Perkembangan zaman mendorong terjadinya digitalisasi industri di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Berbagai sektor dituntut untuk dapat segera melakukan transformasi digital dalam rangka menyambut era industri 4.0, salah satunya dengan digitalisasi arsip. Ketidakmampuan perusahaan dalam berkolaborasi dengan teknologi diyakini dapat membuatnya sulit untuk terus bertahan dan bersaing.

Sebagai salah satu sektor bisnis yang diandalkan dalam membangkitkan kembali kondisi perekonomian Indonesia kembali setelah ambruk karena pandemi, bisnis logistik juga dituntut untuk melakukan digitalisasi bisnis. Perubahan besar ini menjadi tantangan tersendiri bagi para pelaku bisnis logistik untuk dapat beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan sesuatu yang baru ini.

Tantangan Digitalisasi Industri Logistik

Digitalisasi arsip merupakan salah satu digitalisasi yang semakin banyak dilakukan. Dokumen yang berbentuk digital akan memudahkan proses pengelolaan data seperti pencatatan, akses dan pencarian. Dokumen digital juga memungkinkan perusahaan tidak perlu mencetak ataupun dikirim ke bagian lainnya secara manual. Kinerja pegawai kantor logistik menjadi lebih efisien dan produktif.

Digitalisasi arsip memang masih menjadi hal yang tergolong baru. Perusahaan logistik yang awalnya menjalankan sistem administrasi konvensional beralih ke metode pengelolaan arsip secara digital. Hal ini masih disikapi dengan keraguan dan cukup banyak pertanyaan tentang manfaat dan efektifitas digitalisasi arsip dalam mendukung manajemen perusahaan. Salah satu pertanyaan yang umum ditemui adalah “apakah digitalisasi arsip cocok dan dapat diterapkan pada jenis dokumen logistik?”

Kekhawatiran tersebut merupakan hal yang wajar. Jajaran manajemen tentu tidak ingin perubahan yang terjadi justru menghambat aktivitas operasional bisnis mereka kedepannya. Mereka pasti ingin memastikan bahwa strategi yang diterapkan benar-benar relevan dengan masalah perusahaan. Dengan demikian diharapkan dapat menunjang perkembangan bisnis di masa mendatang.

Penerapan Digitalisasi Arsip Perusahaan Logistik

Meskipun menjadi hal baru, digitalisasi arsip nyatanya dapat diterapkan pada pengelolaan berbagai jenis dokumen logistik. Bukan hanya dapat diterapkan saja, namun juga dapat meningkatkan efisiensi proses kerja yang berakibat pada kecepatan dan kepraktisan pengelolaan arsip perusahaan logistik. Berikut beberapa contohnya:

1. Bill of lading (tanda terima dokumen kepemilikan, dan kontrak perjanjian)

Bill of lading merupakan dokumen yang berisi tentang informasi kesepakatan kerjasama antara pihak pengirim atau penerima dengan pihak pengiriman. Tidak hanya sebatas dokumen perjanjian, Bill of lading juga memiliki fungsi sebagai tanda terima barang serta dokumen kepemilikan barang. Berbagai informasi mulai dari data pengirim, nama kapal, informasi mengenai barang, tempat bongkar muat, cara pembayarannya, nama consignee, hingga  tanggal tanda tangan tercantum di dalamnya.

Berbagai informasi tersebut sangat mungkin untuk dicatat secara digital. Digitalisasi arsip bill of lading tidak hanya menghemat pencetakan kertas, namun juga memberikan kemudahan bagi pelanggan untuk mengakses data secara digital tanpa harus menyimpannya dalam bentuk fisik.

2. Surat jalan (ekspedisi dan pabrik)

Surat jalan terdiri dari dua jenis, yaitu surat jalan ekspedisi dan surat jalan pabrik. Surat jalan ekspedisi berfungsi sebagai dokumen yang menunjukan bahwa kontainer sudah diizinkan untuk berangkat ke tujuan pengiriman. Sedangkan surat jalan pabrik merupakan dokumen yang menunjukan bahwa pengirim barang mengizinkan proses pengiriman barang dilakukan.

Kedua jenis surat jalan tersebut memiliki isi yang kurang lebih sama. Di dalamnya memuat berbagai informasi tentang data barang, identitas pengirim, detail armada, serta data penerima. Berbagai informasi tersebut tentu dapat disimpan dalam bentuk digitalisasi. Digitalisasi arsip surat jalan akan memberikan kemudahan dan kepraktisan dalam hal akses, kontrol dan pengiriman ke departemen lain.

3. Berita Acara Serah Terima (BAST)

BAST biasanya menjadi dokumen terakhir yang meliputi dokumentasi barang yang sudah diterima pembeli maupun penerima barang. Dokumen BAST menjadi bukti bahwa barang yang dikirim kurir telah diterima oleh penerima. Untuk dokumen ini, sudah banyak jasa ekspedisi yang melakukan digitalisasi. Kurir biasanya menyodorkan ponsel yang dan meminta penerima membuat tanda tangan digital, atau sekadar memfoto bukti penerimaan barang sebagai bukti serah terima.

Digitalisasi arsip BAST memudahkan proses pengiriman dan pencatatan administrasi pengiriman barang. Petugas tidak perlu lagi membawa buku yang tebal, dan proses kontrol tidak perlu dilakukan secara manual. Bukti penerimaan dapat secara digital disimpan pada database berbasis cloud yang aman, mudah diakses, serta mudah dicari kembali ketika dibutuhkan.

Berbagai kemudahan dari digitalisasi arsip tersebut dapat diwujudkan pada perusahaan Anda dengan dukungan PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital, PrimaDoc juga menyediakan layanan untuk membantu perusahaan menjalankan proses digitalisasi, misalnya proses alih media arsip. Anda juga dapat berkonsultasi dengan tim marketing PrimaDoc untuk membahas lebih dalam tentang rencana digitalisasi perusahaan logistik Anda! (Septiani)