Komunikasi Site Proyek dan HO dengan Pengelolaan Dokumen Terpusat
Perusahaan konstruksi dengan beragam site proyek membutuhkan sistem yang tepat untuk pengelolaan dokumen, sehingga seluruh informasi antar departemen menjadi lebih akurat dan juga valid digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan selama proses pembangunan.
Seperti yang kita ketahui bersama, komunikasi menjadi sangat penting bagi perusahaan konstruksi. Mengingat nilai proyek yang terbilang cukup besar dan risiko kesalahan perlu diminimalisir, maka pengelolaan dokumen terpusat dapat menjadi solusinya.
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan pengelolaan dokumen terpusat dan juga peran metode ini dalam membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi komunikasi antara Head Office (HO) dan site proyek? Berikut penjelasan selengkapnya!
Mengenal Metode Pengelolaan Dokumen
Perlu Anda ketahui, pusat pengelolaan dokumen dapat diibaratkan sebagai ‘otak’ dari sebuah perusahaan konstruksi, karena di dalamnya memuat rekaman aktivitas dan juga informasi yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek di lapangan.
Untuk itu, Anda tidak boleh salah memilih metode yang tepat untuk mengelola dokumen yang dimiliki. Dengan begitu, informasi dan data yang Anda miliki, baik oleh HO atau juga site proyek dapat ditemukan dengan lebih cepat untuk proses operasional proyek.
Saat ini, ada 3 metode pengelolaan dokumen dan arsip yang paling banyak digunakan oleh perusahaan. Menurut Sulistyo-Basuki dalam bukunya yang bertajuk “Manajemen Arsip Dinamis”, metode tersebut meliputi:
1. Metode pengelolaan terpusat (sentralistik)
Metode pengelolaan dokumen terpusat merujuk pada proses pengelolaan atas semua dokumen melalui pusat arsip yang terpusat. Biasanya pusat kearsipan tersebut akan ditempatkan pada kantor pusat (head office), sehingga keamanan dan validitas informasi yang disebar lebih terpercaya.
2. Metode pengelolaan bercabang (desentralistik)
Berbeda dengan metode terpusat, metode pengelolaan dokumen bercabang atau desentralistik menempatkan pusat kearsipan mandiri di tiap cabang, departemen, atau unit bisnis. Metode ini sangat cocok diterapkan untuk bentuk usaha yang memiliki banyak cabang yang perlu melakukan operasional secara mandiri dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.
3. Metode pengelolaan campuran (sentralistik dan desentralistik)
Sesuai dengan namanya, metode pengelolaan campuran menempatkan pusat kearsipan ganda, yang terdapat pada HO dan juga cabang. Metode ini cocok digunakan untuk dokumen dengan karakteristik dokumen yang beragam, sehingga pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara terpisah dengan metode yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Bagi perusahaan konstruksi dengan site proyek yang terus berpindah-pindah, maka lebih bijak untuk menggunakan metode pengelolaan dokumen terpusat. Dengan begitu, kendali penuh tetap dimiliki oleh HO dan pelaksanaan di lapangan tetap sesuai dengan SOP dan juga kontrol langsung dari perusahaan pusat, sehingga validitas informasi lebih terjamin dan efektif untuk digunakan.
Peran Pengelolaan Dokumen Terpusat dalam Komunikasi HO dan Site Proyek
Sebagai perusahaan dengan kerumitan dan volume dokumen yang cukup tinggi, perusahaan konstruksi membutuhkan metode pengelolaan dokumen terpusat dalam menjalankan operasional bisnisnya agar dapat berjalan dengan lebih efektif.
Setidaknya ada 3 peran dari pengelolaan dokumen terpusat bagi komunikasi antar HO dan site proyek yang akan Anda rasakan, meliputi:
Akurasi informasi lebih terjaga, sehingga misinformasi yang dapat membahayakan site proyek untuk jangka pendek dan panjang dapat diminimalisir.
Keamanan informasi lebih baik, karena pengelolaan arsip dilakukan terpusat, maka proses enkripsi untuk melindungi dokumen menjadi lebih optimal.
Monitoring yang lebih mudah, hanya membutuhkan sebuah departemen kearsipan untuk mengelola keseluruhan dokumen yang Anda miliki.
Solusi Pengelolaan Dokumen Terpusat dari PrimaDoc
PrimaDoc selaku vendor penyedia solusi kearsipan untuk berbagai perusahaan juga menyediakan layanan yang tepat untuk Anda. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan, PrimaDoc memiliki solusi seperti aplikasi Document Management System (DMS) yang telah dipercaya oleh banyak perusahaan konstruksi dalam mengatasi permasalahan terkait pengelolaan dokumen fisik dan digital.
Buktinya adalah dengan adanya sertifikat ISO 9001:2015 yang dimiliki oleh PrimaDoc. Bukti kelulusan uji sertifikasi ini menandakan bahwa layanan dari PrimaDoc telah diakui kualitasnya.
Selain itu, aplikasi PrimaDoc juga memiliki segudang manfaat, mulai dari fitur lengkap untuk mempermudah arsiparis dalam mengelola dokumen, kehadiran web based app yang dapat digunakan pada multi perangkat, hingga menurunkan risiko pencurian data berkat adanya teknologi enkripsi yang disematkan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
