Atasi Arsip Perusahaan yang Terus Menumpuk Tidak Terkendali dengan ini!
Arsip merupakan kumpulan informasi tentang kegiatan operasional perusahaan. Arsip memiliki peran yang sangat penting bagi mendukung kelancaran kegiatan perusahaan. Tanpa adanya pengelolaan arsip yang baik, kegiatan perusahaan dapat terhambat atau bahkan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Seiring dengan kegiatan perusahaan yang terus berjalan, jumlah arsip perusahaan yang harus dikelola juga akan terus bertambah banyak. Artinya, beban pekerjaan administrasi pekerjaan juga semakin besar. Apabila tidak diimbangi dengan pengelolaan yang baik, misalnya karena keterbatasan kapasitas karyawan yang bertanggungjawab dalam mengelola arsip, lama kelamaan arsip akan menumpuk tidak terkendali.
Dampak Arsip Perusahaan yang Tidak Dikelola
Tidak terkelolanya arsip perusahaan dengan baik, apalagi jika sampai terjadi penumpukan arsip akan berdampak pada berbagai permasalahan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa dampak yang dapat terjadi jika perusahaan tidak mengelola arsipnya dengan baik:
1. Dokumen mudah hilang atau rusak
Ketika arsip perusahaan tidak dikelola dengan baik hingga terjadi penumpukan, sangat berpotensi ada beberapa arsip yang tercecer dan mungkin hilang. Arsip yang menumpuk dan disimpan dalam jangka waktu yang lama juga dapat rusak, seperti berjamur, luntur, sobek dan sebagainya. Jika arsip yang hilang ataupun rusak berisi tentang informasi yang sangat penting, hal ini akan berdampak pada terganggunya operasional perusahaan atau bahkan menimbulkan kerugian.
2. Meningkatkan stress karyawan
Arsip perusahaan yang menumpuk ternyata dapat menjadi salah satu pemicu stres karyawan, terutama mereka yang selalu berhubungan dengan arsip dalam menjalankan tugas dan pekerjaannya sehari-hari. Hal sederhana seperti sulitnya mencari sebuah dokumen di antara tumpukan arsip yang berantakan bukan hanya menghabiskan waktu dan membuat lelah, namun juga dapat membuat karyawan frustasi. Jika dilakukan secara terus-menerus, karyawan akan mudah mengalami stres.
3. Mengurangi produktivitas
Menyambung poin sebelumnya, semangat kerja dan produktivitas karyawan juga akan menurun. Terlebih lagi jika lingkungan kerja berantakan dan tidak kondusif, hal ini akan semakin mengganggu kefokusan karyawan yang suka dengan kerapian. Selain itu, banyaknya waktu yang dibuang untuk melakukan pekerjaan teknis administratif juga akan menggerus jam kerja karyawan. Misalnya jika karyawan terpaksa harus menghabiskan lebih banyak waktu hanya untuk mencari sebuah dokumen karena arsip perusahaan yang menumpuk dan tidak terurus. Jam kerja yang sebenarnya dapat digunakan untuk pekerjaan lain yang lebih penting pada akhirnya dihabiskan untuk mencari dokumen.
Apa yang Harus Perusahaan Lakukan?
Melihat beberapa contoh dampak yang akan timbul apabila arsip perusahaan dibiarkan menumpuk begitu saja, pengelolaan arsip hendaknya menjadi salah satu aspek yang diperhatikan dengan lebih serius. Apabila arsip yang dimiliki perusahaan terus bertambah hingga pada tahap dimana karyawan tidak lagi memiliki waktu kerja dan tenaga yang cukup, manajemen harus segera mencari solusi sebelum masalah menjadi semakin parah.
Salah satu solusi yang umumnya muncul adalah melakukan rekrutmen karyawan baru. Akan tetapi, sadarkah bahwa menambah karyawan akan menimbulkan berbagai konsekuensi dan cost yang besar bagi perusahaan? Dimulai dari konsekuensi untuk mengadakan rekrutmen, pelatihan bagi karyawan baru, hingga munculnya pengeluaran untuk gaji dan tunjangan karyawan baru.
Sebenarnya, ada solusi yang jauh lebih efektif dan efisien untuk mengatasi permasalahan arsip perusahaan yang semakin banyak, yaitu dengan menggunakan jasa kearsipan.
Mengapa Jasa Kearsipan?
Dengan menggunakan jasa kearsipan, perusahaan tidak perlu repot-repot mengadakan proses rekrutmen dan pelatihan SDM, karena petugas jasa kearsipan merupakan kalangan profesional yang telah berpengalaman dan bersertifikat. Dengan dukungan SDM yang profesional tersebut, arsip perusahaan Anda akan terorganisir dengan lebih baik. Karyawan dapat lebih fokus pada tugasnya masing-masing. Semua urusan pengelolaan dan penataan arsip akan diurus oleh mereka hingga selesai.
Menggunakan jasa kearsipan profesional seperti PrimaDoc juga tidak mengharuskan perusahaan mengeluarkan gaji bulanan dan tunjangan. Perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya sesuai dengan paket layanan yang diperlukan saja. Sifat pengelolaan arsip dapat dilakukan secara rutin maupun insidentil sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Hal ini mungkin masih merupakan hal yang baru bagi Anda. Meskipun demikian, Anda tidak perlu bingung karena tim kami siap untuk berdiskusi menjelaskannya lebih lanjut. Hanya perlu menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk mengatur rencana konsultasi, kami akan memberikan layanan kearsipan yang Anda perlukan! (Septiani)
