Wujudkan Manajemen Dokumen Lebih Terorganisir dengan Digitalisasi Arsip
Mengorganisir arsip merupakan hal yang cukup merepotkan, karena dapat menghabiskan waktu kerja Anda saat di kantor. Tapi tentu saja tidak dapat dihindarkan untuk tetap melakukan manajemen dokumen yang merupakan salah satu aktivitas krusial dalam bisnis. Terlebih dokumen yang Anda kerjakan akan sangat menentukan pencapaian kinerja dan tanggung jawab Anda dalam pekerjaan.
Manajemen dokumen sangat lekat kaitannya dengan dokumen yang berupa surat-surat berharga yang diorganisir dari suatu perusahaan. Sayangnya, tidak semua orang memahami bagaimana cara mengorganisir dokumen dengan baik karena tidak memperoleh edukasi mengenai hal tersebut secara khusus.
Sebelum teknologi digital hadir, manajemen dokumen dilakukan secara konvensional, yaitu dokumen cetak hanya disusun di dalam ordner dan diberi kode penamaan sesuai dengan kategori. Metode konvensional ini ternyata masih menimbulkan cukup banyak masalah, di antaranya adalah kesulitan saat akan mencari suatu dokumen dan memiliki risiko dokumen hilang atau rusak. Selain itu pengelolaan dokumen juga lebih sulit untuk dipantau, menuntut adanya staf gudang dan ruang penyimpanan khusus manajemen dokumen perusahaan.
Manajemen Dokumen Kantor Notaris
Manajemen dokumen juga menjadi salah satu aktivitas vital pada kantor notaris yang menangani puluhan hingga ratusan lembar dokumen berbeda setiap harinya. Ketika tidak dikelola dengan baik, peluang arsip tercecer, hilang atau bahkan rusak menjadi sangat tinggi.
Digitalisasi arsip dapat menjadi solusi kantor notaris untuk memudahkan pengelolaan dokumen. Ketika arsip-arsip klien lebih terorganisir, lebih cepat terkelola dan lebih terlindungi, hal itu akan meningkatkan kepercayaan klien terhadap notaris. Dengan demikian, kredibilitas notaris pun akan meningkat dan semakin banyak orang akan percaya untuk menyerahkan urusan pengurusan dokumennya.
Digitalisasi arsip juga merupakan solusi yang dapat membantu kantor notaris untuk meminimalisir tempat untuk menyimpan dokumen dari klien. Di bawah ini kami paparkan alasan lainnya mengapa digitalisasi arsip layak untuk dipertimbangkan penerapannya dalam manajemen dokumen.
Dokumen dapat Ditemukan dengan Mudah Menggunakan Fitur Pencarian
Jika sudah berbentuk arsip digital, hal ini akan sangat memudahkan karyawan Anda untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan melalui fitur pencarian. Media yang digunakan untuk penyimpanan arsip secara digital saat ini pun semakin beragam. Salah satunya adalah aplikasi penyimpanan berbasis online yang memungkinkan untuk saling berbagi arsip.
Sangat disarankan bagi kantor notaris untuk menerapkan sistem manajemen dokumen seperti PrimaDoc saat mengelola surat dan berkas berharga. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital, tersedia juga layanan untuk membantu karyawan kantor notaris dalam pemeliharaan dan alih media dokumen. Arsip-arsip penting menjadi lebih terorganisir dan terlindungi karena ditangani oleh tim PrimaDoc yang telah bersertifikat ANRI.
Proses Backup Dokumen Lebih Cepat, untuk Mengantisipasi Kehilangan
Setiap dokumen memiliki berisiko hilang jika tidak dikelola dengan teliti karena lebih mudah untuk tercecer. Untuk mengantisipasi hal tersebut dalam manajemen dokumen sangat penting untuk melakukan backup dokumen sebelum melakukan proses penyimpanan. Jadi jika sewaktu-waktu dokumen tersebut terselip dan sudah dilakukan pencarian tetapi masih tidak ditemukan Anda masih dapat menggunakan backup dokumen yang dapat dicetak ulang. Proses backup dokumen ini dapat dilakukan dengan jauh lebih cepat dan mudah saat berbentuk digital.
Penyimpanan Dilindungi dengan Sistem Keamanan Khusus
Sistem keamanan merupakan salah satu hal terpenting dalam manajemen dokumen. Selain perlu disimpan dan disusun secara terorganisir, dokumen juga harus memperoleh perlindungan yang memadai sehingga terjaga keamanannya. Jika dokumen sudah dikelola secara digital, proses pengamanan dokumen dapat dilakukan secara lebih menyeluruh.
Sistem penyimpanan dapat meminimalisir potensi dokumen diakses oleh orang lain yang tidak berwenang. Hal itu dikarenakan saat ini manajemen dokumen secara digital PrimaDoc sudah dilengkapi dengan fitur keamanan khusus yang membatasi akses dokumen, sehingga hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki wewenang. Dengan demikian, penyalahgunaan dokumen oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dapat lebih dicegah.
Dapat dipahami dari berbagai poin di atas, bahwa digitalisasi dokumen sangat perlu dipertimbangkan. Khususnya untuk menangani berbagai arsip penting dan berharga sebelum terlambat. Kini saatnya kantor notaris berinovasi dengan menerapkan digitalisasi arsip yang lebih praktis, mudah digunakan dan aman melindungi dokumen perusahaan.
Dengan dukungan manajemen dokumen yang tepat dari tim profesional PrimaDoc, kinerja karyawan Anda akan meningkat, dan efisiensi perusahaan akan lebih mudah tercapai. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih lanjut dan bersiaplah lebih produktif dengan digitalisasi arsip! (Septiani)
