Wujudkan Aplikasi Manajemen Arsip Terbaik Bersama PrimaDoc
Sedang mencari aplikasi manajemen arsip yang terpercaya dan siap digunakan? Saatnya Anda berkenalan dengan solusi terkini dari PrimaDoc.
Sebagai wujud komitmen untuk menciptakan solusi berbasis teknologi yang dapat membantu industri tanah air, kehadiran aplikasi manajemen arsip dapat membantu rumah sakit dan juga klinik dalam menghadirkan pelayanan yang lebih berkualitas.
Apa itu aplikasi manajemen arsip dan bagaimana pula perannya dalam mewujudkan proses pengelolaan arsip yang lebih baik? Simak penjelasan selengkapnya berikut ini!
Tujuan Adanya Aplikasi Manajemen Arsip bagi Organisasi
Perlu Anda ketahui, aplikasi manajemen arsip adalah sebuah perangkat lunak yang didesain dan dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan arsip secara elektronik.
Kehadiran aplikasi manajemen arsip bertujuan untuk menciptakan proses pengarsipan dokumen perusahaan dan juga instansi pemerintahan yang terlebih tersentralisasi. Mengapa hal ini dibutuhkan?
Dalam dunia digital, sentralisasi dokumen bukan berarti semua dokumen hanya dapat diakses kantor pusat saja. Kantor cabang tetap dapat mengakses dan menggunakan dokumen yang tersimpan, hanya saja pengelolaan dan juga penyimpanannya dilakukan pada server yang terpusat.
Hal ini sangat penting untuk menjamin agar dokumen tetap aman, terstruktur dan tentunya lebih sistematis agar penggunaannya menjadi lebih optimal.
Aplikasi Manajemen Arsip PrimaDoc Menjawab Tantangan Masa Kini
Berbeda dengan era terdahulu yang masih berfokus pada penggunaan dokumen fisik, era digital telah mendisrupsi industri secara keseluruhan.
Kini fokus penggunaan dokumen telah berpindah dalam ruang digital yang lebih cepat, sehingga aplikasi manajemen arsip sangat dibutuhkan untuk memecahkan berbagai masalah klasik yang sering dihadapi oleh bagian kearsipan suatu organisasi.
Oleh karena itu, PrimaDoc berhasil mengembangkan sebuah aplikasi berbasis digital yang mampu menyelesaikan berbagai masalah dan juga tantangan dunia kearsipan.
Setidaknya ada 4 masalah utama yang berhasil diselesaikan berkat adanya aplikasi manajemen arsip yang diluncurkan PrimaDoc, meliputi:
1. Kesulitan menemukan informasi yang dibutuhkan
Sebelum adanya aplikasi manajemen arsip, pencarian informasi di dalam dokumen dilakukan oleh arsiparis secara manual. Waktu yang dibutuhkan tentunya tidak sedikit, agar dokumen yang dipinjamkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan.
Untuk itu, kehadiran aplikasi manajemen arsip dapat menyelesaikan masalah ini, karena mampu menemukan dokumen dan informasi yang dibutuhkan berdasarkan kata kunci (keyword) dalam hitungan detik saja.
2. Kurang seragamnya penamaan dokumen antara user dan kearsipan
Masalah penamaan dokumen adalah salah satu tantangan klasik yang dihadapi dunia kearsipan. Tanpa adanya suatu SOP yang mengatur hal tersebut, tentunya proses indexing menjadi lebih sulit.
Oleh karena itu, aplikasi manajemen arsip dapat menyelamatkan Anda dari sulitnya menyeragamkan proses penamaan arsip. Jika ada penamaan yang salah, penggantian nama dokumen pun mudah dilakukan.
3. Dokumen fisik yang lebih rentan rusak atau hilang
Bukan sudah rahasia lagi, dokumen fisik yang Anda gunakan memiliki batas waktu penggunaan. Baik itu karena faktor internal atau juga eksternal yang menjadikan usia arsip tidak terlalu panjang.
Belum lagi masalah keamanan dan keutuhan informasi. Dokumen fisik yang tersimpan pada gudang arsip juga lebih rentan hilang, terselip atau bahkan dicuri. Di sinilah peran aplikasi manajemen arsip dibutuhkan, keutuhan informasi arsip aktif dan inaktif terjaga untuk jangka panjang.
4. Ruang penyimpanan arsip yang cukup terbatas
Dengan bertambahnya waktu, volume arsip yang Anda simpan tentunya akan menggunung. Jika Anda memiliki lahan yang cukup terbatas, tentunya hal ini sangat menyulitkan.
Hal ini tidak akan terjadi jika Anda telah menggunakan aplikasi manajemen arsip. Dengan adanya aplikasi ini, Anda hanya memerlukan sebuah server yang disimpan pada sebuah ruangan saja.
Jadi, sudah saatnya Anda beralih dari cara lama pengelolaan arsip dan fokus menggunakan aplikasi manajemen arsip yang terpercaya.
PrimaDoc juga memiliki solusi aplikasi manajemen arsip yang dikenal dengan sebutan Document Management System (DMS), yang telah dipercaya oleh banyak perusahaan.
Berbeda dengan aplikasi lainnya, aplikasi manajemen arsip PrimaDoc sudah siap pakai dan memiliki berbagai fitur yang dapat Anda kustomisasi sesuai kebutuhan.
Aplikasi web based pun tersedia, yang memungkinkan Anda untuk mengakses dasbor dan dokumen melalui browser biasa, cukup dengan adanya sambungan internet.
Tertarik mengetahui solusi berbasis teknologi dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
