Apakah Adaptasi Manajemen Arsip Digital Sulit?

Perkembangan teknologi yang begitu pesat, berdampak pada tuntutan perubahan dalam segala kegiatan manusia, salah satunya kegiatan ekonomi. Berbagai sektor ekonomi dituntut untuk dapat beradaptasi dan menerima kehadiran teknologi digital.  Pun tidak terkecuali pada koperasi. Agar dapat tetap eksis dan bersaing, koperasi harus mampu dan mau untuk melakukan adaptasi manajemen arsip.

Adaptasi manajemen arsip di dalam tubuh koperasi, dari yang semula dilakukan secara konvensional menjadi secara digital diperlukan demi meningkatkan nilai layanan dan kinerja koperasi, baik yang bersifat eksternal maupun internal. Selain operasionalnya yang tidak efektif dan efisien, manajemen arsip konvensional pada koperasi membuat banyak masyarakat yang memandang sebelah mata akan prospektus koperasi.

Meskipun begitu, transformasi digital koperasi tidaklah semudah membalikan telapak tangan. Ada banyak tantangan yang harus dihadapi koperasi untuk melakukan adaptasi manajemen arsip digital.

Tantangan Adaptasi Manajemen Arsip Digital Koperasi

Dalam sebuah perubahan, tentu diperlukan proses adaptasi dan pembelajaran, termasuk dalam proses transformasi digitalisasi arsip koperasi. Anggota koperasi yang terbiasa dengan pengelolaan dokumen secara manual tentu sudah terbiasa dengan metode yang mereka lakukan saat ini. Meskipun menguasai ilmu bidangnya, diperlukan proses belajar dan adaptasi manajemen arsip secara digital. Berikut beberapa tantangan yang dihadapi dalam koperasi dalam melakukan transformasi digital.

1. Kurang wawasan dan pengetahuan

Bagi koperasi yang baru mulai untuk melakukan digitalisasi arsip, proses pencatatan, penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara digital merupakan hal baru yang akan mereka lakukan. Tidak jarang, kondisi ini menimbulkan kebingungan bagi anggota terkait dengan pengelolaan data dan dokumen. Kondisi tersebut merupakan hal yang wajar dalam proses adaptasi manajemen arsip digital. 

1. Kurang siapnya manajemen

Selain staf koperasi, sebagai individu, manajemen koperasi juga harus menyiapkan diri dan siap untuk adaptasi manajemen arsip digital. Kurang siapnya manajemen mengakibatkan alokasi anggaran khusus dan pengaturan SDM tidak sesuai dengan kebutuhan di setiap bidangnya, terutama untuk bidang-bidang yang terdampak langsung oleh digitalisasi arsip. Misalnya kebutuhan pengadaan infrastruktur, SOP, sistem kontrol dan sebagainya.

1. Prosedur yang rumit

Meskipun bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja, seringkali digitalisasi arsip menimbulkan prosedur yang rumit. Hal tersebut membuat nilai efisiensi dan efektivitas yang diusung menjadi hilang. Hal ini sering terjadi terutama pada masa-masa awal adaptasi manajemen arsip digital di koperasi. Kurangnya pengetahuan bidang, dan belum adanya pengalaman seringkali menjadi penyebab munculnya prosedur yang rumit dan berbelit.

1. Kurangnya strategi pendukung

Untuk dapat mendukung kelancaran pengelolaan dokumen secara digital, diperlukan strategi yang bersifat mendukung. Sayangnya, hal ini seringkali tidak ditemui dalam sebuah koperasi yang melalui tahapan adaptasi manajemen arsip digital. Strategi pendukung yang dimaksud misalnya adalah langkah-langkah antisipasi terhadap berbagai tantangan yang muncul ketika melakukan digitalisasi arsip. Minimnya strategi pendukung berdampak pada kurang siapnya koperasi menghadapi tantangan transformasi digital yang lebih besar di masa depan.

Primadoc Mudahkan Adaptasi Manajemen Arsip Digital Koperasi

Seringkali, perubahan menuju pengelolaan arsip berbasis digital sangat membingungkan. Situasi tersebut sebenarnya merupakan hal yang wajar karena masih dalam proses adaptasi manajemen arsip digital. Berbagai tantangan dan permasalahan dapat muncul selama masa-masa awal digitalisasi arsip, baik itu dari sisi staff, infrastruktur, maupun manajemen. Kurang siapnya berbagai elemen koperasi menghadapi tantangan digitalisasi arsip, justru menyulitkan aktivitas kerja pengurus koperasi.

Faktor wawasan dan pengetahuan merupakan hal yang sangat vital pada masa-masa awal ini, mengingat baik manajemen maupun anggota masih belum memiliki pengalaman dan pengetahuan yang memadai akan pengelolaan arsip secara digital. Memahami hal tersebut, PrimaDoc memberikan ruang bagi pengurus koperasi untuk melakukan konsultasi dan mengikuti pelatihan hingga pengurus memahami cara penggunaan platform manajemen arsip digital. Platform manajemen arsip digital didesain dengan tampilan yang menarik dan sederhana, sehingga mudah dipahami oleh pengurus koperasi.

Anda dapat berkonsultasi secara spesifik tentang proses adaptasi dan memperoleh pendampingan dari tim PrimaDoc sesuai dengan kebutuhan lembaga koperasi. Silakan untuk menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Pradana)