DMS, Solusi Terbaik untuk Mengelola Dokumen Administrasi Perusahaan

Anda tidak boleh menganggap remeh dokumen administrasi perusahaan retail, karena di dalamnya memuat informasi penting mengenai manajemen perusahaan yang harus dikelola dengan baik. Meskipun begitu, bukan berarti Anda dapat menggunakan sistem pengelolaan asal-asalan, karena dapat berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan, khususnya jika sampai hilang atau rusak.

Oleh karena itu, kehadiran aplikasi Document Management System (DMS) dapat menjadi solusi yang menyelamatkan dokumen administrasi perusahaan retail yang Anda miliki. Bagaimana implementasinya bagi perusahaan Anda? Simak selengkapnya sebagai berikut!

Perbedaan Pengelolaan Dokumen Administrasi Retail Modern dan Konvensional

Jika kita menelisik lebih lanjut, sebenarnya industri retail modern di Indonesia masih terbilang baru, yang ditandai dengan berdirinya Sarinah sebagai BUMN yang didirikan oleh pemerintah pada tahun 1960-an. Geliat retail akhirnya benar-benar menjamur pada medio 1980-an, dengan beragam perusahaan retail berdiri dari Sabang sampai Merauke.

Hingga kini, perusahaan retail telah bertransformasi menjadi bisnis waralaba dengan banyak cabang yang dapat kita temukan dengan mudah di setiap sudut kota.

Pada beberapa tahun belakangan ini, dunia retail telah berkembang dari sekedar bisnis yang menjajakan barang konsumtif semata. Industri retail modern mengharuskan agar setiap perusahaan dapat selalu beradaptasi dengan perubahan, apalagi mengingat perkembangan teknologi yang semakin maju, tentunya perusahaan Anda tidak bisa hanya mengikuti cara lama dalam mengelola dokumen administrasi perusahaan retail yang dimiliki.

Setidaknya ada 3 perbedaan perusahaan retail modern dan konvensional dilihat dari sisi pengelolaan dokumen, antara lain:

Ketersediaan sistem yang terintegrasi

Sistem pengelolaan dokumen yang terintegrasi antar cabang dapat memudahkan pengelolaan dokumen administrasi perusahaan retail. Pada umumnya, sistem ini hanya dimiliki oleh perusahaan retail modern yang mengutamakan kecepatan data sharing agar penentuan strategis bisnis dapat dilakukan dengan cepat.

Sementara itu, perusahaan retail konvensional biasanya masih mengandalkan pencatatan manual yang dilakukan harian. Perbedaan ini tentunya menjadikan pengelolaan dokumen konvensional menyulitkan perusahaan untuk berkembang dengan cepat.

Faktor human error yang dapat diminimalisir

Kesalahan pada proses pencatatan yang dilakukan oleh staf Anda berpotensi menyebabkan kerugian. Oleh karena itu, retail modern biasanya meminimalisir hal tersebut dengan menggunakan sistem pengelolaan dokumen digital yang dikenal dengan nama DMS.

Hal ini tentunya tidak dapat dimiliki oleh perusahaan retail konvensional yang masih berpusat pada pusat pengelolaan arsip fisik. Risiko kehilangan dan juga kerusakan akibat ketidaktahuan dalam perawatan arsip yang tepat menjadi lebih besar.

Langkah mitigasi dalam menghadapi bencana

Kita tidak dapat memperkirakan bencana alam atau juga non-alam yang dapat merusak arsip seperti dokumen administrasi perusahaan retail yang Anda miliki. Bagi perusahaan retail modern, biasanya setiap arsip tersedia dalam bentuk backup yang tersimpan secara digital untuk mencegah dokumen rusak akibat bencana. Sementara bagi perusahaan yang menerapkan sistem pengelolaan konvensional, dibutuhkan brankas tahan bencana yang tentunya membutuhkan biaya yang cukup besar.

Implementasi DMS dalam Mengelola Dokumen Administrasi Perusahaan Retail

Setelah sempat disinggung sedikit mengenai DMS, Anda pun perlu mengetahui implementasi nyata dari solusi ini untuk menjaga keutuhan informasi dan juga data pada dokumen administrasi perusahaan retail yang Anda miliki. Secara sederhana, DMS dapat berfungsi dalam beberapa hal, meliputi:

Pengelolaan dokumen digital berbasis aplikasi, dengan menggunakan komputer, laptop, atau media lain untuk mengelola dan mengakses dokumen retail yang dimiliki.

Dilengkapi sistem keamanan terbaru, contohnya seperti teknologi enkripsi yang memungkinkan agar dokumen Anda selamat dari peretas yang tidak bertanggung jawab.

Dokumen tersimpan pada server khusus, yang tidak membutuhkan ruangan terlampau luas untuk penyimpanan, sehingga lebih hemat lahan.

Dapat digunakan antar departemen, khususnya yang berhubungan dengan pengambilan keputusan berdasarkan informasi pada dokumen administrasi perusahaan retail.

Saat ini, PrimaDoc juga menyediakan solusi berupa aplikasi DMS yang dapat Anda akses tanpa perlu instalasi software pada komputer dan laptop. Dengan dilengkapi dengan aplikasi web based, pengelolaan dan monitoring dokumen administrasi perusahaan retail Anda dapat dilakukan dari mana saja.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)