Pilih Cloud Computing atau Server on Premise?
Dihadapkan pada dua pilihan dengan keuntungan yang sama besarnya dan spesifikasi yang nyaris sama, memang membingungkan. Apabila tidak jeli, kita dapat terjebak dalam pilihan dilematis dan kesulitan memilih yang tepat. Bukan tidak mungkin kita akan membutuhkan waktu lebih lama untuk mengambil keputusan. Padahal, terlalu lama mengambil keputusan dapat menghambat banyak langkah-langkah strategis perusahaan yang seharusnya dieksekusi dengan cepat.
Cloud computing dan server on premise, dua pilihan yang memiliki keunggulan masing-masing dan sering membingungkan tim manajemen. Untuk itu, di bawah ini kami paparkan secara khusus perbandingan antara kedua sistem tersebut.
Tips memilih cloud computing atau server on premise
Bagi Anda yang hendak memilih antara sistem server berbasis cloud atau on premise, berikut adalah beberapa tips untuk mendapatkan pilihan terbaik:
1. Memahami karakter dan keunggulan cloud computing dan server on premise
Langkah pertama kita harus mengenali karakteristik cloud computing dan server on premise, agar tidak bias mana yang lebih baik. Sekalipun memiliki kegunaan yang sama, tentunya masing-masing layanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda. Hal itulah yang perlu kita perhatikan baik-baik, untuk kemudian menjadi pertimbangan dalam memilih.
2. Memetakan kebutuhan perusahaan
Setelah memahami kelebihan dan kekurangan cloud computing dan server on premise, kita perlu memahami yang sebenarnya dibutuhkan oleh perusahaan. Lalu, kondisi data yang dihasilkan dan perlu diolah oleh perusahaan, sangat banyak atau tidak, hingga kebutuhan proteksi keamanannya dan akan digunakan untuk apa saja layanan penyimpanan data ini. Lebih baik hal-hal tersebut dikonkretkan dengan sedetail-detailnya agar kita memiliki gambaran manakah produk jasa yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Menetapkan budget dan membandingkan keuntungan yang akan diperoleh
Jangan lupa bahwa kemampuan internal perusahaan untuk merealisasikan pemenuhan kebutuhan ini juga sangat penting diukur. Berapa besar budget yang dianggarkan oleh perusahaan untuk pengadaan cloud computing atau pun server on premise ini juga akan berpengaruh pada opsi mana yang akan dipilih.
Keunggulan cloud computing
Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan saat memanfaatkan sistem berbasis cloud:
1. Lebih hemat biaya
Cloud computing tidak membutuhkan biaya sebesar server on premise. Mengapa? Karena perusahaan tidak harus membeli sendiri semua infrastruktur server, tidak perlu menyediakan lokasi khusus untuk membangun server dan tidak perlu merekrut karyawan IT untuk mengelola server. Perusahaan cukup membayar layanan penyimpanan cloud sesuai yang dibutuhkan saja.
2. Tanggung jawab pemeliharaan berada di tangan vendor cloud computing
Perusahaan tidak terbebani kewajiban pemeliharaan dan pengelolaan. Dengan demikian, jika terjadi kerusakan atau masalah pada server, perusahaan tidak perlu khawatir tentang biaya untuk kebutuhan perbaikannya.
3. Perusahaan dapat memilih paket jasa cloud computing sesuai kebutuhan dan budget
Umumnya, vendor menawarkan beragam paket jasa cloud computing dengan rentang harga yang berbeda disesuaikan dengan layanan yang diberikan. Pilihan ini memungkinkan perusahaan mengambil jasa cloud computing yang sesuai dengan kondisi dan ketersediaan anggaran perusahaan.
Keunggulan server on premise
Sedangkan berikut ini adalah beberapa keuntungan yang akan diperoleh perusahaan saat menerapkan sistem server on premise:
1. Proteksi lebih tinggi
Server on premise memiliki fitur pengamanan data yang lebih ketat dan dapat diatur sesuai kebutuhan. Hal ini juga didukung dengan sistem server, yaitu satu server hanya untuk satu perusahaan saja dan lokasi server pun dapat ditentukan oleh perusahaan. Dengan proteksi data dan sistem yang kuat, server on premise lebih menjanjikan untuk perusahaan dengan kebutuhan proteksi data yang tinggi.
2. Akses dan kewenangan penuh dipegang perusahaan
Perbedaan mencolok lainnya antara cloud computing dan server on premise berada pada kewenangan penuh yang dimiliki perusahaan terhadap sistem. Perusahaan dapat mengakses penuh server, membuat sistem dan peraturan, serta mengatur hak akses pengguna secara detail. Hak akses karyawan terhadap data-data perusahaan biasanya berbeda-beda pada setiap levelnya. Hal tersebut dipengaruhi oleh kebijakan manajemen informasi perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan level keamanan data karena mampu mengelola akses karyawan secara detail.
3. Lokasi server berada di gedung perusahaan
Pada sistem cloud computing, servernya dimiliki oleh penyedia jasa, sehingga lokasi servernya harus dipastikan dulu ada di Indonesia. Sedangkan, jika menggunakan server on premise, lokasi servernya dapat ditentukan sendiri oleh perusahaan. Biasanya dibangun ruangan khusus untuk servernya di dalam gedung, sehingga untuk pemantauan dan pemeliharaannya lebih mudah dilakukan.
Perusahaan Anda juga dapat memilih antara kedua sistem tersebut saat menggunakan Document Management System (DMS) PrimaDoc. Layanan berbasis cloud dapat digunakan jika perusahaan Anda membutuhkan penyimpanan arsip digital yang praktis dan siap pakai. Sedangkan sistem server on premise dapat diterapkan jika perusahaan Anda membutuhkan dukungan penyimpanan dengan keamanan optimal. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk konsultasi selengkapnya tentang penyimpanan digital PrimaDoc dan layanan kami lainnya! (Septiani)
