Pentingnya Peran Arsiparis dalam Proses Alih Media Rekam Medis
Seiring dengan berkembangnya teknologi, tata kelola arsip rekam medis pun kian berkembang. Apabila sebelumnya arsip dan dokumen pasien hanya berbentuk media cetak atau kertas, pada era modern ini proses tersebut dapat sepenuhnya beralih ke arsip elektronik dengan sistem manajemen digital. Lantas, seperti apa peran arsiparis di era media baru ini? Masihkah peran mereka relevan?
Cari tahu peran vital arsiparis di tengah kearsipan digital untuk memaksimalkan pelayanan dokumen di fasilitas kesehatan!
Digitalisasi dan otomatisasi arsip di era modern
Perkembangan teknologi yang pesat membuat berbagai perubahan gaya hidup dan cara masyarakat dalam melakukan pekerjaannya, tak terkecuali dalam hal penyelenggaraan kearsipan. Arsip yang sebelumnya menggunakan media benda fisik (tangible) kini semakin bergerak ke arah yang lebih digital dan paperless melalui proses alih media. Berbagai perusahaan kini mulai beralih ke sistem pengelolaan cara baru tersebut untuk mendistribusikan, menyimpan, dan menciptakan arsip mereka.
Dengan segala kemudahan dalam mengelola dokumen, lantas seperti apa peran arsiparis di tengah ekosistem kearsipan digital? Faktanya, untuk mengelola proses alih media dan menjalankan sistem kearsipan digital dengan tepat dan tertib, perusahaaan justru memerlukan tenaga kearsipan yang telah mendapatkan pelatihan khusus di bidang kearsipan digital. Hal ini karena mesin dan tenaga non ahli tidak dapat menggantikan pengetahuan dan etika profesionalisme mereka.
Peran arsiparis dalam alih media dan pengelolaan rekam medis elektronik
Dalam aktivitas pengelolaan dokumen rekam medis, perusahaan perlu memiliki SDM terampil yang memiliki kesadaran etis terkait kerahasiaan dan keamanan dokumen. SDM manajemen kearsipan juga perlu memiliki integritas dan kepatuhan terhadap regulasi maupun perundang-undangan yang mengatur penyelenggaraan kearsipan, terlebih di bidang kesehatan yang banyak berhadapan dengan arsip vital seperti rekam medis pasien.
Dalam hal kearsipan elektronik, peran seorang arsiparis tak hanya sebatas pada sebagai penggerak aplikasi kearsipan. SDM kearsipan profesional juga berperan sebagai manajer dan pemelihara arsip. Ini artinya, proses alih media sepenuhnya berada pada tanggung jawab dan pengawasan SDM kearsipan profesional. Pengelompokan arsip yang telah terdigitalisasi pun harus mendapat penanganan tenaga ahli untuk menjamin keteraturan kategorisasi yang akan memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen secara mudah dan cepat.
Arsiparis juga memiliki peran yang aktif dalam mengelola proses alih media rekam medis, seperti memastikan ketersediaan dan kesiapan dokumen yang hendak diproses , serta memastikan proses alih media berlangsung secara efektif dan efisien. Dalam beberapa situasi, mereka dapat membantu dalam mengelola dokumen rekam medis secara manual , seperti memisahkan lembaran-lembaran yang masih bernilai guna dan berpotensi untuk digunakan kembali sebelum masa retensinya habis.
Digitalisasi dan automasi, bantu kinerja arsiparis lebih presisi
Alih media rekam medis yang didukung dengan aplikasi manajemen dokumen semi automasi seperti DMS (Document Management System) PrimaDoc nyatanya hadir bukan untuk mengeliminasi peran arsiparis sebagai pemegang kunci kesuksesan tata kelola dokumen, melainkan sarana untuk mendorong mereka menjalankan tugasnya secara lebih optimal, cepat, dan mudah. Dengan mesin pencari yang lebih akurat indeksasi yang lebih presisi, serta teknologi Optical Character Recognition (OCR), tenaga kearsipan dapat menyimpan, mengolah, serta menyajikan data secara lebih efektif.
Oleh sebab itu, penting bagi penyelenggara fasilitas kesehatan untuk menginvestasikan sumber dayanya demi meningkatkan kualitas tenaga arsiparis mereka. Beberapa opsi yang dapat mendukung perusahaan atau instansi kesehatan yang Anda kelola adalah dengan menyelenggarakan pelatihan rekam medis elektronik, atau bekerja sama dengan vendor kearsipan profesional yang memiliki pemahaman mumpuni tentang kearsipan dan alih media arsip seperti PrimaDoc.
Perlu berkonsultasi dengan arsiparis berpengalaman? Hubungi PrimaDoc saja! Manfaatkan sesi konsultasi kearsipan bersama kami, dan ketahui cara tingkatkan kualitas kearsipan di tempat Anda!
