Proses Alih Media Arsip Tidak Pernah Tertangani? Ini Solusinya!
Terdapat beberapa tahapan untuk melakukan digitalisasi arsip perusahaan. Tahapan tersebut dimulai dari proses alih media arsip yaitu mengubah seluruh bentuk dokumen fisik menjadi digital. Tahap berikutnya, setelah seluruh dokumen sudah berbentuk file yang dapat diakses di berbagi media elektronik, arsip digital ini harus dikelola lagi yaitu dengan mengklasifikasikan file-file tersebut berdasarkan isi, waktu dan kebutuhannya.
Perusahaan biasanya telah memiliki prosedur sendiri untuk mengelola arsip-arsipnya. Prosedur pengelolaan tersebut penting untuk memudahkan setiap karyawan menemukan arsip yang dibutuhkan kapan pun. Begitupun halnya dengan digitalisasi arsip yang ditujukan untuk memudahkan karyawan menemukan arsip sesuai kebutuhan kapan pun dan dari mana pun.
Hambatan Digitalisasi Arsip
Tidak dipungkiri bahwa tahapan digitalisasi arsip ini seringkali tidak berjalan mulus. Berbagai masalah kerap kali terjadi sehingga menghambat proses digitalisasi arsip secara keseluruhan, antara lain:
1. Karyawan sudah overwork
Setiap karyawan telah memiliki job deskripsinya masing-masing. Tidak ada karyawan yang direkrut tanpa diberikan tugas dan tanggung jawab sesuai posisi dan salary yang diterima. Setiap pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan sudah diukur berdasarkan beban dan lamanya waktu bekerja. Akan tetapi, ada saat-saat ketika pekerjaan karyawan menjadi sangat banyak dan kewalahan. Dengan kondisi demikian, tentu akan sulit rasanya untuk menambah lagi beban kerja mereka dengan tugas alih media arsip perusahaan yang tidak sedikit jumlahnya.
2. Tidak ada tim yang memiliki keahlian digitalisasi arsip
Untuk melakukan digitalisasi arsip, dibutuhkan wawasan, pengalaman serta keahlian tertentu. Contohnya mengerti dasar manajemen arsip, cara alih media arsip ke digital dengan mengoperasikan mesin scanner, paham cara mengelola media penyimpanan digital dan seterusnya. Dibutuhkan kemampuan pengelolaan arsip, penggunaan media scan dan paham teknologi digital. Masalahnya, tidak semua perusahaan memiliki karyawan khusus dengan keahlian demikian untuk melakukan digitalisasi arsip mandiri.
3. Tidak adanya perangkat digitalisasi arsip yang mendukung
Perangkat digital adalah kebutuhan dasar yang harus dipenuhi untuk melakukan digitalisasi arsip. Diantaranya scanner untuk alih media arsip, jaringan internet LAN atau Wifi, perangkat PC dan media penyimpanan digital seperti harddisk atau sistem cloud. Apabila salah satu perangkat ini tidak ada, proses akan terhambat.
4. Keterbatasan dana untuk proses digitalisasi arsip
Melakukan digitalisasi arsip membutuhkan dana yang tidak murah, terlebih pada tahapan awal. Dana awal yang perlu disiapkan cukup besar apabila perusahaan juga harus menyediakan perangkat dan SDM-nya sekaligus. Seperti halnya poin ke-3 di atas, ketika muncul kebutuhan untuk pengadaan berbagai perangkat elektronik pendukung menyedot anggaran yang cukup besar. Terlebih dengan adanya kebutuhan server data untuk mengelola semua arsip digital agar dapat digunakan untuk operasional perusahaan. Keterbatasan dana dapat menjadi hambatan serius bagi proses tersebut.
Solusi Alih Media Arsip
Secara garis besar, tersedia dua solusi untuk kebutuhan alih media arsip perusahaan yaitu membentuk tim internal untuk melakukan digitalisasi arsip atau merekrut tim profesional (vendor) untuk mengerjakan proses tersebut. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut tentang masing-masing alternatif:
1. Membentuk tim khusus internal perusahaan
Solusi pertama memberikan keleluasan bagi perusahaan untuk menetapkan sistem dan cara digitalisasi arsipnya. Akan tetapi, perusahaan dituntut untuk menyediakan sumber daya yang besar untuk melakukan ini. Perusahaan harus merekrut karyawan ahli, melakukan pengadaan perangkat digital dan membangun server data sendiri yang semuanya membutuhkan dana tidak sedikit.
2. Bekerja sama dengan tim profesional digitalisasi arsip yang terpercaya
Solusi kedua dapat menjadi alternatif yang jauh lebih efisien karena perusahaan tidak perlu pusing memikirkan rekrutmen karyawan dan pengadaan semua perangkat digital tersebut. Perusahaan cukup bekerja sama dengan vendor profesional seperti PrimaDoc dan menerima hasil akhir yang memuaskan.
Bekerja sama dengan PrimaDoc juga akan meringankan beban perusahaan baik dari segi kefokusan pekerjaan maupun dana yang harus dikeluarkan. Tersedia berbagai paket dengan pilihan harga yang berbeda, sehingga perusahaan dapat menentukan berdasarkan anggaran yang dimiliki.
Selain menyediakan tim yang ahli di bidang alih media arsip, PrimaDoc juga menyediakan sistem penyimpanan arsip digital yang siap pakai. Perusahaan dapat memilih versi penyimpanan berbasis cloud untuk solusi yang jauh lebih praktis. Dengan demikian, keseluruhan proses digitalisasi arsip tidak akan mengganggu aktivitas bisnis perusahaan Anda secara umum. Untuk informasi selengkapnya, hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)
