Digitalisasi Arsip Strategi Efektif Masa Kini untuk Hadapi Sengketa Tanah

Sengketa tanah merupakan salah satu permasalahan yang sering terjadi dalam sebuah bisnis properti. Tidak jarang, ada dua pihak yang mengklaim kepemilikan atas lahan yang sama. Dilansir dari komisiyudisial.go.id, selama periode Januari hingga November 2021, Komisi Yudisial (KY) telah menerima 87 laporan kasus sengketa lahan. Tingginya angka tersebut menunjukkan bahwa pengusaha properti harus bersiap untuk hadapi sengketa tanah kapanpun diperlukan.

Ketidaksiapan perusahaan properti dalam menghadapi sengketa tanah dapat berakibat pada kekalahan yang mana dapat menyebabkan kerugian materi berupa kehilangan hak atas tanah ataupun dengan disertai denda materiil lainnya. Itulah sebabnya, PrimaDoc membahas secara khusus tentang topik tersebut melalui artikel ini. Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini!

Pentingnya Dokumen Properti Dalam Hadapi Sengketa Tanah

Faktor penting dalam menghadapi sengketa tanah adalah ketersediaan surat-surat legalitas dan kepemilikan aset properti. Kasus sengketa tanah yang terjadi karena tumpang tindih sertifikat atau pemalsuan oleh mafia, akan selalu berujung pada penelusuran kepemilikan arsip. Dalam hal ini, dokumen-dokumen legalitas properti dapat menjadi bukti kuat untuk menunjukan hak atas kepemilikan tanah yang legal secara hukum.

Melihat pentingnya kelengkapan dokumen legalitas properti dalam menghadapi sengketa tanah, pengelolaan dokumen menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan bagi setiap pelaku bisnis properti. Masalah dapat menjadi semakin pelik jika dokumen ternyata rusak atau hilang. Ketidakmampuan perusahaan untuk menunjukan bukti-bukti legalitas properti secara lengkap berdampak pada kekalahan dalam kasus sengketa.

Saat ini kebanyakan perusahaan properti masih menyimpan dokumen kertas di gudang ataupun lemari penyimpanan. Namun, apakah cara penyimpanan yang seperti itu dapat menjamin keamanan dan keawetan dokumen yang sangat penting dalam menghadapi sengketa tanah yang mungkin terjadi di masa mendatang? Tidak.

Faktanya, dokumen kertas yang disimpan di gudang atau lemari penyimpanan masih sangat berpotensi mengalami kerusakan. Sebagaimana sifat alami dari kertas, dokumen dapat berjamur dan lapuk jika disimpan di dalam gudang, apalagi untuk waktu yang lama. Terlebih lagi tumpukan debu dan potensi dimakan rayap atau bahkan digerogoti tikus yang juga dapat merusak dokumen berharga Anda.

Sistem penyimpanan dokumen kertas yang konvensional juga berpotensi tinggi menyebabkan dokumen terselip atau bahkan hilang. Jika seseorang lupa mengembalikan dokumen pada tempatnya karena berbagai alasan, atau tidak mengunci ruangan maupun lemari penyimpanan kembali, dokumen dapat dengan mudah diambil oleh pihak lain. Jika hal tersebut sudah terjadi, menghadapi sengketa tanah menjadi hal yang sulit. Peluang untuk memenangkan sengketa akan semakin tipis. Lalu apa solusinya?

Arsip Digital, Solusi Penyimpanan Dokumen Selama Puluhan Tahun

Arsip digital hadir bersamaan dengan era industri digital. Arsip digital menjadi solusi akan berbagai masalah yang timbul ketika pengelolaan dokumen konvensional. Dokumen yang disimpan secara digital akan terhindar dari berbagai potensi kerusakan baik akibat rayap, tikus, jamur, serta sifat alamiah kertas lainnya. Hal ini akan menjamin dokumen digital awet dan siap digunakan jika memang dibutuhkan untuk menghadapi sengketa tanah, bahkan dalam kurun waktu hingga puluhan tahun kedepan.

Arsip digital juga dilengkapi dengan teknologi keamanan yang canggih seperti kata sandi, enkripsi, serta pengaturan akses dokumen bagi setiap pengguna. Hal ini akan mencegah dokumen dimanfaatkan oleh pihak yang tidak berkepentingan karena secara otomatis berubah menjadi data acak saat diakses secara ilegal. Bahkan, kini tersedia fitur yang akan mengunci dokumen secara otomatis jika tidak ada aktivitas dalam kurun waktu tertentu ketika ditinggalkan.

Tak hanya berperan sebagai sistem penyimpanan dokumen yang aman dan tahan hingga puluhan tahun, dokumen digital juga sangat mudah untuk ditemukan kembali jika suatu saat dibutuhkan untuk bukti hadapi sengketa tanah. Anda tidak perlu memilah-milah dokumen dari tumpukan arsip yang tebal. Anda dapat menemukan dokumen yang dibutuhkan hanya dengan memasukan kata kunci dari arsip yang Anda cari.

Kini Anda dapat mengandalkan PrimaDoc sebagai penyimpanan digital yang handal bagi perusahaan. Selain didukung oleh berbagai fitur yang memudahkan pengelolaan dokumen, PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur keamanan enkripsi yang canggih. Dokumen penting dapat tersimpan lebih aman untuk jangka panjang dan membuat Anda siap kapan saja untuk hadapi sengketa tanah.

Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)