Jasa Alih Daya Kearsipan, Memudahkan Sistem Kerja Perusahaan Anda
Saat ini banyak perusahaan yang mulai peduli terhadap pentingnya mengarsipkan data sesuai dengan kaidah pengarsipan yang benar. Hal itu dikarenakan semakin banyak perusahaan yang sadar betapa berharganya data perusahaan yang telah dihasilkan dari tahun ke tahun oleh setiap departemen. Semua data ini akan dibutuhkan, baik untuk proses internal yang sedang berjalan ataupun nanti di masa depan. Pengarsipan yang benar akan membantu perusahaan untuk menjaga datanya sekaligus menemukan data yang dibutuhkan secara efisien.
Namun, meningkatnya kesadaran tersebut tidak diimbangi dengan mekanisme pengarsipan yang tepat. Banyak data yang tercecer, tersusun tidak sesuai kaidah, hilang sebagian, rusak dan sebagainya sehingga arsip data tidak lengkap dan susah ditemukan saat dibutuhkan. Tentu saja ini sangat merugikan perusahaan karena akan membuang-buang waktu dan aset penting perusahaan rusak, yaitu data itu sendiri. Oleh sebab itu, perusahaan perlu bekerja sama dengan tenaga ahli yang menyediakan jasa alih daya kearsipan.
Apa itu Jasa Alih Daya Kearsipan?
Jasa alih daya kearsipan adalah sebuah jasa yang menawarkan bantuan untuk mengelola atau mengarsipkan data-data perusahaan Anda. Data yang diarsipkan berupa data cetak dan digital. Setiap data yang dihasilkan oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu akan dikumpulkan, kemudian diatur penyimpanannya menurut kaidah pengarsipan yang benar. Dapat disimpan berdasarkan departemen, tahun pembuatan, isi data dan sebagainya. Semakin banyak perusahaan yang kini tertarik untuk menggunakan jasa alih daya kearsipan karena berbagai keuntungannya. Apa saja keuntungan menggunakan jasa tersebut?
Manfaat Jasa Alih Daya Kearsipan
Berikut ini adalah beberapa keuntungan menggunakan jasa alih daya kearsipan dengan dukungan tim profesional:
1. Jasa alih daya kearsipan membantu Anda mengelola data perusahaan yang aktif dan inaktif secara profesional
Setiap data yang dimiliki perusahaan dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan masa aktif kebutuhannya, yaitu data yang aktif dan inaktif. Data aktif adalah data yang masih digunakan pada saat ini, sedangkan inaktif adalah data yang sudah tidak digunakan lagi saat ini tapi masih berpotensi untuk digunakan lagi di masa depan. Jasa alih daya kearsipan yang didukung tim ahli, dapat mengelola kedua data ini dengan lebih efektif berdasarkan kompetensi mereka di bidang kearsipan. Dengan demikian, data-data yang aktif maupun data inaktif tersimpan dengan baik dan aman.
2. Jasa alih daya kearsipan untuk perusahaan dapat memberikan kemudahan karyawan menemukan arsip
Keuntungan bekerja sama dengan tim profesional adalah hasil pekerjaannya yang lebih terjamin. Kemudahan menemukan data yang dicari setelah diarsipkan dapat menjadi salah satu indikasi apakah pengarsipan dilakukan dengan tepat atau tidak. Hasil pengarsipan oleh jasa alih daya kearsipan dapat membantu karyawan menemukan data-data yang dibutuhkannya secara cepat dan mudah.
3. Tim bersertifikat sebagai pelaksana jasa alih daya kearsipan perusahaan Anda
Sertifikat menjadi salah satu penanda dan pengakuan terhadap kemampuan seseorang setelah melalui pengujian. Artinya, orang-orang yang memiliki sertifikat dapat dinilai sebagai seorang profesional dalam pekerjaannya dan keahliannya sudah diakui. Seperti jasa alih daya kearsipan PrimaDoc yang dikerjakan oleh tenaga ahli profesional yang telah mengantongi sertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Sertifikat ANRI adalah pengakuan yang diberikan untuk tenaga ahli di bidang pengarsipan.
4. Dengan menggunakan jasa alih daya kearsipan, Anda tidak wajib melatih skill kearsipan kepada karyawan
Melatih karyawan untuk ilmu pengarsipan data perusahaan adalah pekerjaan tersendiri yang tentunya membutuhkan banyak sumber daya. Belum tentu juga karyawan yang dilatih dapat segera menerapkan hasil pelatihannya dengan tepat dalam waktu cepat, karena sebuah skill dapat terbentuk melalui proses pelatihan dan penempaan berkali-kali. Oleh sebab itu, bekerja sama dengan penyedia jasa alih daya kearsipan yang sudah profesional dapat menjadi alternatif untuk Anda.
Perusahaan tidak perlu mengeluarkan sumber daya yang lebih besar untuk pelatihan karyawannya, karena tanggung jawab pengarsipan akan dikerjakan oleh tenaga ahli yang profesional dan bersertifikat. Hasil pengarsipan yang lebih efektif, dapat segera Anda rasakan dalam waktu singkat tanpa harus keluar sumber daya pelatihan karyawan.
5. Jasa alih daya kearsipan memberikan Anda keamanan atas data arsip perusahaan
Pengarsipan akan dikerjakan oleh ahlinya, sehingga perusahaan akan memperoleh jaminan keamanan data arsip yang lebih baik. Arsip-arsip penting perusahaan Anda akan ditangani dengan berbagai metode treatment yang dapat meminimalisir kerusakan pada dokumen cetak. Selain itu, aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc juga dilengkapi dengan fitur manajemen akses untuk menghindarkan dokumen dari penyalahgunaan oleh oknum yang tidak berkepentingan.
Anda dapat berdiskusi lebih lanjut tentang jasa alih daya kearsipan PrimaDoc dan kami siap membantu menganalisis solusi terbaik sesuai kebutuhan perusahaan. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
