Simpan Dokumen Terpusat dengan PrimaDoc
Pernahkah Anda kesulitan karena file yang dibutuhkan terbawa rekan kerja ke rumah? Hal tersebut tidak akan terjadi dengan adanya penyimpanan dokumen terpusat. Metode ini memungkinkan agar keseluruhan dokumen yang Anda butuhkan tersedia untuk semua karyawan, sehingga dapat diakses di manapun dan kapanpun.
Oleh karena itu, metode ini cukup banyak digunakan oleh perusahaan dengan jumlah informasi sensitif yang cukup banyak. Dengan adanya penyimpanan dokumen terpusat, Anda akan memperoleh beragam manfaat dari sistem pengelolaan dokumen berbasis digital yang sebelumnya belum pernah Anda temukan.
Apalagi jika Anda menggunakan solusi pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc, tentunya manfaat yang Anda peroleh akan lebih banyak lagi.
Lalu, apa itu sebenarnya penyimpanan dokumen terpusat dan bagaimana pula solusi dari PrimaDoc dapat menjadi penyelamat Anda dalam menghadirkan sistem kearsipan yang lebih baik? Berikut ulasan selengkapnya!
Proses Penyimpanan Dokumen Terpusat secara Digital
Dalam hal penyimpanan dokumen terpusat, sebenarnya proses pengelolaan dokumen tidak jauh berbeda dengan metode penyimpanan dokumen lainnya. Perlu Anda ketahui, proses penyimpanan dokumen yang dilakukan secara terpusat melibatkan beberapa aktivitas, meliputi:
1. Alih media arsip
Alih media arsip adalah proses untuk mengubah format dokumen dan informasi dari fisik menjadi digital. Proses ini penting, karena penyimpanan dokumen terpusat melibatkan dokumen dalam format digital yang akan dikelola dengan bantuan aplikasi bernama Document Management System (DMS).
2. Pengindeksan dokumen (indexing)
Indexing juga merupakan proses yang penting sebelum penyimpanan dokumen terpusat dilakukan. Nantinya, setiap dokumen digital akan diurutkan atau disortir berdasarkan kategori tertentu. Umumnya, proses ini akan memakan waktu yang lama jika dilakukan secara konvensional. Dengan adanya proses yang terdigitalisasi seperti yang dimiliki PrimaDoc, proses indexing biasanya dapat dilakukan dengan lebih cepat dan efisien.
3. Pengelolaan informasi
Aktivitas lainnya yang dilibatkan dalam proses penyimpanan dokumen terpusat adalah pengelolaan atas seluruh informasi yang terkandung di dalam dokumen. Di sinilah peran aplikasi DMS dibutuhkan, sebagai perangkat untuk mengakses informasi berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu, sehingga penemuan kembali informasi yang dibutuhkan menjadi lebih cepat.
Selain itu, jika Anda menggunakan solusi aplikasi DMS seperti yang dimiliki PrimaDoc, Anda juga akan mampu mengatur akses informasi agar tidak sembarangan orang dapat membuka dokumen yang tersimpan pada server atau cloud-based storage.
4. Proteksi dari bahaya kerusakan
Penyimpanan dokumen terpusat juga melibatkan aktivitas untuk menjaga setiap dokumen dari tangan orang yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, proteksi ini juga sebagai langkah mitigasi dari bencana alam atau non-alam yang mengancam keutuhan informasi.
Solusi Penyimpanan Dokumen Terpusat dari PrimaDoc
Apakah Anda masih kebingungan untuk menemukan vendor yang tepat untuk mengimplementasikan sistem kearsipan yang digunakan untuk penyimpanan dokumen terpusat? Serahkan saja kepada PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap yang telah berpengalaman dalam menangani dokumen dari berbagai industri, mulai dari industri pertambangan, keuangan, farmasi, hingga bank perkreditan rakyat sekalipun.
Dengan dilengkapi sertifikat ISO 9001 sebagai bukti kualitas pelayanannya, kini PrimaDoc menyediakan solusi aplikasi DMS yang memungkinkan penyimpanan dokumen terpusat yang dapat menyelesaikan berbagai permasalahan kearsipan Anda, seperti:
- Dokumen penting yang terbawa oleh rekan kerja untuk kebutuhan meeting;
- Budaya WFH yang menjadikan akses dokumen menjadi lebih terbatas;
- Interface aplikasi DMS yang menyulitkan proses pencarian dokumen;
- Dan masih banyak masih kearsipan lainnya;
Semua kendala di atas akan teratasi dengan menggunakan aplikasi PrimaDoc. Beragam fitur yang ada di dalamnya juga menjadikan proses penyimpanan dokumen terpusat jadi lebih efisien.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
