Inilah Alasan Mengapa Penerapan Alih Media Arsip Dapat Meminimalisir Potensi Kerusakan Dokumen

Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting, termasuk di lingkungan perkantoran dan organisasi. Sejak dulu, arsip menjadi pusat dari seluruh aktivitas perusahaan. Misalnya, pembuatan strategi pemasaran, manajemen SDM, perbaikan kinerja perusahaan, manajemen keuangan perusahaan, dan sebagainya.

Idealnya setiap perusahaan selalu mendasarkan seluruh proses perencanaan, evaluasi dan perbaikan kinerja dan/atau pelayanan berdasarkan data dan informasi riil perusahaan, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dengan demikian, semua keputusan yang diambil sesuai dengan kondisi permasalahan yang terjadi, serta secara efektif mampu menyelesaikan permasalahan yang ada dan meningkatkan kualitas layanannya. Terutama untuk meminimalisir potensi kerusakan dokumen.

Umumnya, pengelolaan arsip perusahaan dilakukan secara cetak dan disimpan di gudang arsip. Akan tetapi, cara penyimpanan seperti ini juga mengandung risiko. Meskipun disimpan di dalam gudang yang tertutup rapat, dokumen tetap dapat mengalami kerusakan. Jika hal ini terjadi, perusahaan tidak dapat mengelola data dan informasi penting didalamnya. Dampaknya, semua proses perencanaan dan pengambilan keputusan tidak optimal.

Potensi Kerusakan Dokumen Kertas

Banyak yang menganggap bahwa cara terbaik dalam menyimpan dokumen perusahaan adalah menumpuknya di gudang. Namun, faktanya dokumen yang disimpan di gudang selama bertahun-tahun masih sangat berpotensi mengalami kerusakan, terlebih jika dibiarkan begitu saja tanpa dirawat secara berkala untuk meminimalisir potensi kerusakan dokumen terjadi.

Faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan pada dokumen kertas umumnya bersifat fisik, seperti rembesan air, jamur, dan hama seperti rayap atau tikus. Kondisi gudang penyimpanan yang lembab juga meningkatkan potensi kerusakan dokumen, bahkan meskipun baru disimpan dalam waktu yang tidak begitu lama.

Melihat fakta bahwa arsip perusahaan memiliki nilai yang sangat sentral bagi kemajuan sebuah perusahaan, meminimalisir potensi kerusakan dokumen menjadi sangat penting. Perusahaan harus mencari cara untuk menjaga kondisi setiap arsip yang dimiliki, baik yang aktif maupun inaktif. Akan tetapi, bagaimana meminimalisir potensi kerusakan dokumen kantor yang disimpan selama bertahun-tahun?

Alih Media Arsip, Solusi Meminimalisir Potensi Kerusakan Dokumen

Ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk meminimalisir potensi kerusakan dokumen perusahaan. Misalnya, dengan merawat kebersihan dokumen serta gudang arsip. Sayangnya, selama arsip perusahaan masih disimpan dalam bentuk cetak, potensi kerusakan arsip akan terus ada. Alhasil, tindakan perawatan harus dilakukan secara terus menerus dan berulang.

Di antara alternatif yang ada, alih media arsip alternatif cara yang secara efektif dan meminimalisir potensi kerusakan dokumen. Perusahaan mengubah seluruh arsip yang semula berbentuk cetak menjadi digital. Dokumen digital secara otomatis akan terbebas dari berbagai faktor kerusakan yang bersifat fisik. Dokumen tidak akan berjamur, luntur, maupun robek atau lapuk oleh serangan hama.

Seiring dengan perkembangan teknologi digital, alternatif sistem penyimpanan arsip juga terus bertambah dan semakin canggih. Dokumen tidak lagi harus disimpan di dalam hard disk komputer kantor. Kini perusahaan dapat menggunakan sistem penyimpanan berbasis komputasi awan (cloud computing) maupun membangun server penyimpanan internal. Sistem keamanan arsip juga semakin canggih. Hal ini akan meningkatkan keamanan arsip, serta secara otomatis meminimalisir potensi kerusakan dokumen dari serangan virus.

Mengapa Alih Media Arsip

Selain mampu meminimalisir potensi kerusakan dokumen, alih media arsip juga akan menciptakan berbagai manfaat yang menunjang operasional perusahaan. Salah satunya dalam hal akses dokumen yang menjadi lebih mudah dan praktis, terlebih ketika perusahaan menerapkan cloud computing. Data dan dokumen perusahaan dapat dengan mudah diakses menggunakan perangkat digital karyawan selama terhubung dengan jaringan internet dan memiliki hak akses terhadap data terkait.

Proses pencarian dokumen juga menjadi lebih mudah. Karyawan dapat memanfaatkan fitur pencarian, dan dokumen yang dicari akan ditemukan dengan cepat. Proses berbagi dokumen juga menjadi lebih mudah. Dokumen digital dapat dibagikan ke departemen lain, pimpinan, atau bahkan partner bisnis tanpa harus dicetak terlebih dulu. Dengan berbagai manfaat tambahan yang didapat, alih media arsip dapat solusi untuk meminimalisir potensi kerusakan dokumen yang sangat layak dipertimbangkan.

Kabar baiknya, perusahaan Anda tidak perlu repot untuk menjalankan proses alih media arsip melalui penugasan lembur kepada para karyawan. Tim kearsipan PrimaDoc dapat membantu perusahaan Anda untuk menjalankannya. Selain berkompeten di bidang pengelolaan arsip, tim PrimaDoc juga telah berpengalaman dalam berbagai tugas alih media arsip dan siap memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya tentang layanan alih media arsip kami! (Septiani)