Dokumen Hilang Selamanya? Salah siapa?
Dokumen hilang dapat berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan atau juga instansi pemerintahan, sehingga masalah ini harus ditangani dengan tepat. Sayangnya, belum semua memahami solusi untuk mengatasi dokumen hilang, khususnya jika sebuah organisasi masih menggunakan arsip fisik dengan sistem penyimpanan yang kurang baik.
Lalu, sebenarnya siapa yang harus bertanggung jawab atas hilangnya dokumen di perusahaan atau juga instansi pemerintahan? Apa pula solusi yang dapat diterapkan untuk mengurangi risiko dokumen hilang selamanya? Jika pertanyaan tersebut sering Anda tanyakan, maka artikel berikut ini sangat penting untuk dibaca. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Siapa Sebenarnya yang Bertanggung Jawab atas Dokumen Hilang?
Perlu Anda ketahui, pada umumnya yang bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen di perusahaan adalah arsiparis perusahaan. Dalam Pasal 2 Ayat (2) Peraturan Kepala Arsip nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 43 Tahun 2015 menyebutkan bahwa tugas arsiparis meliputi pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, pembinaan kearsipan, dan juga pengolahan serta penyajian arsip menjadi informasi yang dapat digunakan.
Meskipun begitu, seluruh pihak di dalam perusahaan juga bertanggung jawab atas dokumen hilang. Tanpa adanya dukungan dari seluruh pihak, tugas arsiparis untuk menjaga keutuhan dokumen tidak dapat terlaksana dengan maksimal.
Sementara itu, menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khusus untuk dokumen milik negara, maka tanggung jawab atas pengelolaan seluruh dokumen dilimpahkan kepada:
- Penyelenggaraan kearsipan secara nasional, menjadi tanggung jawab ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional.
- Penyelenggaraan kearsipan provinsi, menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi terkait dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan dari setiap provinsi.
- Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota, menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten atau kota, yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan terkait.
- Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi, menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari setiap perguruan tinggi melalui lembaga kearsipan pada tingkat rektorat dan dekanat.
Oleh karena itu, jika terdapat dokumen hilang pada setiap organisasi, baik bisnis maupun pemerintahan, maka tanggung jawab dari hilangnya dokumen tersebut diemban oleh setiap pihak yang berkepentingan dengan dokumen tersebut. Anda tidak dapat sepenuhnya menyalahkan bagian kearsipan, khususnya jika sistem penyimpanan arsip Anda belum berlangsung dengan efisien dan efektif.
Dengan begitu, dibutuhkan solusi praktis untuk mencegah terjadinya hal tersebut, karena setiap dokumen mengandung informasi yang krusial untuk keberlangsungan perusahaan dan instansi pemerintahan.
Backup Dokumen, Solusi untuk Mengatasi Dokumen Hilang
Permasalahan dokumen hilang sebenarnya dapat ditanggulangi dengan sebuah solusi yang sederhana tetapi cukup bermanfaat, yaitu dengan backup dokumen menggunakan berbagai media penyimpanan. Dengan begitu, jika sewaktu-waktu dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi yang Anda kelola hilang, masih ada media lain yang dapat digunakan untuk mengaksesnya.
Salah satu solusi yang dapat Anda manfaatkan adalah aplikasi PrimaDoc, yang menyediakan fitur backup dokumen dalam bentuk dokumen digital yang dapat Anda akses dari mana saja. Aplikasi berbasis website ini juga cukup praktis, karena Anda tidak memerlukan instalasi software khusus pada laptop atau komputer perusahaan, karena PrimaDoc menggunakan server khusus yang dilengkapi sistem enkripsi. Cara ini memungkinkan Anda untuk melakukan penemuan kembali dokumen dalam sekejap dan lebih aman yang dapat dilakukan pada multi-device seperti laptop, smartphone, dan juga tablet PC.
Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan solusi alih media dokumen dengan biaya yang kompetitif. Solusi ini sangat bermanfaat bagi Anda yang memiliki volume arsip fisik yang cukup banyak, karena seluruh dokumen akan diubah dalam format digital yang dapat memudahkan pencarian. Apalagi PrimaDoc juga telah memiliki sertifikat ISO 9001, sehingga kualitas layanannya sudah teruji.
Jadi, tidak perlu takut dokumen hilang, karena fitur backup dokumen dari aplikasi PrimaDoc siap membantu penyimpanan dokumen perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi ini? Hubungi tim marketing kami sekarang juga!
