PrimaDoc, Partner Tepat Manajemen Dokumen Kantor Properti
Manajemen dokumen kantor properti merupakan aspek penting agar perusahaan yang bergerak di industri real estate dapat bertahan di masa pandemi. Kehadiran sistem yang tepat mampu menjadi solusi yang tepat agar keseluruhan dokumen yang Anda kelola tetap akurat dan optimal digunakan untuk proyek pembangunan dan menjangkau lebih banyak klien.
Permasalahannya, manajemen dokumen kantor properti tidak selamanya dapat dilakukan sendirian. Masih ada banyak perusahaan yang terkendala pada sumber daya manusia dan juga teknologi untuk mengembangkan metode manajerial dalam pengelolaan dokumen.
Untuk itu, menyerahkannya kepada partner yang tepat adalah kuncinya. Mengapa demikian? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Perkembangan Manajemen Dokumen Kantor Properti Tanah Air
Seperti kita ketahui bersama, sektor properti tanah air terkena dampak disrupsi teknologi akibat pandemi yang dimulai pada tahun 2020 silam. Berita mengenai anjloknya harga sewa dan juga properti dapat kita temukan di mana-mana.
Oleh karena itu, kehadiran manajemen dokumen kantor properti yang didukung oleh teknologi yang tepat menjadi lebih penting dari sebelumnya. Kehadiran digitalisasi arsip dokumen yang terintegrasi antar semua lokasi proyek serta pencarian dokumen dengan cepat tidak hanya lagi sekedar opsi belaka, melainkan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh perusahaan properti.
Studi kasus dari salah satu properti tanah air, PT Dafam Property Indonesia Tbk bahkan menyebutkan bahwa digitalisasi properti tidak lagi dapat dihindari.
Sejak pertengahan 2020 yang lalu, perusahaan ini telah menerapkan transformasi digital besar-besaran yang berdampak signifikan pada strategi bisnis perusahaan. Dengan bantuan teknologi, Dafam berhasil meningkatkan jangkauan pemasarannya sebanyak 225%, angka yang begitu besar mengingat jumlah konsumen properti cenderung menurun di tahun yang sama.
Untuk itu, bagi Anda yang berencana untuk ikut serta mengimplementasikan transformasi digital, memulainya dari manajemen dokumen kantor properti merupakan pilihan yang bijak.
Keuntungan dari Penggunaan Teknologi pada Manajemen Dokumen
Lebih lanjut, manajemen dokumen kantor properti yang didukung dengan aplikasi seperti Document Management System juga memiliki beberapa keuntungan, meliputi:
1. Manajemen informasi yang lebih efisien
Kantor properti biasanya memiliki klien dengan aset yang bernilai tinggi. Untuk itu, manajemen dokumen kantor properti yang lebih baik akan mampu membantu Anda dalam mengorganisir informasi sensitif dengan lebih efisien. Risiko dokumen klien yang tercecer dan sulit ditemukan juga dapat diminimalisir, sehingga Anda dapat mempertahankan kepercayaan klien.
2. Menghindari potensi pelanggaran privasi data
Mengingat informasi sensitif yang terkandung di dalamnya, kehadiran aplikasi DMS untuk manajemen dokumen kantor properti juga penting untuk meminimalisir pencurian data oleh peretas. Adanya fitur untuk mengatur hak akses dan teknologi enkripsi menjadi kuncinya, agar informasi properti yang tersimpan lebih aman.
3. Sarana memenuhi peraturan yang berlaku
Aset properti merupakan objek komersial dengan harga yang cukup tinggi, sehingga semua dokumen yang berhubungan dengan aktivitas jual-beli properti harus dapat dipantau dengan cermat.
Apalagi pemerintah melalui Pasal 8 PMK No. 54/PMK.03/2021 juga menegaskan bahwa semua dokumen menjadi dasar pencatatan wajib disimpan dikelola dalam kurun waktu minimal 10 tahun. Jika terindikasi adanya kelalaian yang menyebabkan rusaknya atau hilang dokumen, maka ada sanksi pidana atau juga administrasi yang berdampak buruk bagi perusahaan.
Untuk itu, manajemen dokumen kantor properti yang dilengkapi sistem yang tepat dapat menyelamatkan Anda dari risiko jeratan hukum peradilan.
Mengapa PrimaDoc adalah Partner yang Tepat untuk Anda?
PrimaDoc merupakan salah satu vendor kearsipan yang dapat Anda percaya sebagai partner. Dengan pengalaman bertahun-tahun di bidang kearsipan, dukungan teknologi terbaru dan layanan yang sudah terbukti kualitasnya oleh ISO 9001, vendor ini adalah pilihan banyak perusahaan di Indonesia.
Saat ini, PrimaDoc memiliki berbagai layanan yang dapat menjadikan manajemen dokumen kantor properti yang Anda kelola jadi lebih efisien. Mulai dari aplikasi DMS untuk pengelolaan dokumen digital, pemeliharaan arsip untuk menyelamatkan dan memperpanjang usia dokumen, hingga pengelolaan dokumen fisik untuk menjadikan penataan dokumen klien yang lebih optimal.
Dengan segudang pengalaman yang dimiliki, tidak ada salahnya Anda mempertimbangkan PrimaDoc sebagai partner kearsipan. Anda dapat memulainya dengan menghubungi tim marketing kami untuk berkonsultasi lebih lanjut mengenai kebutuhan kearsipan Anda! (Pradana)
