Optimalkan Keuntungan Bisnis Properti Anda dengan DMS

Dalam sebuah perusahaan, keberadaan dokumen operasional usaha sudah menjadi hal yang mutlak. Organisasi yang aktif dan dinamis pasti akan menciptakan berbagai dokumen setiap harinya, tidak terkecuali bisnis properti. Pengelolaan dokumen yang baik akan menunjang kelancaran operasional usaha, yang secara tidak langsung dapat meningkatkan keuntungan bisnis properti. Sebaliknya pengelolaan dokumen yang buruk dapat menghambat operasional kerja usaha, yang pada waktu mendatang dapat mengakibatkan kerugian.

Sebagai contoh, dokumen legalitas properti yang dikelola dengan buruk dapat menyebabkan kepengurusan serah terima dokumen ke konsumen berjalan terlambat, bahkan dokumen tidak lengkap. Hal ini dapat menimbulkan citra yang buruk bagi perusahaan, yang kemudian akan berpengaruh pada berkurangnya keuntungan bisnis properti Anda karena kekecewaan pelanggan.

Melihat begitu vitalnya peran dokumen terhadap keuntungan bisnis properti, sudah selayaknya dokumen-dokumen penting perusahaan properti dikelola dan diintegrasikan dengan baik sesuai kebutuhan informasi pada masing-masing departemen, pembeli, serta dengan seluruh stakeholder yang terlibat. 

Masalah Pengelolaan Dokumen Perusahaan Properti

Salah satu masalah klasik dalam pengelolaan dokumen properti adalah mayoritas pengelolaan dokumen masih dilakukan secara manual di kertas. Padahal, pengelolaan dokumen secara manual justru membuat proses pengurusan dokumen berjalan lambat dan menyita banyak waktu kerja karyawan hanya untuk pekerjaan administrasi saja. Misalnya untuk mencari sebuah dokumen saja, karyawan harus memilah-milah tumpukan dokumen yang tebal di gudang penyimpanan, membacanya satu-persatu, mengambil dokumen yang diperlukan, dan jika sudah selesai harus mengembalikannya kembali ke tempat semula.

Selain prosesnya yang merepotkan dan membutuhkan waktu banyak, pengelolaan dokumen secara konvensional juga memiliki berbagai resiko kerusakan arsip. Arsip kertas yang di simpan di gudang penyimpanan masih berpotensi untuk hilang, terselip, atau bahkan rusak baik itu disebabkan oleh rayap, sobek, kebocoran, berjamur, lapuk, tinta yang luntur, dan sebagainya. Apabila hal ini terjadi, tentu kinerja perusahaan akan terhambat. Selain itu, juga akan berdampak pada terhambatnya keuntungan bisnis properti Anda.

DMS Bantu Optimalkan Keuntungan Bisnis Properti Anda

Perkembangan teknologi telah terbukti menawarkan kemudahan bagi masyarakat untuk melakukan berbagai hal dalam kehidupan sehari-hari maupun pekerjaan. Salah satunya adalah Document Management System (DMS), yang membantu dokumen perusahaan properti Anda dikelola secara lebih efektif dan efisiens. Dengan DMS, pengelolaan dokumen akan dilakukan secara digital. Metode ini jauh lebih mudah, praktis, dan cepat dibandingkan pengelolaan dokumen secara manual.

Efisiensi dan efektifitas pengelolaan dokumen akan memperlancar proses kerja, dan berdampak pada peningkatan keuntungan bisnis properti Anda. Berikut ini adalah proses DMS dapat membantu mengoptimalkan keuntungan bisnis properti Anda:

1. Memudahkan pengelolaan dokumen

Mengelola dokumen tidak lagi merepotkan seperti saat dilakukan secara manual. DMS akan memudahkan staf Anda dalam membuat dokumen baru, edit dokumen, pengiriman dokumen ke pihak lain, serta pencarian dokumen yang lebih mudah. Staf Anda tidak perlu lagi memilah-milah dokumen kertas yang tebal dan berdebu di gudang penyimpanan. Pengelolaan dokumen yang mudah dan praktis akan menghemat waktu mereka  untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administratif.

2. Mendukung strategi pemasaran digital

Data yang dipublikasikan di laman  kompas.com menunjukan bahwa survei pasar properti Lamudi Indonesia menemukan 36,7 persen pencarian properti dilakukan oleh segmen pasar usia 18-35 tahun. Ini menunjukan dominasi generasi milenial dan Z dalam mempengaruhi arah bisnis properti di Indonesia. Mereka yang tumbuh dan berkembang bersama dengan teknologi, menjadikan internet sebagai sumber informasi utama dalam membeli produk properti.

Berdasarkan data yang dimuat pinhome.id, transaksi pembelian properti secara online terus mengalami peningkatan. Saat ini 25-30% dari total pencarian, atau sebanyak 72 ribu unit terjual setiap bulannya secara online. Untuk menjemput pangsa pasar prioritas tersebut, strategi pemasaran digital dapat menjadi alternatif untuk meningkatkan keuntungan bisnis properti Anda. DMS dapat memulai serangkaian rencana digitalisasi bisnis Anda, yang kemudian akan memudahkan penerapan strategi pemasaran digital untuk bisnis Properti Anda.

3. Keamanan Dokumen Lebih Terjamin

Perkembangan teknologi telah melahirkan berbagai fitur keamanan dokumen digital. Dengan demikian, meskipun akses ke dokumen lebih mudah, keamanan dokumen tetap terjamin. Anda dapat memanfaatkan berbagai fitur keamanan dokumen digital seperti password, enkripsi data, hingga pengaturan akses pada pengguna. Anda dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses dokumen penting perusahaan, dan batasan kewenangan pada masing-masing pengguna.

4. Efisiensi Biaya Operasional

Pengelolaan dokumen konvensional memerlukan berbagai biaya untuk operasional administrasi. Sebut saja seperti pembelian kertas, brankas atau lemari penyimpanan, rak arsip, gudang arsip. Pengelolaan dokumen digital menggunakan DMS akan meningkatkan efisiensi pengeluaran perusahaan untuk kebutuhan-kebutuhan tersebut. Efisiensi biaya operasional juga berarti mengoptimalkan keuntungan bisnis properti Anda.

5. Dokumen Awet dan Terhindar Dari Kerusakan

Dokumen kertas rawan akan berbagai kerusakan akibat air, jamur, rayap, kehilangan, serta batasan usia. Berbagai risiko tersebut tidak akan Anda alami jika menggunakan DMS untuk mengelola dokumen digital Anda. Dokumen dapat terjamin keamanan dan keawetannya bahkan untuk kurun waktu puluhan tahun atau lebih.

Anda dapat mengoptimalkan keuntungan bisnis properti dengan menerapkan DMS PrimaDoc yang dilengkapi dengan berbagai fitur menarik. Tersedia fitur untuk mengelola arsip aktif, inaktif, pengelolaan jadwal retensi, hingga keamanan berlapis. Dokumen-dokumen penting perusahaan Anda dapat lebih terjamin dengan fitur enkripsi PrimaDoc yang menyulitkan akses ilegal. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)