Perbedaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga

Arsip vital dan arsip terjaga merupakan dua jenis arsip yang sangat penting bagi setiap perusahaan, organisasi, maupun instansi pemerintah. Meskipun arsip vital dan arsip terjaga merupakan dua jenis arsip yang berbeda, keduanya seringkali dianggap sebagai satu jenis arsip yang sama. Banyak pihak yang tidak dapat menemukan perbedaan arsip vital dan arsip terjaga.

Meskipun terlihat tidak penting, kesalahan dalam mengidentifikasi perbedaan kedua jenis arsip ini dapat menimbulkan dampak yang buruk. Baik arsip vital maupun arsip terjaga membutuhkan metode penanganan dan penyimpanan yang berbeda. Kesalahan dalam membedakan keduanya dapat menyebabkan pengelolaan yang tidak sesuai. Oleh karenanya, sangat penting untuk memahami perbedaan arsip vital dan arsip terjaga guna menyesuaikan sistem pengelolaan berdasarkan jenis arsipnya, sehingga tidak salah kelola

Definisi Arsip Vital

Untuk dapat memahami perbedaan arsip vital dengan strategis, terlebih dahulu perlu memahami definisi dari arsip vital. Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, Arsip vital merupakan dokumen yang strategis karena berhubungan dengan aspek legalitas, hak, kewajiban serta aset-aset organisasi. Contoh dari arsip vital adalah arsip utang-piutang, perjanjian kontrak, legalitas, pembayaran gaji, dan sebagainya.

Arsip vital tidak dapat diperbarui maupun digantikan dengan arsip lainnya apabila rusak ataupun hilang. Karakteristik ini juga menjadi ciri dan perbedaan arsip vital dibandingkan jenis arsip lainnya. Hilang atau rusaknya arsip vital dapat menimbulkan permasalahan yang menghambat perusahaan maupun instansi pemerintah terkait. Misalnya hilangnya dokumen kepemilikan suatu aset membuat perusahaan tidak bisa membuktikan kepemilikan atas akses tersebut.

Oleh karena sifatnya yang sangat penting, pengelolaan arsip vital juga harus dilakukan dengan baik sesuai standar. Yaitu meliputi kegiatan identifikasi; perlindungan dan pengamanan; serta penyelamatan dan pemulihan.

Definisi Arsip Terjaga

Arsip terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Itu berarti, tidak semua dokumen penting tergolong sebagai arsip terjaga. Arsip terjaga hanya terbatas pada dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kepentingan negara saja. Sedangkan diluar itu, sudah tidak tergolong sebagai arsip terjaga lagi. Pembatasan ruang lingkup ini menjadi inti perbedaan arsip vital dan arsip terjaga.

Contoh dari arsip terjaga antara lain naskah asli teks proklamasi kemerdekaan republik Indonesia, bendera merah-putih yang dikibarkan ketika proklamasi kemerdekaan, naskah perjanjian antar negara, dan dokumen-dokumen kenegaraan lainnya.

Perbedaan Arsip Vital dan Terjaga

Dari kedua definisi tersebut, dapat dilihat jelas perbedaan arsip vital dengan arsip terjaga. Memang benar bahwa baik arsip vital dan arsip terjaga merupakan arsip strategis, namun terdapat perbedaan pada ruang lingkup jenis arsipnya. Arsip terjaga secara spesifik merujuk pada dokumen berhubungan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara, sedangkan arsip vital tidak terbatas pada dokumen kenegaraan saja.

Jika disimpulkan, setiap arsip terjaga sudah pasti termasuk ke dalam Arsip Vital. Tetapi, arsip vital tidak selalu termasuk ke dalam arsip terjaga, yaitu dokumen-dokumen yang tidak berhubungan dengan arsip kenegaraan. Contohnya adalah dokumen gaji karyawan, perjanjian kontrak kerjasama antar perusahaan, kepemilikan aset perusahaan, dan sebagainya.

Pengelolaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga

Dengan memahami perbedaan arsip vital dan arsip terjaga, proses pengelompokan arsip dapat dilakukan dengan lebih akurat. Hal ini akan berdampak pada perencanaan sistem pengelolaan arsip yang disesuaikan dengan masing-masing jenis arsip tersebut.

Meskipun terdapat perbedaan arsip vital dan arsip terjaga, keduanya sama-sama bersifat strategis dan memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah perusahaan maupun instansi pemerintahan. Oleh karena itu, baik arsip vital maupun arsip terjaga membutuhkan sistem pengelolaan arsip yang efektif dan aman. Yaitu, sistem pengelolaan yang dapat melindungi arsip saat disimpan, namun tidak menyulitkan ketika diperlukan proses pemanfaatannya.

Arsip vital dan arsip terjaga memiliki perbedaan penting yang perlu dipahami oleh setiap perusahaan atau instansi pemerintah. Salah membedakan keduanya dapat menyebabkan pengelolaan arsip yang tidak sesuai dan berdampak buruk pada perusahaan atau instansi pemerintah. Tapi satu hal yang lebih penting, gunakanlah jasa pemeliharaan arsip profesional seperti PrimaDoc untuk memelihara arsip vital maupun arsip terjaga dengan baik dan sesuai standar, sehingga arsip Anda selalu terjaga dengan baik dan dapat diakses kapanpun dibutuhkan. Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan kearsipan kami, segera hubungi tim marketing PrimaDoc! (Septiani)