Kenali Perbandingan Cloud Computing dan On Premise untuk Server DMS
Dalam dunia kearsipan, penggunaan sistem cloud computing dan juga on premise seringkali digunakan sebagai solusi untuk server yang digunakan untuk pengelolaan dokumen digital.
Meskipun keduanya sering digunakan, bukan berarti keduanya sama bagi sistem pengelolaan dokumen, khususnya jika Anda berencana untuk menggunakan aplikasi digital seperti Document Management System (DMS). Anda tidak dapat sembarangan memilihnya, karena dapat berdampak pada efisiensi dan efektivitas kearsipan Anda.
Oleh karena itu, Anda perlu mengenal perbedaan antara server yang menggunakan teknologi cloud computing dan juga on premise. Dengan begitu, Anda dapat membandingkannya dan memilih teknologi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikut ulasan selengkapnya!
Mengenal Server On Premise Lebih Dekat
Perlu Anda pahami, on premise merupakan salah satu jenis server yang berbentuk perangkat lunak (software) yang umumnya dijalankan oleh tim kearsipan dan juga IT internal sebuah perusahaan. Tim ini pula yang bertugas untuk memastikan agar proses operasional aplikasi DMS sehari-hari, mulai dari peletakan server di ruangan hingga instalasi agar server on premise siap digunakan.
Selain itu, layanan server on premise biasanya dimiliki oleh vendor kearsipan yang memberikan lisensi penuh kepada tim internal perusahaan untuk mengelola basis data di dalamnya.
Oleh karena itu, on premise tidak termasuk dalam jenis jaringan server secara jarak jauh atau remote, sehingga pengelolaan dokumen Anda akan dilakukan secara terpusat dan semua data dikontrol sepenuhnya oleh internal perusahaan.
Mengenal Server Cloud Computing Lebih Dekat
Berbeda dengan server on premise, umumnya server cloud computing yang digunakan untuk mengelola dokumen digital memanfaatkan jaringan internet dan menyimpan semua data arsip yang Anda miliki pada sebuah virtual server yang sepenuhnya berbasis internet.
Biasanya, layanan cloud computing tidak dimiliki langsung oleh perusahaan melainkan dengan dukungan vendor penyedia layanan cloud.
Jenis server ini pun mulai digandrungi oleh banyak perusahaan dalam beberapa tahun belakangan ini, karena beberapa keunggulan yang ditawarkan, mulai dari biaya yang lebih terjangkau, kemampuan backup otomatis hingga efisiensi penyimpanan tanpa membutuhkan ruangan server khusus.
Perbandingan Server Cloud Computing dan On Premise, Mana yang Lebih Baik?
Bagi pengelolaan dokumen arsip digital, baik server cloud computing atau juga on premise sebenarnya sama baiknya. Keduanya memiliki kemampuan untuk membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi penggunaan dokumen.
Akan tetapi, jika Anda diharuskan memilih, maka pastikan terlebih dahulu Anda mengetahui perbandingan antara keduanya, antara lain:
1. Kontrol dan hak kepemilikan arsip digital
Jika dibandingkan, server on premise dapat sepenuhnya membantu Anda dalam mengontrol dan monitoring dokumen secara penuh. Hal tersebut jadi memungkinkan karena server fisik tersimpan langsung pada ruangan yang Anda kelola secara mandiri.
Kepemilikan perusahaan atas dokumen digital juga menjadi lebih absolut, karena sistem keamanan informasi dan data yang terkandung di dalamnya lebih optimal.
2. Biaya yang dibutuhkan
Dari sisi biaya, server cloud computing jauh lebih unggul. Dengan adanya variasi struktur biaya yang ditetapkan berdasarkan kuota storage yang digunakan, Anda hanya perlu membayar sejumlah biaya sesuai dengan penggunaan dan volume penyimpanan data dokumen.
Sementara untuk server on premise, Anda membutuhkan biaya yang lebih besar, mulai dari proses setup server fisik hingga maintenance yang perlu dilakukan secara berkala.
3. Keamanan data yang disimpan
Baik server on premise atau juga cloud computing menawarkan tingkat keamanan yang cukup tinggi. Meskipun begitu, jika dilihat dalam jangka panjang, maka data dokumen digital yang Anda miliki akan lebih aman jika menggunakan server on premise.
Jenis server on premise menawarkan keamanan data yang belum dapat disaingi oleh cloud computing, karena kontrol atas dokumen dan server dimiliki sepenuhnya oleh internal perusahaan.
Itulah tadi beberapa perbedaan dan juga informasi mengenai perbandingan dalam menggunakan server cloud computing dan juga on premise.
Bagi Anda yang menginginkan biaya yang lebih rendah dan juga proses deployment yang cepat, maka cloud computing dapat menjadi solusi yang tepat.
Sementara Anda yang lebih mementingkan kontrol penuh atas kepemilikan dan juga keamanan data, maka server on premise menjadi pilihan yang lebih baik.
Masih bingung untuk menentukan mana jenis server yang lebih baik bagi perusahaan Anda? Diskusikan kebutuhan server pengelolaan dokumen digital Anda kepada PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap yang menyediakan solusi lengkap untuk kebutuhan perusahaan Anda, mulai dari teknologi hingga pengelolaan arsip fisik.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
