Ciptakan Less Paper Office Bersama PrimaDoc Mulai Dari Sekarang!
Rencana less paper office menjadi lebih mudah jika Anda didukung dengan teknologi dan juga solusi yang tepat agar prosesnya menjadi cepat dan juga efektif.
Permasalahannya, tidak semua perusahaan atau juga instansi pemerintahan mengerti bagaimana untuk memulai less paper office, sebuah konsep yang terbilang cukup hype di tengah maraknya kampanye tentang pemanasan global yang semakin menjadi-jadi.
Oleh karena itu, jangan sampai Anda melewatkan informasi penting ini sebelum memulai less paper office. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Less Paper Office: Solusi Lebih Masuk Akal untuk Menyelamatkan Bumi
Sebelum maraknya istilah less paper office di kalangan korporasi dan juga instansi pemerintahan, sebenarnya istilah ‘paperless office’ telah diperkenalkan jauh sebelumnya, yaitu pada tahun 1975.
Kehadiran konsep paperless office di mana sebuah kantor sudah sepenuhnya tidak menggunakan kertas dan beralih menggunakan dokumen digital adalah sebuah ‘ramalan’ dari artikel yang diterbitkan oleh BusinessWeek yang menyebutkan bahwa pada tahun 90-an semua perusahaan tidak lagi menggunakan kertas.
Kenyataannya, hal tersebut tidak benar-benar terjadi dan semua organisasi bisnis dan nirlaba tetap membutuhkan kertas untuk mendokumentasikan informasi penting.
Oleh karena itu, pada era modern seperti sekarang ini konsep paperless office mulai ditinggalkan karena dinilai kurang masuk akal.
Di sinilah akhirnya less paper office muncul, yang menjadi sebuah konsep adaptasi untuk mendukung kampanye go green dengan cara mengurangi penggunaan kertas semaksimal mungkin, bukan menghapus penggunaannya sama sekali karena dinilai tidak memungkinkan.
Dukungan PrimaDoc untuk Memulai Less Paper Office
Untuk mendukung semangat dan juga misi perusahaan dan instansi pemerintahan untuk mengurangi penggunaan kertas, PrimaDoc berupaya untuk menghadirkan berbagai solusi praktis yang dapat membantu Anda untuk mengadopsi konsep less paper office dengan lebih mudah.
Kehadiran beberapa layanan berikut ini adalah bukti keseriusan PrimaDoc, yaitu:
1. Layanan alih media arsip
Alih media arsip merupakan proses mengubah format arsip fisik menjadi digital, sehingga merupakan langkah paling mudah untuk memulai less paper office tanpa mengorbankan efisiensi dan efektivitas penggunaan arsip dokumen.
Layanan alih media arsip ini juga tersedia bagi Anda yang ingin memulai less paper office dengan spesifikasi yang disesuaikan dengan kebutuhan. Nantinya, tim PrimaDoc akan memberikan rekomendasi dengan biaya yang lebih kompetitif dan transparan.
2. Aplikasi manajemen kearsipan digital
Aplikasi Document Management System (DMS) yang dikembangkan dan diluncurkan oleh PrimaDoc merupakan salah satu upaya dari PrimaDoc untuk membantu Anda mengurangi penggunaan arsip fisik yang dicetak menggunakan kertas.
Dengan adanya aplikasi PrimaDoc, semua dokumen aktif dan inaktif yang Anda miliki akan tersedia dalam format digital, sehingga pencarian informasi di dalamnya tetap mudah dilakukan dan Anda dapat mengadopsi konsep less paper office dengan aplikasi easy to deploy yang dimiliki PrimaDoc.
3. Pemeliharaan dan perawatan dokumen
Anda memiliki dokumen penting yang sudah mulai rusak dan membutuhkan perbaikan? Tidak perlu mencetak dokumen baru yang membutuhkan kertas baru pula. Cukup manfaatkan layanan pemeliharaan dokumen yang disediakan oleh PrimaDoc agar adopsi less paper office lebih optimal.
Saat ini, PrimaDoc menyediakan empat jenis layanan pemeliharaan arsip yang dapat Anda manfaatkan, yaitu:
- Preservasi arsip, yaitu layanan untuk mengamankan arsip penting yang rentan rusak dengan menambahkan perlindungan di atasnya.
- Konservasi arsip, merupakan layanan untuk memperpanjang usia dokumen fisik dengan dukungan teknik berbasis kimia dan fisika yang telah digunakan para ahli dunia.
- Restorasi arsip, adalah layanan untuk memperbaiki dan mengembalikan arsip rusak menjadi kondisi semula, yang cocok diterapkan bagi arsip dokumen yang sulit dicetak kembali.
- Pemusnahan arsip, yaitu layanan untuk menghancurkan arsip dokumen inaktif yang telah lewat masa penyimpanannya dengan metode yang sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku.
Jadi, sudah siap untuk ciptakan less paper office pada kantor yang Anda kelola bersama PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
