5 Tahap Transformasi Digital bersama Alih Media PrimaDoc

Alih media arsip merupakan proses yang rumit dan membutuhkan ketelitian. Namun, Anda tidak perlu khawatir karena PrimaDoc hadir untuk membantu proses digitalisasi perusahaan Anda. Dengan pengalaman dan keahlian arsiparis PrimaDoc, kami siap mendampingi perusahaan Anda bertransisi ke pengelolaan arsip digital melalui lima tahap transformasi digital yang efektif.

1. Diskusi dengan Tim Kearsipan PrimaDoc

Alih media arsip merupakan langkah besar menuju efisiensi operasional perusahaan yang optimal. Oleh sebab itu, diperlukan perencanaan yang matang untuk memastikan keberhasilan nya. Tim kearsipan PrimaDoc akan membantu Anda dalam memetakan kendala dan merencanakan proses yang diperlukan secara spesifik untuk memastikan keberhasilan digitalisasi arsip kantor Anda melalui proses diskusi dan konsultasi.

2. Tim PrimaDoc Memilah Dokumen yang Akan Dialih Media

Sebelum melakukan proses pemindaian, setiap dokumen harus diseleksi dulu, mana yang bisa langsung dipindai dan mana yang memerlukan penanganan terlebih dahulu. Tim PrimaDoc akan membantu proses ini. Dokumen-dokumen yang rusak namun masih bisa diperbaiki, akan kami restorasi terlebih dulu. Sedangkan dokumen yang dalam bentuk jilid akan dibongkar dulu sehingga bisa dipindai setiap halamannya dengan baik.

Proses ini dilakukan secara hati-hati untuk menjaga kondisi dan kebutuhan dokumen. Anda tidak perlu khawatir, karena seluruh proses pemilahan dokumen alih media ini dilakukan oleh tim yang profesional dan bersertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

3. Penandatanganan NDA

Kami paham bahwa kredibilitas dan kerahasiaan informasi sangat penting bagi perusahaan Anda. Menyerahkan dokumen-dokumen yang berisi informasi penting mungkin menimbulkan kekhawatiran terkait keamanan data. Untuk mengatasi kekhawatiran ini, kami siap menandatangani NDA (Non-Disclosure Agreement), atau perjanjian kerahasiaan informasi.

NDA adalah perjanjian hukum antara dua pihak yang mengikat kedua belah pihak untuk menjaga kerahasiaan informasi yang dibagikan di antara mereka. Melalui NDA, kami menjamin bahwa informasi sensitif dan rahasia perusahaan Anda tidak akan disebarluaskan atau digunakan tanpa izin. Ini memberikan perlindungan hukum bagi perusahaan Anda dan memastikan bahwa proses alih media dilakukan dengan standar keamanan yang tinggi. 

4. Dokumen Di-Scan oleh Arsiparis PrimaDoc

Setelah semua proses persiapan selesai, langkah selanjutnya adalah tahap pemindaian dokumen. Semua proses alih media dokumen dilakukan oleh tim PrimaDoc, sehingga tidak mengganggu rutinitas dan pekerjaan karyawan Anda. Di PrimaDoc, proses ini dilakukan dengan metode scan/pemindaian karena dapat memberikan hasil terbaik dan cukup efisien. PrimaDoc menggunakan scanner berteknologi OCR (Optical Character Recognition) yang memungkinkan setiap teks dapat disimpan dalam bentuk teks, bukan dalam format gambar yang menyulitkan pengelolaan data kedepannya. Teknologi ini memastikan dokumen digital mudah dicari dan diakses, meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda.

Proses pemindaian dokumen bisa dilakukan di kantor klien, meskipun prosedur pengerjaan dapat menyesuaikan dengan kondisi aktual. Misalnya, untuk dokumen berukuran besar, pemindaian dilakukan di kantor PrimaDoc karena keterbatasan mobilitas untuk scanner yang juga berukuran besar. Namun, Anda tidak perlu khawatir, karena dengan adanya dokumen NDA yang sudah ditandatangani sebelumnya, kredibilitas dokumen Anda tetap terjaga.

Untuk menjamin arsip digital yang akurat dan berkualitas, hasil pemindaian akan dicek terlebih dahulu. Ini bertujuan untuk memastikan keutuhan dan keterbacaan informasi. Jika diperlukan, tim kami akan melakukan penyesuaian sehingga informasi menjadi mudah dibaca.

Dokumen yang sudah diedit dan melalui pengecekan kualitas kemudian diindeks. Proses indeksing ini penting untuk memastikan bahwa dokumen dapat dengan mudah dicari dan dikelola oleh staf Anda dalam operasional sehari-hari. Dengan demikian, alih media tidak hanya mengubah format dokumen, tetapi juga memastikan kemudahan akses dan efisiensi pengelolaan.

5. Dokumen digital yang sudah terindeks diserahkan kepada perusahaan Anda

Dokumen digital yang sudah terindeks diserahkan kepada perusahaan Anda, Dokumen tersebut bisa langsung dikelola dalam operasional sehari-hari. Jika kantor Anda membutuhkan bantuan untuk proses belajar cara menggunakan dan mengelola dokumen digital, tim PrimaDoc dapat memberikan bantuan pelatihan untuk memudahkan proses adaptasi mereka.

Dengan mengikuti lima tahap transformasi digital yang efektif ini, PrimaDoc memastikan bahwa proses alih media arsip perusahaan Anda berjalan dengan lancar, aman, dan efisien. Dari diskusi awal hingga penyerahan dokumen digital yang telah diindeks, setiap langkah dilakukan dengan teliti dan profesional oleh tim kami yang bersertifikasi. Kami berkomitmen untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data melalui penandatanganan NDA, serta menggunakan teknologi mutakhir seperti OCR untuk hasil pemindaian yang optimal. Dengan dukungan PrimaDoc, Anda dapat dengan mudah beralih ke pengelolaan arsip digital yang tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memberikan manfaat jangka panjang bagi perusahaan Anda. 

Tertarik untuk berdiskusi lebih banyak tentang layanan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya!