam jumlah banyak, yang disimpan dalam ruang penyimpanan yang luas. Sayangnya, administrasi dokumen yang seperti ini akan menyulitkan proses pencarian dokumen apabila dibutuhkan sewaktu-waktu.
Sebenarnya, BPR dapat lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip. Dengan penyimpanan data berbasis digital, BPR tidak perlu lagi menyimpan dokumen kertas yang tebal dalam jumlah banyak. Penyimpanan akan jauh lebih ringkas ketimbang administrasi secara konvensional. Kelebihan lainnya adalah akses pencarian dokumen yang lebih mudah dan cepat. Petugas administrasi dapat dengan mudah dan cepat mencari file dalam database digital, ketimbang harus menelusuri rak-rak dan map dokumen yang banyak dan tebal. Kemudahan ini mendorong BPR untuk dapat kompetitif dengan digitalisasi arsip.
2. Pengawasan Lebih Praktis
Keamanan data merupakan hal yang sangat penting dalam sistem administrasi BPR. Memastikan bahwa data nasabah dan operasional usaha dicatat, disimpan, dan dikelola dengan benar sesuai prosedur merupakan hal yang harus menjadi perhatian utama. Untuk menjamin itu semua, diperlukan pengawasan yang ketat dan teliti untuk mencegah tindakan fraud ataupun kerusakan dokumen penting.
BPR dapat menjadi lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip. Penyimpanan arsip berbasis digital dapat membuat pengawasan dokumen BPR dapat dibuat lebih praktis dengan penerapan digitalisasi arsip. Pengurus dan pengawas dapat melakukan pengawasan dokumen dengan lebih mudah, kapanpun diperlukan. Hal ini akan menekan terjadinya fraud di BPR, dan secara otomatis membuat BPR lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip.
3. Mempermudah Digitalisasi Sistem
Industri 4.0 menjadi isyarat bahwa sudah saatnya BPR tampil lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip. Kehadiran teknologi telah mempengaruhi berbagai sektor industri, tidak terkecuali dalam industri keuangan seperti BPR. Kemajuan teknologi mengakibatkan tingginya ekspektasi masyarakat terhadap pelayanan jasa keuangan. Masyarakat mengharapkan layanan jasa keuangan yang praktis, cepat dan mudah diakses. Hal ini terbukti dengan banyak tumbuhnya bisnis-bisnis fintech.
Untuk dapat bersaing di tengah era digital saat ini, BPR juga harus melakukan transformasi digital. Digitalisasi arsip merupakan pondasi penting dalam melakukan transformasi digital. BPR dapat lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip yang dapat menunjang pembangunan sistem digital mulai dari website, aplikasi dan media layanan berbasis online.
4. Administrasi Lebih Cepat
Mengantre di bank, atau harus melakukan prosedur yang berbelit dalam urusan pinjaman atau menyimpan keuangan adalah hal yang sangat membosankan. Masyarakat mengharapkan adanya pelayanan yang cepat sehingga mereka tidak perlu mengantri atau menunggu proses yang lama. Kecepatan layanan dalam lembaga keuangan, tidak terkecuali BPR sangat dipengaruhi oleh sistem administrasinya. Administrasi konvensional seringkali membuat alur kerja BPR menjadi lambat.
BPR dapat lebih kompetitif dengan digitalisasi arsip yang dapat meningkatkan proses administrasi yang cepat dan praktis. Administrasi yang cepat dan praktis menjadi modal dasar bagi BPR untuk dapat bersaing dengan lembaga keuangan lainnya di era digital saat ini.
Dukungan dari vendor penyimpanan arsip digital yang profesional seperti PrimaDoc dapat membantu BPR untuk mewujudkan hal-hal di atas. Fitur pencarian dalam aplikasi akan memudahkan pegawai untuk menemukan arsip kapanpun diperlukan. Hal tersebut juga akan memudahkan proses pengawasan karena arsip yang telah berbentuk digital dapat dikirimkan kepada pihak yang berwenang seperti OJK.
BPR juga akan mendapatkan lebih banyak kemudahan saat hendak melakukan pengembangan sistem digital untuk internal perusahaan. Arsip yang tersimpan telah berbentuk digital dapat langsung dijadikan input dalam sistem yang telah dibangun. Anda hanya perlu menghubungi tim marketing PrimaDoc karena kami siap berdiskusi lebih banyak tentang rencana pengembangan BPR Anda! (Septiani)
