Fungsi DMS dalam Mengelola Arsip Vital Perusahaan
Pada era digital ini, peran Document Management System atau DMS menjadi sangat penting untuk menunjang pengelolaan arsip vital. Teknologi yang kompatibel dengan zaman dan kemampuannya menjawab berbagai tantangan, kebutuhan, dan mengatasi masalah pengelolaan arsip secara konvensional menjadi alasan banyak pihak, termasuk perusahaan dan instansi pemerintah untuk beralih ke DMS untuk mewujudkan tata kelola digital.
Sudahkah Anda mengetahui pentingnya digitalisasi pengelolaan arsip vital dan fungsi DMS dalam dalam merealisasikan hal tersebut? Berikut penjelasannya.
Pentingnya digitalisasi arsip vital perusahaan
Arsip vital merupakan informasi esensial dalam bentuk dokumen maupun format lainnya seperti video dan gambar yang menjadi syarat berlangsungnya kegiatan usaha, berdirinya sebuah perusahaan, hingga bukti dari suatu hubungan kerja sama dan kontrak lainnya. Sifatnya yang tidak dapat digantikan membuat perusahaan harus memperhatikan kehati-hatian dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip vital.
Salah satu cara yang dapat diambil oleh perusahaan adalah dengan beralih ke sistem pengelolaan arsip vital digital dan memanfaatkan sistem DMS dengan bekerja sama dengan vendor terpercaya. Untuk mengetahui apa saja fungsi DMS bagi tata kelola arsip vital perusahaan Anda, simak terus artikel ini hingga akhir!
Berbagai fungsi DMS untuk memudahkan pengelolaan arsip digital
Sebagai sebuah sistem yang diprogram untuk memudahkan pengguna, DMS memiliki berbagai fitur yang saling melengkapi dan mendukung efektivitas dan sistem yang lebih terorganisir. Secara garis besar, fitur-fitur tersebut memiliki fungsi sebagai berikut:
- Penggunaan identitas metadata
Metadata merupakan identitas sebuah file digital yang berisi informasi seperti tanggal, asal dokumen, nama dokumen, dan sebagainya. Identitas ini menjadi penting dalam pengelolaan arsip vital secara elektronik dalam pencarian, pengkategorian, dan pengelolaan arsip vital elektronik. Metadata inilah yang menjadi salah satu kekuatan dari sistem pengelolaan arsip secara digital dengan yang dimiliki oleh DMS (Document Management System).
- Sistem keamanan tingkat tinggi
Sistem penyimpanan pada DMS membutuhkan akses khusus yang hanya dimiliki oleh Anda selaku manajer, dan staf yang telah Anda berikan hak akses. Selain dari pihak yang memiliki akses tersebut, tidak akan ada pihak lain yang dapat membuka arsip vital perusahaan. Sebagai manajer, Anda pun memiliki wewenang untuk memantau dan mengontrol kegiatan di ruang digital kearsipan berkat adanya sistem administrator dan user access. Anda bahkan dapat melihat kegiatan yang berlangsung terhadap dokumen yang tersimpan seperti: kapan terakhir diakses, diubah, diperbaharui, maupun dihapus.
- Menciptakan alur kerja yang efektif dan efisien
Pembagian akses yang telah dibahas pada poin sebelumnya, secara bersamaan juga membuat pembagian ruang kerja digital menjadi lebih praktis. Staf anda dapat langsung berbagi file, memantau proses keluar masuk dokumen, melakukan pembaharuan dan penyuntingan secara real time. Tak perlu berbelit apalagi hilir-mudik ruang penyimpanan untuk menemukan dan mengantar dokumen yang diperlukan.
- Automasi proses pembaharuan
Sistem DMS yang terkoneksi dengan internet dapat membuat arsip digital perusahaan yang baru disimpan atau diedit langsung terkoneksi dan tersinkronisasi dengan sistem penyimpanan DMS. Hal ini akan sangat memudahkan pengelolaan arsip vital karena banyak waktu yang dapat dihemat dan proses pembaharuan yang kian mudah.
- Memudahkan dan mempercepat proses temu kembali arsip
Fitur pencarian yang ringkas pada tampilan DMS memungkinkan Anda dan staf kearsipan untuk mencari file dokumen menggunakan kata kunci, tanggal diperbaharui, format, dengan penyortiran berdasarkan abjad, angka, dan sebagainya. Sehingga, proses temu kembali arsip vital perusahaan tak perlu berlama-lama seperti pada sistem pengelolaan konvensional yang masih serba manual.
Konsultasikan masalah kearsipan Anda dengan PrimaDoc
Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang DMS dan pengelolaan arsip vital yang baik? Konsultasikan pertanyaan dan permasalahan Anda dengan tim PrimaDoc.
Sebagai vendor berpengalaman yang telah lebih dari sepuluh tahun membantu berbagai perusahaan lintas sektor untuk membangun sistem tata kelola arsip digital yang baik, tim PrimaDoc siap membantu Anda dan perusahaan lebih dekat memahami DMS dan arsip vital sesuai peraturan pemerintah. Hubungi tim PrimaDoc segera untuk pengelolaan arsip vital Anda! (Deanita)
