Kelola Arsip Vital Secara Sistematis dengan DMS PrimaDoc

Sistem kearsipan yang baik tak hanya menjamin kemudahan pengelolaan arsip vital perusahaan Anda, tetapi juga harus sistematis. Dapatkan kualitas-kualitas tersebut hanya dari DMS PrimaDoc!

Anda tentu tak ingin salah mengelola arsip vital perusahaan yang berharga, bukan? Alih-alih memiliki sistem manajemen arsip yang lebih sistematis dan terorganisir, akan sangat mungkin jika arsip perusahaan justru kian berantakan tak karuan apabila Anda memutuskan untuk membangun sistem digital secara mandiri dari titik nol.

Kurangnya pengalaman dan tenaga ahli membuat faktor keamanan data dan pemeliharaan sistem terlampau riskan untuk diimplementasikan pada arsip penting seperti arsip vital. Oleh karenanya, bekerjasama dengan PrimaDoc sebagai vendor penyedia Document Management System (DMS) menjadi jalan keluar yang paling strategis bahkan bernilai investasi untuk manajemen yang berkelanjutan dalam jangka panjang.

Bagaimana PrimaDoc mewujudkan manajemen arsip vital yang lebih sistematis? 

Sebagai perusahaan Teknologi informasi di bidang pengelolaan dokumen yang eksis selama satu dekade lebih, PrimaDoc telah memahami seluk beluk permasalahan perusahaan maupun instansi pemerintah dalam upayanya memulai transformasi digital. Kesalahan yang umum terjadi dari pihak-pihak yang ingin memiliki sistem manajemen digital namun enggan menggunakan jasa vendor adalah, pemilik arsip yang merasa sudah puas hanya dengan memindai dokumen ke dalam komputer tanpa membangun sistem yang mumpuni. Temuan yang sama juga diungkapkan ANRI di dalam media cetaknya edisi Juni 2019. 

Padahal, hal tersebut hanyalah permulaan dari keseluruhan proses yang diperlukan untuk benar-benar beralih ke sistem digital. Bagian besar dari kerumpangan sistem manajemen inilah yang akan diselesaikan oleh tim PrimaDoc. 

Secara garis besar, upaya PrimaDoc dalam menyediakan sistem tata kelola digital untuk Anda terdiri dari: 

1. Alih media arsip, mengubah dokumen cetak Anda ke format elektronik beresolusi tinggi
2. Penyediaan aplikasi, media pengelolaan ruang penyimpanan dengan fitur temu kembali dan pengkategorian yang spesifik
3. Pengaturan akses arsip, menjamin keamanan file digital dari penyalahgunaan oknum. Fitur ini juga memungkinkan koordinasi antar staf maupun antar departemen berlangsung lebih lancar dan praktis.

Tak hanya sistematis, DMS PrimaDoc bertumpu pada standar pengelolaan arsip vital ANRI

Selain kemahiran tim kami dalam mengartikulasikan teknologi untuk memenuhi tata kelola dokumen perusahaan Anda, PrimaDoc juga memahami secara mendalam dunia kearsipan, khususnya arsip vital. Acuan yang tim kami gunakan untuk mengelola arsip seluruhnya berasal dari berbagai peraturan pemerintah dan Peraturan Kepala ANRI tentang manajemen arsip vital. 

Dengan menyadari pentingnya jenis dokumen ini, tim ahli PrimaDoc tentu akan jauh dari kesalahan teknis yang kerap dilakukan oleh tenaga non-profesional seperti mencampurkan ruang penyimpanan digital kearsipan maupun keliru dalam mengkategorikan tiap dokumen.

Sehingga, yang perlu Anda lakukan sebagai klien kami  hanyalah mempercayakan proses transformasi manajemen arsip vital dan arsip perusahaan lainnya kepada PrimaDoc. Dapatkan sistem tata kelola arsip yang tak hanya lebih terstruktur dan sistematis, tetapi juga sesuai dengan standar kearsipan pemerintah melalui ANRI.

Berbagai layanan tambahan penyempurna tata kelola arsip vital yang sistematis

Beralih dari sistem serba manual menjadi serba digital dengan DMS memang bukan tanpa tantangan. Banyak hal perlu dipersiapkan seperti sumber daya manusia maupun menyesuaikan dengan keberagaman kondisi arsip vital perusahaan yang mungkin tak lagi baik. Untuk permasalahan ini, Anda juga dapat menemukan solusinya bersama PrimaDoc.

Untuk mempersiapkan dan memantapkan kemampuan staf Anda, PrimaDoc memiliki program pelatihan. Hal ini akan sangat berguna kedepannya untuk menghindari kesalahan teknis mendasar yang dapat mengganggu pemeliharaan sistem kearsipan.

Sedangkan untuk arsip vital yang mengalami kerusakan, Anda tak perlu khawatir. Sebab, PrimaDoc memiliki berbagai metode untuk menyelamatkan dokumen dengan tingkat kerusakan tertentu. 

Mulai kerja sama Anda dengan PrimaDoc untuk layanan DMS terbaik dan penawaran menarik 

Sudah siap wujudkan tata kelola arsip vital yang lebih sistematis? Mulai penawaran dan diskusikan kebutuhan perusahaan Anda dengan Tim PrimaDoc hari ini juga! Dapatkan solusi nyata untuk permasalahan perusahaan Anda dengan harga terbaik! (Deanita)