PrimaDoc, SDM Arsip Terlatih dan Bersertifikat ANRI
Setiap perusahaan tentunya membutuhkan SDM arsip terlatih untuk mengelola semua dokumen dengan lebih optimal.
Permasalahannya, tidak semua perusahaan mengetahui bagaimana cara mencari kandidat yang tepat. Apalagi biaya yang dibutuhkan untuk perekrutan karyawan kearsipan tidaklah sedikit.
Untuk itu, menyerahkan proses pengelolaan arsip melalui kontrak alih daya kearsipan atau outsourcing kepada pihak eksternal dapat menjadi solusinya.
Akan tetapi, sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan vendor kearsipan, Anda perlu memastikan terlebih dahulu SDM arsip terlatih benar-benar dimiliki oleh vendor tersebut.
Bagaimana caranya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang berhasil dirangkum oleh tim PrimaDoc!
Amankah Mempercayakan SDM Arsip Terlatih pada Vendor?
Pertanyaan ini pastinya akan muncul ketika Anda mulai mempertimbangkan opsi untuk melakukan kontrak outsourcing. Apalagi mengingat perusahaan biasanya memiliki data dan informasi sensitif yang tidak dapat diserahkan sembarangan.
Oleh karena itu, Anda perlu memastikan agar vendor kearsipan yang Anda pilih benar-benar memiliki SDM arsip terlatih dan memiliki sertifikasi langsung dari ANRI.
Contohnya seperti PrimaDoc, vendor kearsipan terpercaya dengan SDM arsip terlatih yang telah di-training dan melewati uji sertifikasi langsung dari ANRI.
Kehadiran sertifikasi ini merupakan bukti bahwa profesional yang bekerja di bawah PrimaDoc telah memahami prosedur dan standarisasi kearsipan nasional, baik untuk menangani arsip miliki perusahaan swasta atau juga instansi pemerintahan.
Jadi, keamanan arsip dokumen Anda lebih terjaga dari bahaya internal dan eksternal yang mengancam keutuhan informasi organisasi yang Anda kelola.
3 Tips Memilih Vendor dengan SDM Arsip Terlatih
Untuk memperoleh vendor kearsipan yang tepat Anda tidak boleh melakukannya sembarangan. Pertimbangkan untuk menerapkan 4 tips berikut ini:
1. Identifikasi tujuan kearsipan Anda
Pastikan Anda menentukan tujuan dari pengelolaan arsip dengan SDM arsip terlatih yang dimiliki vendor. Apakah untuk mempermudah migrasi kearsipan dari fisik ke digital? Optimalisasi pengelolaan arsip digital? Atau juga meningkatkan kapasitas kearsipan perusahaan?
Dengan menjawab pertanyaan mengenai tujuan ini, Anda dapat menentukan spesialisasi dari vendor dengan kebutuhan Anda.
2. Pastikan teknologi yang digunakan sesuai yang Anda butuhkan
Tidak semua vendor memiliki teknologi sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan perusahaan Anda. Bukan berarti vendor tersebut tidak baik, hanya saja kurang tepat untuk industri perusahaan Anda.
Anda dapat memulainya dengan mempertanyakan tentang sistem atau aplikasi yang mereka miliki dan juga meminta dokumen spesifikasi teknis untuk memastikan agar teknologi yang digunakan SDM arsip terlatih vendor sesuai yang Anda butuhkan.
3. Evaluasi proses pengelolaan arsip
Tips berikutnya yang dapat Anda terapkan adalah dengan melakukan evaluasi pada pengelolaan arsip sebelumnya. Dengan memulai proses evaluasi, Anda dapat memastikan kebutuhan terkini sesuai dengan fakta di lapangan.
Berangkat dari insight tersebut, Anda akan mampu menemukan vendor kearsipan yang memiliki SDM arsip terlatih sesuai yang Anda inginkan.
Dampak SDM Arsip Terlatih PrimaDoc untuk Perusahaan Anda
Perlu Anda ketahui, kehadiran SDM arsip terlatih melalui kontrak kerjasama dengan vendor kearsipan seperti PrimaDoc juga dapat membawa dampak bagi keseluruhan proses kearsipan Anda.
Beberapa dampak tersebut meliputi:
1. Pengelolaan arsip statis dan dinamis yang lebih baik
Jika dibandingkan dengan SDM yang kurang terlatih, kehadiran SDM arsip terlatih dapat mempengaruhi keseluruhan proses pengelolaan arsip Anda.
Dengan adanya SDM arsip terlatih, tentunya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dokumen dapat tercapai, karena para profesional ini telah mengetahui metode yang lebih baik dan disesuaikan dengan alur kerja organisasi Anda.
2. Struktur biaya yang lebih efisien
Tidak perlu takut lagi dengan biaya yang membengkak dalam mempekerjakan karyawan kearsipan, karena SDM arsip terlatih yang dimiliki vendor sudah termasuk dalam struktur biaya yang dijelaskan di awal.
Tentunya hal tersebut sangat penting dalam merencanakan biaya untuk kebutuhan kearsipan yang lebih terukur.
3. Profesionalitas yang lebih terjaga
Dampak lain yang akan Anda rasakan dengan adanya SDM arsip terlatih yang dikelola oleh PrimaDoc adalah terjaganya profesionalitas kerja.
Anda tidak perlu takut untuk adanya drama atau juga penurunan kinerja karyawan, karena PrimaDoc menjadi pihak yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses pengelolaan arsip fisik atau digital Anda.
Jadi, siap melakukan kerjasama dengan PrimaDoc untuk memperoleh vendor dengan SDM arsip terlatih? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
