Apakah Proses Peralihan ke Penyimpanan Arsip Digital Sulit?
Era digital mendorong terjadinya transformasi digital pada industri bisnis, salah satunya bisnis properti. Bukan hanya sebagai perubahan model bisnis dengan memanfaatkan teknologi saja, transformasi digital merupakan solusi untuk dapat menyesuaikan kebutuhan zaman serta membuka peluang pangsa pasar yang lebih luas. Untuk dapat menerapkan digitalisasi bisnis properti, salah satu hal mendasar yang harus dilakukan adalah peralihan administrasi bisnis ke penyimpanan arsip digital.
Penyimpanan digital memungkinkan pengelolaan dokumen secara elektronik dan dapat dilakukan dengan lebih mudah, efektif dan efisien dibandingkan harus melakukan pengelolaan dokumen kertas secara manual. Kecepatan perusahaan dalam mengelola arsip usaha, akan meningkatkan kinerja bisnis properti Anda. Penyimpanan arsip digital juga memungkinkan perusahaan untuk menjalankan berbagai aktivitas bisnis secara digital.
Tantangan Peralihan ke Penyimpanan Arsip Digital
Melihat pentingnya digitalisasi arsip bagi kemajuan bisnis properti di era kemajuan teknologi saat ini, mulai melakukan penyesuaian dan beralih ke penyimpanan arsip digital merupakan hal yang perlu dipertimbangkan. Sayangnya, masih banyak yang masih berpikir ulang untuk mulai melakukan digitalisasi arsip. Proses peralihan yang membutuhkan waktu, konsekuensi untuk pelatihan karyawan hingga kesulitan untuk beradaptasi dengan teknologi baru menjadi beberapa alasan yang menjadi penyebabnya.
Sebagaimana perubahan pada umumnya, proses peralihan dari penyimpanan konvensional ke penyimpanan arsip digital memang membutuhkan usaha penyesuaian dan adaptasi. Terdapat berbagai tantangan yang harus dihadapi perusahaan dan jajaran staf bisnis properti selama masa tersebut. Berikut tantangan-tantangan yang harus dihadapi ketika melakukan peralihan ke penyimpanan arsip digital:
1. Kurangnya pengetahuan staf
Digitalisasi arsip bukan hanya sekedar merubah cara pengelolaan dokumen yang manual menjadi digital dengan bantuan teknologi pendukungnya. Ketika sebuah bisnis memutuskan untuk melakukan digitalisasi arsip, semua staf yang terlibat harus mau belajar dan beradaptasi dengan alur kerja yang baru. Meskipun jauh lebih sederhana dan mudah, faktanya perubahan ini membutuhkan proses belajar kembali.
2. Belum siapnya SDM
Selain membutuhkan kesiapan infrastruktur pendukung, ketersediaan SDM dan kesiapan manajemen juga menjadi tantangan yang harus dihadapi ketika melalui proses peralihan ke penyimpanan arsip digital. Manajemen perlu memperhitungkan kebutuhan SDM teknisi, khususnya untuk bagian IT. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Capgemini, 77% perusahaan menya tak mempunyai tenaga IT yang mampu membantu mereka dalam memperlancar proses digitalisasi bisnis.
3. Prosedur peralihan yang panjang
Digitalisasi arsip tidak sekadar memindahkan dokumen fisik ke digital. Untuk dapat menciptakan sistem penyimpanan arsip digital, berbagai proses panjang harus dilakukan. Perusahaan harus memilah dokumen-dokumen yang perlu di digitalisasi dan tidak, proses pemindaian atau scan dokumen, kategorisasi dokumen digital, penyimpanan dokumen fisik yang masih dipertahankan, hingga manajemen retensi dokumen. Proses yang cukup panjang dan membutuhkan banyak waktu.
Adaptasi Manajemen Arsip Digital
Dengan berbagai tantangan yang harus dihadapi tersebut, khususnya di tengah kondisi SDM yang belum mengenal digitalisasi arsip, tidak heran jika banyak yang mengatakan bahwa proses peralihan ke penyimpanan arsip digital sulit. Benarkah demikian?
Semua tantangan perubahan dan proses adaptasi diatas tidak akan menjadi sulit jika perusahaan Anda didukung oleh ahli pengelolaan dokumen yang berkompeten seperti tim PrimaCoc. PrimaDoc memahami bahwa tantangan-tantangan tersebut menjadi sulit jika harus dihadapi oleh bisnis Anda secara mandiri. Itulah sebabnya, Primadoc menawarkan berbagai layanan yang akan membantu bisnis Anda melalui proses peralihan tersebut.
Primadoc siap mendampingi perusahaan Anda memahami setiap hal yang perlu dilakukan dalam proses peralihan. Mulai dari manajemen arsip aktif dan non aktif, manajemen gudang arsip, pemindaian dokumen, pemilahan dokumen, pengkategorian arsip, pengaturan hak penggunaan arsip, enkripsi data digital, hingga manajemen retensi arsip.
Selain pendampingan, tim Primadoc juga menyediakan layanan konsultasi, layanan alih dokumen digital, bahkan membantu merancang Standard Operasional Procedure (SOP) untuk pengelolaan dokumen. Dengan dukungan tersebut, proses peralihan ke penyimpanan arsip digital tidak lagi menjadi sulit. Bahkan, perusahaan dapat tetap fokus dengan segala aktivitas bisnisnya, supaya kinerja tidak menurun.
Tidak ada lagi alasan untuk menunda rencanakan pengembangan bisnis Anda dengan digitalisasi arsip. PrimaDoc siap membantu perusahaan Anda untuk melalui proses peralihan dengan cepat dan lancar. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mendiskusikannya lebih lanjut! (Septiani)
