Kelola Dokumen Keuangan dan HRD Perusahaan Migas dengan Penerapan Arsip Digital
Sebelum membahas tentang penerapan arsip digital, penting untuk memahami terlebih dulu alasan laporan keuangan perlu diperhatikan. Laporan keuangan menjadi dokumen yang sangat penting karena berperan sebagai dasar analisis kondisi keuangan perusahaan dalam satu periode tertentu. Pembacaan data tersebut dapat menjadi acuan dalam mengidentifikasi masalah serta menentukan strategi yang diperlukan untuk periode berikutnya. Bukan hanya untuk perusahaan, dokumen laporan keuangan juga memiliki fungsi penting bagi pihak eksternal seperti pemerintah, badan pengawas, atau bahkan masyarakat.
Selain dokumen laporan keuangan, dokumen HRD seperti data karyawan, kehadiran, penggajian dan lainnya juga menjadi arsip penting yang harus dikelola dengan baik oleh setiap perusahaan. Selain posisi karyawan sebagai salah satu aset vital bagi perusahaan, laporan data-data karyawan juga berpengaruh pada pengelolaan dan operasional perusahaan, serta keuangan perusahaan.
Tantangan Pengelolaan Dokumen Perusahaan Migas
Pengelolaan data di perusahaan migas tidak semudah pengelolaan pada perusahaan-perusahaan pada sektor lainnya. Banyaknya transaksi dan data yang diolah oleh perusahaan migas menghasilkan dokumen keuangan dalam jumlah besar. Hal tersebut menuntut sistem pengelolaan yang efektif agar administrasi tetap berjalan dengan lancar pada setiap periode. Terlebih lagi nilai transaksi yang berlangsung memiliki nominal yang relatif besar.
Banyaknya transaksi yang terjadi bukanlah satu-satunya tantangan pengelolaan dokumen keuangan dan HRD di perusahaan migas. Mayoritas perusahaan migas juga memiliki lokasi kerja yang terpisah-pisah di berbagai daerah. Faktor jarak ini menjadi hambatan khususnya apabila pengelolaan dokumen dilakukan secara konvensional di kertas. Dokumen mudah tercecer karena asumsi lokasi kantor yang terpisah-pisah tersebut. Kondisi ini tentu akan menjadi hambatan serius dan berpotensi mengakibatkan kesalahan informasi karena data yang tidak sinkron.
Ironisnya, pengelolaan data secara konvensional justru yang banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan migas saat ini. Untuk dapat lepas dari permasalahan tersebut, dibutuhkan sistem manajemen arsip yang lebih efisien untuk memastikan setiap dokumen terkelola dan terakses dengan mudah kapanpun diperlukan.
Penerapan Arsip Digital, Solusi Pengelolaan Dokumen yang Lebih Efektif
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, lokasi operasional perusahaan yang terpisah-pisah mengakibatkan pengelolaan dokumen keuangan dan HRD menjadi lebih rumit bagi perusahaan migas. Tumpukan data penting perusahaan yang dicetak di kertas membuatnya rentan tercecer, terselip, hilang atau bahkan rusak. Jika hal tersebut terjadi, tentu menjadi permasalahan serius bagi perusahaan migas itu sendiri. Lalu apa solusinya? Jawabannya adalah penerapan arsip digital.
Dengan kondisi dan tantangan yang sedemikian rupa, penerapan arsip digital dapat menjadi solusi untuk menerapkan pengelolaan dokumen yang jauh lebih efektif. Digitalisasi arsip memungkinkan dokumen disimpan secara digital. Dengan penerapan arsip digital, dokumen dari setiap unit akan tersimpan dalam satu pusat penyimpanan yang terintegrasi. Begitupun halnya dengan dokumen HRD, digitalisasi arsip mendukung integrasi informasi sehingga pengelolaan SDM di berbagai lokasi kantor tetap dapat dijalankan secara sinergis.
Integrasi penyimpanan data yang diperoleh dari penerapan arsip digital memudahkan koordinasi dan pengiriman dokumen meskipun data dikumpulkan dari kantor yang lokasinya berbeda atau berjauhan. Dokumen yang tersimpan dapat diakses oleh pegawai dari mana saja kapanpun diperlukan.
Penerapan arsip digital tidak hanya menawarkan sistem penyimpanan yang terintegrasi saja. Kemudahan akses dan kecepatan informasi juga menjadi nilai unggul bagi pengelolaan dokumen keuangan dan HRD perusahaan migas. Setiap dokumen dapat diolah dengan lebih cepat dan dapat diakses secara real-time dengan penerapan arsip digital. Hal ini mendukung pengambilan keputusan strategis sedini mungkin apabila memang diperlukan, terutama dalam kondisi-kondisi darurat yang membutuhkan respon cepat.
Karena data yang disimpan merupakan data digital, dokumen-dokumen penting perusahaan juga akan terhindar dari risiko kerusakan seperti yang terjadi pada dokumen kertas seperti berjamur, sobek, lapuk dan sebagainya. Dengan demikian, keawetan dokumen perusahaan akan lebih terjamin dengan penerapan arsip digital. Lalu bagaimana dengan keamanan dokumen?
Aspek keamanan juga dapat diperoleh dari penerapan arsip digital seperti DMS PrimaDoc. Dokumen-dokumen strategis perusahaan akan lebih aman karena dilindungi dengan fitur enkripsi dan pengelolaan hak akses. Fitur pengelolaan hak akses akan membantu menghambat akses ilegal, sedangkan fitur enkripsi akan mengubah data menjadi acak secara otomatis saat data telah bocor atau berhasil diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan. Fitur tersebut akan memberikan perlindungan berlapis yang semakin menyulitkan dokumen strategis seperti arsip keuangan dan HRD untuk disalahgunakan.
Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih lanjut tentang penerapan arsip digital! (Septiani)
