Peningkatan Transparansi Dokumen Naikkan Kredibilitas Perusahaan Konstruksi
Dalam kegiatan proyek konstruksi, sering terjadi penyelewengan yang dilakukan oleh beberapa oknum untuk keuntungan pribadi maupun golongan. Banyak kasus yang terjadi di lapangan, beberapa diantaranya bahkan menjadi pemberitaan di berbagai media massa. Mulai dari proyek swasta berskala kecil hingga proyek nasional dengan nilai yang sangat besar, tidak menutup potensi tersebut. Hal tersebut semakin diperparah oleh tingkat transparansi dokumen proyek yang umumnya masih minim, semakin memudahkan penyelewengan.
Ada banyak modus yang sering dilakukan di lapangan. Proyek mengalami pemborosan waktu, pemborosan biaya, banyaknya sisa material yang akhirnya terbuang, ketidaksesuaian spesifikasi material, hingga markup biaya. Kasus-kasus tersebut jika terus dibiarkan akan berdampak negatif terhadap kredibilitas perusahaan konstruksi. Itulah sebabnya, sangat penting bagi perusahaan konstruksi untuk mulai mempertimbangkan penerapan manajemen dokumen yang lebih efektif dan transparan.
Pentingnya Transparansi Dokumen Dalam Pekerjaan Konstruksi
Dalam setiap pengerjaan proyek, pasti terdapat perhitungan perencanaan. Perencanaan konstruksi ini meliputi desain bangunan, material yang digunakan, penjadwalan, dan berbagai detail teknis lainnya. Untuk menjaga agar pengerjaan proyek sesuai dengan rencana awal, dibuat dokumen kerjasama serta dokumen pendukung lainnya yang berisi tentang seluruh detail teknis pengerjaan proyek ini. Dokumen-dokumen dalam proyek konstruksi memiliki nilai yang sangat penting, yaitu sebagai pedoman dalam kontrol kualitas dan pengerjaan proyek.
Dengan asumsi perannya yang sangat krusial, transparansi dokumen proyek menjadi solusi yang efektif untuk mencegah tindakan penyalahgunaan terhadap proyek konstruksi. Semakin sulit dokumen diawasi, semakin besar peluang manipulasi yang terjadi. Oknum yang memiliki niat untuk melakukan penyalahgunaan dapat dengan mudah dan bebas menjalankan modusnya tanpa diketahui oleh pihak lain.
Jika memang pada akhirnya terdeteksi, terkadang sudah terlambat. Proyek sudah terlanjur dalam kondisi mangkrak, mengalami keterlambatan atau bahkan telah menghabiskan banyak uang dari yang seharusnya. Contohnya, seperti kasus penyelewengan dalam pembangunan rumah aktor Baim Wong yang telah menghabiskan anggaran ratusan juta dan berjalan hingga 8 bulan, namun tidak kunjung menunjukkan hasil.
Untuk mencegah penyalahgunaan tersebut, diperlukan transparansi dokumen sejak awal berjalannya proyek. Dengan menerapkan prinsip transparansi dokumen, proses kontrol dan pengawasan dapat berjalan dengan baik antara pemilik proyek, pelaksana dan para stakeholder yang terlibat. Dengan transparansi tersebut, berbagai tindakan-tindakan yang dirasa janggal dan mengarah pada penyalahgunaan proyek dapat dideteksi lebih mudah dan cepat oleh setiap pihak yang terlibat.
Solusi Transparansi Dokumen Proyek
Salah satu alasan yang menyebabkan sulitnya pengawasan dan prinsip transparansi diterapkan adalah pengelolaan dokumen yang dilakukan secara manual. Penyimpanan dokumen cetak dalam lemari-lemari arsip maupun ruang penyimpanan dokumen membuat akses pengawasan yang sulit. Kurangnya aspek pengawasan juga membuat potensi terjadinya tindak penyalahgunaan menjadi tinggi.
Untuk meningkatkan transparansi dokumen proyek, pengelolaan dokumen secara digital dapat menjadi solusi yang efektif. Perkembangan teknologi menawarkan kemudahan dalam mengelola data secara digital. Dokumen-dokumen proyek dapat disimpan dalam penyimpanan berbasis cloud, sehingga dapat dengan mudah diakses melalui jaringan internet oleh semua pihak yang terlibat, kapan saja dan dimana saja.
Kemudahan akses dokumen dapat mendorong terciptanya transparansi dokumen. Manajer proyek, subkontraktor, manajer pelaksana, dan seluruh stakeholder yang terlibat dapat lebih mudah membaca dan memeriksa dokumen proyek. Setiap perubahan yang tidak wajar, dapat segera diketahui dan diupayakan agar tidak menimbulkan pembengkakan biaya maupun waktu kerja.
Mengapa Memilih Arsip Digital?
Ketika suatu perusahaan konstruksi memilih untuk menerapkan sistem pengarsipan digital, maka perusahaan tersebut telah berkomitmen untuk transparan dalam menjalankan kewajibannya. Bagi klien atau pemilik proyek, komitmen ini menjadi nilai positif yang sangat mempengaruhi pandangan mereka. Mereka akan semakin percaya dengan perusahaan Anda dan secara tidak langsung meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda di mata mereka. Tidak menutup kemungkinan, pada akhirnya mereka akan merekomendasikan perusahaan Anda kepada kolega dan jaringan bisnis mereka.
Selain mendukung penerapan transparansi dokumen, digitalisasi arsip seperti PrimaDoc juga akan memudahkan proses pembuatan dan penyalinan dokumen. Petugas arsip tidak perlu lagi melakukan pencatatan manual, pencetakan, maupun fotocopy. Berbagai proses tersebut dapat dilakukan secara otomatis melalui platform aplikasi yang disediakan. Perusahaan juga dapat melakukan penghematan dengan mengurangi penggunaan kertas, lemari arsip, maupun ruang penyimpanan dokumen. Proses pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan juga dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.
Ingin mengetahui lebih banyak tentang aplikasi PrimaDoc? Silakan hubungi tim marketing PrimaDoc, kami siap berdiskusi lebih banyak tentang kebutuhan perusahaan Anda! (Septiani)
