Backup Dokumen Sebelum Rusak dengan Alih Media
Tahukah Anda? Backup dokumen sangat dibutuhkan perusahaan dalam menghadapi risiko kerusakan arsip yang diakibatkan oleh faktor eksternal. Apalagi mengingat musim yang tidak menentu seperti saat ini, tentunya mikroorganisme seperti jamur dan juga lumut dapat membahayakan informasi yang tersimpan pada gudang penyimpanan arsip Anda.
Akan tetapi, tidak semua perusahan mengerti tentang pentingnya backup dokumen ini, karena menganggap faktor eksternal seperti cuaca, kelembaban, hingga bencana dapat diatasi dengan baik. Kenyataannya, masih banyak faktor penyebab kerusakan arsip yang dapat terjadi tiba-tiba.
Oleh karena itu, sebelum kerusakan tersebut benar-benar terjadi, Anda perlu mempertimbangkan solusi backup dokumen seperti alih media arsip. Bagaimana solusi ini dapat menyelamatkan kearsipan perusahaan Anda? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Risiko yang Timbul Tanpa Adanya Solusi Backup Dokumen
Untuk lebih meyakinkan Anda dalam memulai proses backup dokumen dan memahami manfaat alih media arsip yang sebenarnya, maka Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai bahaya yang ditimbulkan tanpa adanya salinan arsip dalam media lain. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Dokumen jadi mudah lapuk
Penyebab utama terjadinya pelapukan kertas biasanya disebabkan oleh karakteristik kertas yang dapat teroksidasi seiring berjalannya waktu. Jika tidak diselamatkan secepat mungkin melalui proses backup dokumen, hal ini dapat mengancam keutuhan informasi yang tersimpan dalam dokumen vital, yang pada akhirnya dapat berpengaruh pada operasional perusahaan untuk jangka panjang.
2. Risiko kehilangan dokumen ikut meningkat
Tentunya kita tidak ingin jika dokumen yang dimiliki untuk berbagai kebutuhan hilang atau sulit ditemukan. Hal ini tidak hanya menyulitkan departemen kearsipan saja, tetapi juga menghambat proses pengambilan keputusan untuk bisnis yang dijalani. Di sinilah peran backup dokumen melalui proses alih media arsip dibutuhkan, agar dokumen yang dibutuhkan tersedia dalam format digital dan dapat diakses kapan saja.
3. Kerusakan dokumen akibat bencana alam
Berbagai bencana alam seperti banjir, tanah longsor, hingga tsunami juga berisiko merusak gudang kearsipan Anda. Bencana ini pun tidak selamanya dapat diprediksi, sehingga risikonya akan selalu ada selama dokumen tersebut Anda simpan dalam gudang penyimpanan arsip.
Memang benar, Anda dapat membangun gudang arsip yang lebih kokoh dan tahan bencana. Akan tetapi, biaya yang dibutuhkan juga lebih besar dan kurang efisien. Sementara itu, dengan melakukan alih media, biaya yang dibutuhkan lebih terjangkau dan media backup dokumen dapat Anda pantau setiap saat.
4. Keamanan informasi yang kurang terjamin
Tidak hanya bahaya kerusakan saja yang sebenarnya mengintai gudang kearsipan Anda. Keamanan informasi yang terkandung di dalamnya juga menjadi pertanyaan besar. Jangan sampai informasi vital seperti formula, laporan keuangan, hingga rencana ekspansi jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
Untuk itu, solusi alih media arsip untuk menjamin backup dokumen lebih aman dari bahaya pencurian sangatlah dibutuhkan. Dengan begitu, Anda dapat menjalani bisnis dengan lebih nyaman.
Mengenal Solusi Alih Media untuk Backup Dokumen yang Terpercaya
Permasalahan lain yang biasanya muncul pada proses backup dokumen adalah ketersediaan sumber daya informasi dan manusia yang dapat melakukan proses alih media pada perusahaan.
Jika Anda menghadapi hal tersebut, sebenarnya tidak perlu begitu khawatir. PrimaDoc sebagai salah satu vendor kearsipan satu atap yang telah banyak dipercaya perusahaan telah mengembangkan solusi backup dokumen yang tepat untuk Anda, yaitu alih media arsip.
Dengan adanya solusi ini, seluruh dokumen fisik yang Anda miliki dapat diubah dalam format digital yang sudah siap pakai, bukan sekedar gambar yang butuh untuk diketik ulang oleh bagian kearsipan. Hal tersebut dapat dilakukan karena PrimaDoc memiliki teknologi terkini untuk menjamin proses alih media yang lebih efektif dan sesuai kebutuhan Anda.
Bagaimana jika ternyata dokumen Anda terlanjur rusak? Tidak perlu khawatir, karena PrimaDoc juga memiliki solusi restorasi, konservasi dan preservasi arsip yang dilengkapi metode yang tepat untuk membantu Anda dalam mengembalikan informasi yang dibutuhkan agar dapat digunakan dalam jangka panjang.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi backup dokumen dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
