3 Langkah Mewujudkan Pemanfaatan Arsip Pemerintahan yang Semakin Optimal!

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) menjadikan digitalisasi administrasi sebagai fokus dalam mewujudkan reformasi Birokrasi. Langkah ini perlu dilakukan guna mewujudkan sistem tata kelola yang lebih efektif, efisien, dan mendukung pengelolaan arsip pemerintahan yang berorientasi pada pemanfaatan arsip.

Pemanfaatan arsip berarti bahwa kegiatan administrasi berfokus untuk memastikan ketersediaan arsip dalam mendukung kerja pemerintahan. Ini melibatkan upaya untuk mewujudkan tertib dalam pengelolaan arsip. Dengan menjadikan pemanfaatan arsip sebagai fokus kegiatan administrasi, instansi pemerintahan dapat mengoptimalkan arsip dalam menunjang terwujudnya sistem pemerintahan yang lebih baik, efisien, serta akuntabel.

Peran Arsiparis Dalam Mewujudkan Pemanfaatan Arsip

Selama ini, pengelolaan arsip pemerintahan hanya dilakukan sebagai dokumentasi semata. Hal ini tidak terlepas dari rendahnya kesadaran akan nilai penting arsip pemerintahan dalam mendukung kinerja pemerintahan. Pandangan seperti ini pada akhirnya menyebabkan kegiatan administrasi pemerintahan tidak dilakukan secara optimal, dan seringkali menghambat kinerja pemerintahan. Salah satunya bisa dilihat dari bagaimana birokrasi pemerintahan yang senantiasa diasosiasikan dengan proses yang berbelit dan tidak efisien.

Sebagai ujung tombak tata kelola administrasi pemerintahan, arsiparis perlu membangun mindset terhadap tugas dan tanggung jawabnya dalam mengelola arsip. Arsiparis harus memiliki kesadaran bahwa arsip memiliki peranan penting dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang lebih baik, transparan dan berintegritas. Dengan begitu, pengelolaan arsip pemerintahan dapat dilakukan dengan prinsip untuk mengoptimalkan pemanfaatannya dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Digitalisasi Arsip Sebagai Solusi Mewujudkan Pemanfaatan Arsip Pemerintahan

Selain merubah mindset arsiparis dari pengelolaan arsip menjadi pemanfaatan arsip, perlu juga dilakukan kegiatan-kegiatan kearsipan yang mempermudah pemanfaatan arsip. Setidaknya, terdapat tiga program penting yang perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip. Ketiga program tersebut meliputi:

Alih media arsip

Alih media arsip adalah proses mengubah arsip cetak menjadi bentuk digital. Proses ini memungkinkan instansi pemerintah untuk mengelola arsip pemerintahan secara digital. Arsip digital lebih mudah untuk diakses dan dicari. Selain itu, teknologi informasi dan komunikasi juga memungkinkan integrasi data di seluruh instansi pemerintahan. Hal ini akan mempermudah pemanfaatan arsip dalam tugas-tugas pemerintahan, khususnya dalam perumusan kebijakan publik yang berbasis pada data.

Arsip digital yang mudah dibagikan juga memungkinkan pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan yang transparan kepada publik melalui laporan digital. Disisi lain, publik dapat mengakses setiap informasi yang berkaitan dengan kinerja pemerintah, perumusan kebijakan, serta penggunaan anggaran dengan mudah. Hal ini menjadi kunci penting dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang akuntabel, serta meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Pemeliharaan arsip secara teratur

Digitalisasi arsip pemerintahan bukan berarti meninggalkan arsip cetak. Beberapa dokumen masih perlu disimpan dalam bentuk fisik, contohnya seperti sertifikat aset pemerintah. Namun, asip yang disimpan dalam gudang tidak terlepas dari resiko kerusakan, seperti kebakaran, rembesan air, jamur, binatang pengerat, lapuk dimakan usia, atau bahkan hilang. Rusak atau hilangnya arsip penting pemerintahan menyebabkan informasi yang ada didalamnya tidak dapat dimanfaatkan lagi di kemudian hari.

Dalam hal ini, instansi pemerintahan perlu melakukan pemeliharaan arsip secara berkala guna menjaga keberlanjutan dan keutuhan informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan kegiatan pemeliharaan arsip yang dilakukan secara teratur. Proses ini meliputi kegiatan untuk merawat arsip, penyelamatan arsip, hingga pemusnahan arsip.

Ketersediaan sarana prasarana arsip

Ketersediaan sarana prasarana arsip pemerintahan yang memadai merupakan elemen krusial dalam memastikan pemanfaatan arsip yang optimal. Hal ini memastikan penataan arsip dapat dilakukan dengan tertib, memudahkan pengelolaan arsip, menciptakan aksesibilitas arsip yang mudah dan cepat, serta menjaga arsip dari berbagai risiko kerusakan atau hilang. Berbagai keuntungan tersebut pada akhirnya akan menunjang pemanfaatan arsip dalam kegiatan pemerintahan.

Layanan Kearsipan PrimaDoc

Untuk mendukung optimalisasi pengelolaan arsip yang berorientasi pada pemanfaatan, PrimaDoc menyediakan layanan kearsipan yang lengkap bagi instansi Anda, meliputi alih media arsip, pemeliharaan arsip, serta penyediaan sarana prasarana arsip. Tim PrimaDoc yang profesional dan telah tersertifikasi ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) siap membantu proses alih media dengan jaminan hasil yang berkualitas. Pegawai instansi Anda tidak perlu meluangkan waktu dan tenaga untuk mengurusi proses ini.

Proses pemeliharaan arsip juga memastikan bahwa setiap dokumen yang kami proses dapat terlindungi dari berbagai resiko kerusakan untuk jangka waktu yang lebih lama. Untuk memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip, PrimaDoc juga menyediakan sarana prasarana arsip yang lengkap guna memenuhi kebutuhan kearsipan di Instansi Anda. Layanan alih media arsip sangat fleksibel dari segi biaya karena menerapkan tarif dasar per lembar. Dengan tim arsiparis bersertifikat ANRI, Anda dapat mempercayakan proses alih media arsip berjalan dengan hasil berkualitas tanpa harus membebani pegawai instansi Anda. Proses pemeliharaan arsip yang PrimaDoc tawarkan juga memastikan keamanan dokumen dalam jangka waktu yang lebih panjang. PrimaDoc siap menjadi solusi terdepan untuk kearsipan yang efisien dan terjamin bagi instansi Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang layanan kami!