Apa Perbedaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga?
Banyak orang tidak mengetahui perbedaan antara arsip vital dan arsip terjaga yang berujung pada tata kelolanya yang tidak sesuai. Sudahkah Anda dan arsiparis Anda mengetahuinya?
Arsip Vital maupun arsip terjaga merupakan jenis arsip yang dinilai sangat penting dan esensial keberadaannya bagi perusahaan maupun instansi negara. Tak jarang, keduanya disalahpahami sebagai jenis arsip yang sama dengan nama yang saling bersinonim.
Salah kaprah tersebut, walau sekilas tak menimbulkan dampak buruk, ternyata bisa mempengaruhi ketepatan penyimpanan dan pengelolaan arsip. Apabila dibiarkan, tentu hal ini akan berisiko membuat arsip vital tertimbun di antara arsip-arsip terjaga, maupun sebaliknya.
Untuk mengetahui perbedaan antara keduanya, kita perlu melihat definisi dari sumber terpercaya seperti ANRI(Arsip Nasional Republik Indonesia) dan sumber kredibel lainnya. Berikut penjelasan yang telah PrimaDoc himpun.
Bagaimana perbedaan antara arsip vital dan arsip terjaga?
Walaupun memiliki nama yang terkesan mirip serta perlakuan kedua arsip yang sama-sama memerlukan kehati-hatian dalam menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya, perbedaan keduanya dapat dilihat dari segi fungsi dan manfaatnya. Sebelum membahas hal ini lebih jauh, ada baiknya Anda memahami definisinya terlebih dahulu.
Seperti pada pembahasan sebelumnya pada artikel PrimaDoc, dikutip dari Perka No. 49 tahun 2015 mengenai arsip vital, jenis arsip ini merupakan dokumen-dokumen yang menjadi syarat berdiri dan beroperasinya suatu badan usaha, instansi pemerintah, maupun organisasi kemasyarakatan. Dokumen ini bersifat tetap dan tidak dapat digantikan dengan dokumen lain. Tanpa arsip vital, transaksi dan segala kegiatan bisnis perusahaan Anda dapat dianggap tidak sah secara yuridis, liar, bahkan ilegal.
Sedangkan menurut Perka no. 41 tahun 2015, yang dimaksud dengan arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keamanan, dan keselamatannya. Ini berarti, yang termasuk ke dalam arsip jenis ini adalah dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kepentingan negara dan bernegara.
Dikutip dari ANRI, Kepala Anri, Imam Gunarto menjelaskan bahwa bumi, air, dan segala kekayaan alam di dalamnya dikuasai oleh negara dan dipergunakan sebesar-besarnya untuk kepentingan rakyat. Dengan demikian, perlu ada sebuah pertanggungjawaban berupa dokumentasi yang merekam segala kegiatan tersebut. Dengan memelihara, menjaga, dan melindungi arsip terjaga, berarti pihak pembuat atau pemilik arsip telah berkontribusi dalam memperkaya dan menguatkan memori Indonesia sebagai negara yang berdaulat.
Dari kedua penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip vital memiliki fungsi sebagai syarat utama bagi perusahaan maupun instansi pemerintah dalam melakukan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan perwujudan visi dan misi, tujuan, fungsi, hingga kerja sama bisnis. Sedangkan, arsip terjaga merupakan dokumen-dokumen yang dibuat oleh pemilik arsip demi kepentingan negara beserta segala unsur-unsur pembentuk di dalamnya seperti penduduk, batas wilayah, sumber daya alam, dan sebagainya.
Secara substantif, beberapa arsip vital dapat tergolong ke dalam arsip terjaga apabila berkaitan dengan kepentingan negara, namun tentu tidak semuanya dapat dikategorikan demikian. Untuk melihat penggolongan dokumen secara lebih detail, mari simak contoh-contohnya beriktu ini.
Apa saja contoh dokumen arsip vital dan arsip terjaga?
Setelah memahami penjelasan mengenai perbedaan antara arsip vital dan arsip terjaga pada poin sebelumnya, tidak sulit membedakan dan memilah dokumen sesuai kategori yang tepat. Contoh dokumen yang tergolong ke dalam arsip vital misalnya, pastilah segala jenis dokumen yang berkaitan dengan keberadaan perusahaan itu sendiri seperti: arsip aset, akta, surat kendaraan milik perusahaan, dokumen perjanjian kerja sama, data identitas pegawai, dan lainnya.
Sedangkan dikutip dari ANRI, arsip terjaga secara rinci digolongkan ke dalam beberapa sub kategori yang apabila dirangkum dan disimpulkan, merupakan segala jenis dokumen yang berkaitan dengan kedaulatan dan kekayaan negara. Beberapa dokumen tersebut di antaranya adalah nota kerjasama diplomatik, data sensus penduduk, sertifikat Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI), dan izin pengelolaan sumber daya alam.
Di sisi lain, dokumen seperti surat izin pengelolaan SDA yang menjadi kegiatan utama suatu badan usaha dan Memorandum of Understanding yang mengikat perusahaan nasional dan internasional, dapat digolongkan ke dalam kedua kategori tersebut karena fungsinya yang beririsan.
Bagaimana cara mengelola keduanya dengan tepat?
Setelah memahami perbedaan arsip vital dengan arsip terjaga, Anda perlu sistem yang tepat untuk mengatur dan mengelola arsip perusahaan maupun instansi Anda secara lebih tepat dan presisi. Lantas, solusi apa yang dapat Anda ambil?
Penggunaan layanan Document Management System (DMS) adalah jawabannya! DMS yang memiliki berbagai fitur tata kelola serta teknologi keamanan dapat menjadi sebuah revolusi bagi sistem kearsipan di perusahaan Anda. Lampaui cara-cara lama dalam mengelola arsip bersama PrimaDoc!
Terdapat berbagai layanan dan fitur yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Jadi, segera konsultasikan bersama tim marketing kami tentang kebutuhan hingga masalah kearsipan Anda, dan miliki layanan terbaik dari PrimaDoc! (Deanita)
