Manajemen Arsip Itu Penting, Apa Benefitnya untuk Bisnis?
Manajemen arsip merupakan aktivitas krusial pada setiap kegiatan bisnis maupun keorganisasian. Dengan arsip, perusahaan dapat menangkap berbagai gejala maupun fluktuasi yang terjadi di dalam organisasinya, sebab demikianlah fungsi arsip sebagai alat perekam kegiatan. Oleh karenanya, Anda perlu lebih memperhatikan aktivitas pengelolaan arsip di tempat Anda dan melakukan berbagai peningkatan yang diperlukan.
Untuk mengetahui apa itu arsip dan seperti apa dasar aturannya, mari simak ulasan ini hingga akhir!
Dasar aturan manajemen arsip
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan format. Dalam hal administrasi dan manajemen, arsip berperan sebagai bukti atas sebuah kegiatan maupun transaksi, mulai dairi pembayaran maupun pengambilan keputusan oleh perusahaan dan pihak-pihak yang bersangkutan. Oleh karena posisinya yang strategis daan esensial dalam merekam berbagai data dan informasi yang berguna untuk masa depan, manajemen arsip menjadi hal yang tak kalah penting untuk Anda perhatikan.
Manajemen arsip penting bagi perusahaan karena dapat menjamin kontinuitas kegiatan institusi dan digunakan sebagai bahan evaluasi dalam mengevaluasi. Arsip menyimpan dokumen penting yang digunakan sebagai referensi dalam pengambilan keputusan dan perencanaan kegiatan. Selain itu, manajemen arsip juga dapat membantu perusahaan dalam mengelola arsip dengan lebih efisien dan efektif, sehingga arsip tetap aman, tetap utuh, dan mudah dicari saat dibutuhkan.
Aturan resmi mengenai penyelenggaraan kearsipan tertuang pada UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Pada undang-undang ini, ketentuan tata laksana dan standar manajemen arsip secara umum, serta meliputi pengertian dan ragam jenis arsip, seperti arsip statis dan arsip dinamis. Pelajari juga pengertian arsip statis dan arsip dinamis.
Manajemen arsip untuk pengambilan keputusan yang lebih baik
Seperti yang telah kita singgung pada poin sebelumnya, kearsipan yang tertib akan memperkaya data dan informasi untuk perusahaan Anda di masa yang akan datang. Output atau keluaran dari kegiatan sebelumnya pun dapat Anda buka dan pelajari kembali kapanpun Anda membutuhkannya, memungkinkan Anda dan tim untuk terus meningkatkan kualitas proyek di kemudian hari. Dampak positifnya, perusahaan Akan memiliki bahan-bahan yang sesuai untuk membuat keputusan ataupun kebijakan yang matang dengan eksekusi yang dapat terus Anda tingkatkan.
Dengan mempertimbangkan hal ini, aktivitas pengelolaan arsip tentunya sama dengan sebuah bentuk investasi yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. Terlebih lagi, pada era digital dan datafikasi dewasa ini, segala jenis informasi dan arsip adalah sebuah aset yang perlu Anda manfaatkan dan lestarikan sebaik mungkin.
Manajemen arsip yang baik untuk Keamanan informasi
Setelah mengetahui pentingnya posisi arsip bagi organisasi sebagai sumber primer data dan informasi, tentu Anda tak ingin arsip perusahaan rusak, hilang, apalagi bocor. Untuk memastikan seluruh informasi dalam keadaan aman dan baik, manajemen arsip yang patuh pada regulasi dengan sistem keamanan yang terjamin menjadi hal yang dapat Anda andalkan untuk mencegah terjadinya tindakan yang menyimpang.
Kearsipan yang aman akan mampu membawa budaya kerja di kantor Anda menjadi lebih efektif dan efisien, menjamin segala bentuk distribusi informasi berjalan secara mulus. Transparansi dan akuntabilitas pun menjadi prinsip yang akan dengan sendirinya lekat pada kinerja tim kearsipan Anda.
Aplikasi DMS untuk manajemen kearsipan ideal Anda
Menciptakan manajemen kearsipan yang baik tak hanya berpaku pada pembenahan tim arsiparis ataupun SOP, Anda memerlukan sebuah sistem yang dapat mewadahi dan mengontrol jalannya penyelenggaraan kearsipan dengan tertib, bahkan dengan semi automatisasi. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan adalah dengan mengintegrasikan aplikasi Document Management System (DMS).
DMS PrimaDoc merupakan aplikasi manajemen arsip yang dapat Anda operasikan kapanpun dan dimanapun. Dengan kontrol manajemen akses terpusat yang selalu merekam aktivitas pada tiap dokumen yang tersimpan, Anda dapat dengan tenang mengontrol dan memantau jalanya pengendalian dokumen secara cepat, mudah, dan tentunya aman.
Butuh bantuan untuk mengatur arsip di perusahaan Anda? Jangan ragu hubungi PrimaDoc! Tim kami siap memberikan dukungan terbaik untuk manajemen arsip Anda.
