Kenali Sistem Manajemen Arsip dan Dokumen pada Era Transformasi Digital
Perkembangan teknologi pada era transformasi digital juga mempengaruhi dunia kearsipan. Beragam solusi muncul agar pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien.
Sayangnya, belum semua perusahaan atau juga instansi pemerintahan menyadari pentingnya sistem informasi yang lebih baik untuk menghadapi persaingan ketika semua entitas bisnis dan pemerintahan telah memulai proses transformasi digital.
Jika hal ini terus dibiarkan, perusahaan atau instansi yang Anda kelola akan semakin ketinggalan.
Untuk itu, sudah saatnya Anda mendalami tentang peran sistem manajemen kearsipan yang lebih baik bagi keberlangsungan proses transformasi digital.
Bagaimana untuk memulainya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Jenis Sistem Manajemen Arsip pada Era Transformasi Digital
Perlu Anda pahami bahwa sistem manajemen arsip pada era transformasi digital cukup berbeda dengan era sebelumnya.
Pada era saat kecepatan data adalah segalanya, sistem manajemen arsip yang digunakan dapat dibagi menjadi tiga kelompok utama, meliputi:
1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau digital
Sistem ini merupakan jenis sistem pengelolaan arsip yang digunakan oleh setiap karyawan kantor. Bentuknya berupa penciptaan arsip dan penyimpanan berbasis komputer.
Konsepnya pun terbilang masih sederhana, karena masih menggunakan aplikasi komputer yang biasa seperti word processing, spreadsheet dan program aplikasi perkantoran yang lainnya dengan data tersimpan pada media penyimpanan internal atau juga eksternal.
2. Sistem pemindaian elektronik (scanning)
Sistem manajemen kearsipan lainnya yang lazim digunakan pada era transformasi digital adalah scanning atau pemindaian dokumen.
Proses scanning dari format fisik menjadi digital ini dikenal pula dengan sebutan “alih media dokumen”.
Pada prinsipnya, sistem pengelolaan arsip ini memanfaatkan dokumen yang sebelumnya telah dialih media menjadi bentuk digital untuk dikelola secara digital.
Untuk dapat mengaksesnya pun terbilang mudah, Anda hanya perlu mencari pada media penyimpanan yang tersedia, yang biasanya tersedia dalam format gambar atau juga dokumen.
3. Aplikasi atau software manajemen dokumen
Berbeda dengan kedua jenis sistem manajemen kearsipan pada era transformasi digital sebelumnya, sistem pengelolaan arsip yang menggunakan aplikasi atau software biasanya dilengkapi dengan program aplikasi khusus yang dilengkapi oleh beragam fitur.
Program aplikasi sistem manajemen arsip ini memiliki kelebihan dalam hal pengendalian keamanan, karena memiliki fitur kontrol akses, interaktivitas program dan juga navigasi dokumen.
Ada dua jenis program yang dapat Anda gunakan. Pertama adalah program yang perlu diinstal terlebih dahulu pada perangkat laptop atau komputer. Kedua adalah program web based app yang dapat Anda gunakan secara langsung melalui web browser.
Saat ini, PrimaDoc pun telah menggunakan web based app karena dinilai lebih efisien dan mempermudah monitoring arsip dokumen secara real time.
Manakah Sistem Manajemen Arsip yang Lebih Baik?
Ketiga jenis sistem kearsipan pada era transformasi digital di atas sama-sama memiliki kelebihan dan kekurangan. Hanya saja, sistem yang telah dilengkapi dengan program aplikasi lebih memudahkan Anda untuk mengelola dan memproses informasi dalam volume yang besar.
Selain itu, web based app yang dimiliki PrimaDoc juga telah dilengkapi dengan fitur keamanan tambahan seperti kunci enkripsi. Dengan adanya fitur ini, proses transformasi digital dalam bidang kearsipan dapat berjalan dengan lebih optimal.
Tidak hanya itu, PrimaDoc juga telah mengembangkan layanan kearsipan yang lebih lengkap untuk semua industri yang telah siap digunakan. Keberadaan fitur yang tersedia pun dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan, sehingga aplikasi yang digunakan benar-benar dapat mengakomodir semua aktivitas operasional bisnis Anda.
Jadi, sudah siap untuk memilih sistem manajemen arsip yang tepat untuk perusahaan atau instansi yang Anda kelola? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan sambut transformasi digital yang lebih efisien dan juga efektif! (Pradana)
