Solusi Efisiensi Penyimpanan Dokumen Secara Digital

Bagi perusahaan yang menghadapi era 4.0, solusi untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital sangatlah dibutuhkan. Apalagi dengan adanya metode baru dalam digitalisasi arsip yang terus berkembang dari waktu ke waktu, tentunya Anda membutuhkan pengetahuan terbaru tentang langkah yang dibutuhkan dalam alih media arsip tanpa adanya lagi penggunaan kertas sebagai media mencetak informasi yang dibutuhkan.

Lalu, apa saja sebenarnya langkah yang dibutuhkan dalam rangka menghadirkan efisiensi penyimpanan dokumen digital? Untuk mengetahui lebih lanjut, maka informasi berharga ini perlu Anda ketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Manfaat Peningkatan Efisiensi Penyimpanan Dokumen Digital

Mengingat penyimpanan arsip fisik yang mulai ditinggalkan, maka digitalisasi arsip merupakan solusi yang telah menjadi tren untuk menyelamatkan arsip yang dimiliki oleh sebuah organisasi, baik itu perusahaan atau juga lembaga pemerintahan. Meskipun begitu, tidak semua pihak mengetahui manfaat yang akan dirasakan secara langsung dari peningkatan efisiensi penyimpanan dokumen digital. Padahal digitalisasi arsip memiliki banyak manfaat, contohnya seperti:

Meminimalisir risiko kehilangan dokumen, karena penyimpanan dokumen digital dapat terus dipantau 24 jam oleh pengelola arsip.
Penemuan kembali dokumen yang lebih cepat, khususnya untuk informasi yang memiliki urgensi cukup tinggi untuk kebutuhan proses bisnis dan pengambilan keputusan.
Proses pengindeksan yang lebih fleksibel, sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan, Anda dapat merombak sistem penyimpanan arsip yang dimiliki tanpa khawatir proses yang rumit.
Berbagi informasi lebih mudah, baik informasi yang dibutuhkan antar departemen atau juga yang dibutuhkan oleh pihak eksternal dengan bantuan document management system.
Menghemat biaya produksi arsip, karena tinta dan juga kertas tidak lagi dibutuhkan, sehingga efisiensi penyimpanan dokumen digital dapat tercapai.
Mengatasi minimnya SDM kearsipan, khususnya bagi perusahaan atau lembaga pemerintahan yang harus terpaksa memotong anggaran pegawai karena pandemi seperti saat ini.
Mempermudah proses data recovery, karena seluruh prosesnya dilakukan secara digital, recovery atau penyelamatan data juga menjadi lebih efektif dan efisien.

Cara untuk Peningkatan Efisiensi Penyimpanan Dokumen Digital

Setelah mengetahui berbagai manfaat dari terciptanya efisiensi penyimpanan dokumen digital, tentunya Anda juga perlu mengetahui langkah yang dibutuhkan dalam mencapai efisiensi tersebut. Adapun beberapa cara atau langkah yang dapat Anda eksplorasi lebih lanjut untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital, antara lain:

1. Melakukan Alih Media Dokumen

Untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital, Anda perlu mengetahui lebih lanjut tentang proses alih media dokumen. Saat ini, sudah banyak yang mengenal tentang istilah ini, tapi belum semuanya mengetahui apa saja jenis alih media yang dapat digunakan. Adapun beberapa jenis alih media meliputi:

Scanning, merupakan proses untuk memindahkan informasi pada dokumen dalam document management system dengan hasil akhir berupa gambar atau dokumen dengan ekstensi PDF.

Conversion, adalah langkah untuk mengubah dokumen dengan format excel atau doc menjadi gambar dengan ekstensi JPG.

Importing, merupakan jenis alih media dengan cara memindahkan informasi dari tempat penyimpanan lain ke dalam document management system dengan melakukan drag and drop tanpa perlu menghapus format data aslinya.

2. Mengelola Indexing Dokumen

Selain memilih jenis alih media arsip yang tepat, cara lain untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital adalah melakukan klasifikasi atau indexing pada semua dokumen yang dimiliki. Dalam pengelolaan indexing ada 3 metode yang dapat Anda gunakan, yaitu:

Index field, merupakan metode untuk klasifikasi dokumen dengan menggunakan kategorisasi tema dan juga keyword menggunakan metode tradisional, yaitu memilah dokumen fisik.

Full-text indexing, adalah metode yang lebih modern dengan memanfaatkan sistem yang bernama software optical character recognition yang dapat menerjemahkan tulisan fisik menjadi format digital.

Folder/file structure, merupakan metode digitalisasi secara visual untuk pencarian dokumen. Contohnya, menggunakan keyword ‘DAFTAR’ untuk seluruh daftar surat masuk atau keluar.

3. Menentukan Retensi Arsip

Cara lain untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital adalah dengan membuat rencana retensi arsip yang tepat. Perlu Anda ketahui, arsip dokumen yang tidak lagi memiliki nilai guna harus dimusnahkan, tetapi tidak dapat dilakukan sembarangan. Dalam menentukan Jadwal Retensi Arsip (JRA) perlu diperhatikan keamanannya, dengan cara memastikan agar arsip yang dihapus atau dimusnahkan tidak dapat dilacak kembali. Jika ternyata arsip digital tersebut tersimpan pada media penyimpanan yang tidak dapat dihapus, maka lebih baik dimusnahkan saja.

Selain itu, untuk membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital, Anda juga dapat menggunakan solusi pengelolaan arsip dari PrimaDoc. Dengan berbagai solusi mulai dari alih media arsip, retensi arsip, hingga restorasi arsip dapat disediakan sesuai kebutuhan Anda.

Apalagi PrimaDoc juga telah memenuhi standarisasi ISO 9001, sehingga pelayanan yang dihadirkan pastinya lebih berkualitas dan terjamin. Anda juga dapat berkonsultasi dengan tim profesional PrimaDoc sebelum memutuskan solusi kearsipan yang dibutuhkan.

Jadi, tunggu apa lagi? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang dan temukan solusi yang tepat untuk meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen digital Anda! (Pradana)